5. Подготовка и оформление протоколов заседаний Коллегии, протоколов заседаний и совещаний

197. Для фиксации хода рассмотрения вопросов, обсуждения и принятия решений на заседании Коллегии и итогов голосования ведется протокол заседания Коллегии, который оформляется на бланке с соблюдением установленных настоящими Правилами требований.

198. Для фиксации хода рассмотрения вопросов на заседаниях и совещаниях коллегиальных органов (консультативных комитетов (советов), рабочих групп, специальных комиссий), совещаниях в структурных подразделениях Комиссии, итогов таких заседаний и совещаний протоколы ведутся по форме, определяемой указанными органами, структурными подразделениями с учетом общих требований к оформлению документов.

199. Протоколы заседаний Коллегии оформляются с соблюдением требований к бланку и оформлению реквизитов протокола заседания Коллегии согласно приложению N 13.

200. Протокол составляется на основании аудио- и (или) видеозаписей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений, стенограмм и других материалов.

201. В протоколе заседания Коллегии фиксируются решения о принятии к сведению информационных сообщений о ходе разработки проектов документов, планов работы структурных подразделений Комиссии и консультативных органов и их выполнении, об одобрении проектов поручений Совета, о проведенных совещаниях, консультациях, иных мероприятиях организационного характера, о социально-бытовом, медицинском, транспортном и ином обеспечении членов Коллегии и сотрудников Комиссии, по иным административно-организационным вопросам.

В протоколе заседания Коллегии могут быть даны поручения членам Коллегии, руководителям структурных подразделений Комиссии.

202. Протокол заседания Коллегии визируется сотрудниками Департамента протокола и организационного обеспечения, ответственными за его подготовку, директором (заместителем директора) Департамента протокола и организационного обеспечения, директором (заместителем директора) Правового департамента.

203. В случае необходимости департаменты прилагают проект протокольной записи к комплекту документов и материалов, представляемому к заседанию Коллегии, или направляют в Департамент протокола и организационного обеспечения проект протокольной записи по итогам заседания Коллегии в течение 1 рабочего дня, следующего за днем проведения заседания Коллегии.

204. Протокол заседания Коллегии подписывается Председателем Коллегии.

Протокол заседания (совещания) коллегиального органа, структурного подразделения Комиссии подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

205. Протокол заседания Коллегии подлежит регистрации в Департаменте протокола и организационного обеспечения.

Протокол заседания (совещания) коллегиального органа, структурного подразделения Комиссии регистрируется коллегиальным органом, структурным подразделением, ответственным за проведение заседания (совещания).

206. Принятые на заседании Коллегии решения в случае необходимости могут оформляться Департаментом протокола и организационного обеспечения в виде выписок из протокола в течение 2 рабочих дней со дня обращения ответственного департамента.

Копии подписанного протокола в течение 3 календарных дней со дня проведения заседания Коллегии направляются членам Совета, членам Коллегии, в органы государственной власти государств-членов, уполномоченные на взаимодействие с Комиссией, и в Правовой департамент (в том числе с использованием системы информационной поддержки проведения заседаний Коллегии).

207. Копии протоколов заседаний (совещаний) коллегиальных органов, структурных подразделений Комиссии могут рассылаться органам, организациям (с сопроводительным письмом) и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляется и подписывается ответственным исполнителем структурного подразделения Комиссии, подготовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов или в форме соответствующих резолюций, оформляемых членами Коллегии, руководителями структурных подразделений Коллегии.