Заседания Совета

84. В повестку дня заседания Совета включаются вопросы, предложенные членом Совета, а также Председателем Коллегии по решению Коллегии.

В повестку дня заседания Совета не включаются вопросы об исполнении Коллегией поручения Совета (в том числе протокольного), если из поручения Совета не следует, что Коллегия должна представить результаты исполнения поручения на заседании Совета.

85. Предложения о включении вопроса в повестку дня заседания Совета направляются с комплектом завизированных в установленном порядке документов и материалов (в том числе с применением интегрированной информационной системы Союза, за исключением документов ограниченного распространения).

86. Члены Совета направляют предложения о включении вопроса в повестку дня заседания Совета с комплектом завизированных в установленном порядке документов и материалов Председателю Коллегии не позднее чем за 50 календарных дней до даты заседания Совета. Срок направления предложений о включении вопроса в повестку дня заседания Совета отсчитывается от даты регистрации документов в системе электронного документооборота.

87. Предложение члена Совета о включении вопроса в повестку дня заседания Совета рассматривается членом Коллегии в соответствии с установленным Высшим советом распределением обязанностей. По итогам рассмотрения предложения члена Совета член Коллегии инициирует включение предложенного вопроса в повестку дня заседания Коллегии в порядке, предусмотренном пунктом 57 настоящих Правил, и обеспечивает подготовку комплекта документов и материалов по данному вопросу.

88. Департамент протокола и организационного обеспечения ведет учет вопросов, которые по решению Коллегии выносятся на рассмотрение Совета, готовит проект повестки дня заседания Совета, сопроводительные письма членам Совета и представляет Председателю Коллегии для подписания не позднее чем за 46 календарных дней до даты заседания Совета.

89. Департамент протокола и организационного обеспечения обеспечивает направление членам Совета проекта повестки дня заседания Совета с комплектом завизированных в установленном порядке документов и материалов по вопросам, включенным в повестку дня заседания, не позднее чем за 45 календарных дней до даты проведения заседания Совета (в том числе с применением интегрированной информационной системы Союза, за исключением документов ограниченного распространения).

90. Комплект документов и материалов по каждому из вопросов повестки дня заседания Совета формируется в соответствии с пунктом 22 Регламента.

91. В случае если на заседании Совета планируется рассмотрение вопроса о внесении для рассмотрения Межправительственным советом, Высшим советом проектов решений (распоряжений), в составе комплекта документов и материалов представляются проекты указанных решений (распоряжений), составленные и оформленные с соблюдением требований, установленных настоящими Правилами для подготовки и оформления таких решений (распоряжений).

92. Для вопросов, по которым необходимость принятия Советом решений (распоряжений, рекомендаций) обусловлена исключительными обстоятельствами, требующими оперативного реагирования в соответствии с пунктом 23 Регламента, комплект документов и материалов может представляться не в полном объеме, но достаточном для их предметного рассмотрения.

93. Согласование проектов решений (распоряжений, рекомендаций) Совета в Коллегии осуществляется в порядке, определенном пунктами 63 - 70 настоящих Правил.

94. Подготовленными к заседанию Совета считаются документы, оформленные в установленном порядке, завизированные исполнителем, директором (заместителем директора) ответственного департамента, директорами (заместителями директоров) согласующих департаментов Комиссии, членом Коллегии, курирующим ответственный департамент.

Проекты решений (распоряжений, рекомендаций) Совета, решений (распоряжений) Межправительственного совета, решений (распоряжений) Высшего совета и приложения к ним должны быть одобрены на заседании Коллегии, Совета и заверены печатью "Для документов". В случае внесения изменений в указанные проекты они подлежат визированию (согласованию) в установленном порядке.

95. На завершающей стадии подготовки документов к заседанию Совета они визируются директором (заместителем директора) Департамента протокола и организационного обеспечения.

96. В случае если вопрос, предлагаемый к включению в проект повестки дня заседания Совета, затрагивает компетенцию нескольких департаментов Комиссии, согласование комплекта документов и материалов по такому вопросу осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 56 настоящих Правил.

97. Проекты решений (распоряжений, рекомендаций) Коллегии, проекты решений (распоряжений, рекомендаций) Совета, проекты решений (распоряжений) Межправительственного совета, проекты решений (распоряжений) Высшего совета, приложения к ним, одобренные Коллегией, Советом, заверенные печатью "Для документов" и находящиеся на хранении в Департаменте протокола и организационного обеспечения, могут использоваться для подготовки комплекта документов и материалов к очередному заседанию Совета, Межправительственного совета или Высшего совета при условии, что после принятия Коллегией, Советом соответствующего решения в указанные документы не были внесены изменения.

Для этого по запросу структурного подразделения Комиссии, ответственного за соответствующий вопрос повестки дня очередного заседания Совета, Департамент протокола и организационного обеспечения предоставляет оригиналы необходимых документов. При этом в архиве Департамента протокола и организационного обеспечения остаются копии документов с отметкой о передаче оригиналов заинтересованному лицу (фамилия, имя и отчество сотрудника Комиссии, которому переданы оригиналы, наименование должности, дата передачи документов, расписка сотрудника Комиссии в получении документов).

98. Председатель Совета утверждает повестку дня заседания Совета.

99. Департамент протокола и организационного обеспечения не позднее чем за 17 календарных дней до даты заседания Совета готовит и представляет Председателю Коллегии для подписания адресованные членам Совета сопроводительные письма к утвержденной Председателем Совета повестке дня заседания Совета с комплектом документов и материалов по вопросам, включенным в повестку дня заседания Совета.

100. Департамент протокола и организационного обеспечения не позднее чем за 15 календарных дней до даты проведения заседания Совета направляет членам Совета утвержденную Председателем Совета повестку дня заседания Совета с комплектом документов и материалов по вопросам, включенным в повестку дня заседания Совета, а также электронные версии указанных документов (за исключением документов ограниченного распространения) на адрес электронной почты органов государственной власти государств-членов, уполномоченных на взаимодействие с Комиссией (в том числе с использованием интегрированной информационной системы Союза).

101. Департамент протокола и организационного обеспечения в день проведения заседания Совета оформляет решение (распоряжение, рекомендацию, поручение) Совета на бланке установленной формы с соблюдением установленных настоящими Правилами требований и представляет его для подписания членам Совета.

В случае если в ходе заседания Совета в проект решения (распоряжения, рекомендации, поручения) внесены изменения, то исправленное решение (распоряжение, рекомендация, поручение) оперативно визируются в установленном порядке сотрудниками ответственного департамента, парафируются присутствующими на заседании Совета представителями членов Совета, и передаются для оформления в Департамент протокола и организационного обеспечения.

Решение (распоряжение, рекомендация, поручение) Совета оформляется в 1 экземпляре, за исключением решений (распоряжений, рекомендаций, поручений), принимаемых в режиме видеоконференции.

При проведении заседания Совета в режиме видеоконференции решение (распоряжение, рекомендация, поручение) Совета оформляется в количестве экземпляров, соответствующих количеству членов Совета. При этом каждый член Совета подписывает свой экземпляр решения (распоряжения, рекомендации, поручения). Датой принятия решения (распоряжения, рекомендации, поручения) Совета, принятого в режиме видеоконференции, считается дата проведения видеоконференции, а местом принятия - место нахождения Председателя Совета.

102. Приложения к решениям (распоряжениям, рекомендациям) Совета заверяются подписями Председателя Совета и Председателя Коллегии.

103. Подписанные решения (распоряжения, рекомендации, поручения) Совета и визовые экземпляры указанных проектов решений (распоряжений, рекомендаций, поручений) хранятся в Департаменте протокола и организационного обеспечения.

104. Департамент протокола и организационного обеспечения в течение 3 календарных дней со дня подписания решения (распоряжения, рекомендации, поручения) Совета на заседании Совета направляет заверенные копии решения (распоряжения, рекомендации, поручения) членам Совета, в органы государственной власти государств-членов, уполномоченные на взаимодействие с Комиссией, и в министерства иностранных дел государств-членов (копии заверяются печатью Комиссии "Для документов", оттиск которой проставляется: на копиях решений (распоряжений, рекомендаций, поручений) - в месте, отведенном для подписей членов Совета, на копиях приложений - на лицевой стороне последней страницы каждого приложения).

105. Департамент протокола и организационного обеспечения не позднее 3 календарных дней со дня принятия решения Совета обеспечивает его размещение на официальном сайте Союза (если данное решение не содержит информации ограниченного распространения). Принятые Советом распоряжение или рекомендация размещаются на официальном сайте Союза не позднее 3 календарных дней со дня их принятия, если положениями распоряжения или рекомендации предусмотрено их опубликование.

Дата размещения решения (распоряжения, рекомендации) Совета на официальном сайте Союза является датой официального опубликования решения (распоряжения, рекомендации).

Размещение решения (распоряжения, рекомендации) Совета на официальном сайте Союза осуществляется с соблюдением требований, установленных пунктом 151 настоящих Правил.

106. Заседания Совета стенографируются. При проведении заседаний Совета в режиме видеоконференции ведется видеозапись.

Подготовка стенограмм заседаний (рабочих записей) осуществляется Департаментом протокола и организационного обеспечения.

Стенограммы заседаний (рабочие записи) заверяются подписью директора (заместителя директора) Департамента протокола и организационного обеспечения.

Департамент протокола и организационного обеспечения осуществляет рассылку стенограмм заседаний (рабочих записей) членам Совета и членам Коллегии в срок и в порядке, установленные пунктом 28 Регламента.

107. Стенограммы заседаний Совета (рабочие записи) хранятся в Департаменте протокола и организационного обеспечения.

Видеозаписи заседаний Совета хранятся в Департаменте информационных технологий.