I. Общие положения

1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Регламентом работы Евразийской экономической комиссии, утвержденным Решением Высшего Евразийского экономического совета от 23 декабря 2014 г. N 98 (далее - Регламент), в целях установления порядка организации работы с документами в Евразийской экономической комиссии (далее - Комиссия) и взаимодействия между департаментами Комиссии, выполнения функций по информационно-техническому обеспечению ее работы.

Настоящие Правила регулируют документооборот в Комиссии и взаимодействие между департаментами Комиссии, за исключением случаев, когда международными договорами и (или) решениями Высшего Евразийского экономического совета (далее - Высший совет), Евразийского межправительственного совета (далее - Межправительственный совет) установлен специальный порядок подготовки документов и взаимодействия между департаментами Комиссии.

2. Выполнение требований настоящих Правил является обязательным для всех сотрудников и должностных лиц Комиссии (далее - сотрудники Комиссии).

3. Сотрудники Комиссии должны быть ознакомлены с настоящими Правилами под роспись в течение 1 месяца после заключения трудового договора (контракта).

4. Положения настоящих Правил распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Организация делопроизводства в Комиссии осуществляется с использованием информационной системы управления документооборотом в Комиссии (далее - система электронного документооборота).

Организация подготовки и проведения заседаний Коллегии Комиссии и Совета Комиссии (далее соответственно - Коллегия, Совет), в том числе предоставление регламентированного доступа к повесткам дня заседаний и материалам по вопросам повестки дня заседаний в электронном виде, осуществляется с использованием системы информационной поддержки проведения заседаний Коллегии и Совета.

5. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства в Комиссии на основе осуществления единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Комиссии (департаментах Комиссии, секретариатах членов Коллегии) осуществляются Департаментом протокола и организационного обеспечения.

Функции, задачи, права и ответственность сотрудников Комиссии, участвующих в документационном обеспечении (включая сотрудников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии), устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

6. Департаментом протокола и организационного обеспечения ежегодно проводятся плановые проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях Комиссии. По итогам проверки составляются справки с рекомендациями по улучшению работы с документами с указанием выявленных недостатков и срока их устранения, по истечении которого в Департамент протокола и организационного обеспечения представляется доклад об устранении недостатков. О результатах проведенной проверки докладывается Председателю Коллегии и члену Коллегии, курирующему соответствующее структурное подразделение Комиссии.

7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящими Правилами порядка подготовки документов и работы с ними, их сохранность в структурных подразделениях Комиссии возлагается на руководителей структурных подразделений Комиссии.

Ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Комиссии и за достоверность представляемых сведений о состоянии исполнения документов возлагается на сотрудников, ответственных за делопроизводство. Персональный список сотрудников, ответственных за делопроизводство в структурном подразделении Комиссии, и сотрудников, замещающих их на период временного отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.), подписывается руководителем структурного подразделения Комиссии и представляется в Департамент протокола и организационного обеспечения и Департамент информационных технологий.

При увольнении сотрудника, ответственного за делопроизводство, и назначении другого сотрудника в список вносятся соответствующие изменения.

8. Сотрудники Комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящих Правил, сохранность находящихся у них документов. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю структурного подразделения Комиссии и сообщается в Департамент протокола и организационного обеспечения.

9. Перед уходом в отпуск или отъездом в командировку сотрудник Комиссии обязан передать через сотрудника, ответственного за делопроизводство, находящиеся у него на исполнении документы другому сотруднику по указанию руководства структурного подразделения Комиссии.

При увольнении или переходе на другую работу сотрудник должен сдать находящиеся у него на исполнении документы сотруднику, определенному руководителем структурного подразделения Комиссии, или сотруднику, ответственному за делопроизводство в этом структурном подразделении Комиссии.

10. При работе с документами ограниченного распространения настоящие Правила применяются с учетом утвержденного Советом порядка работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для служебного пользования).