1. Составление номенклатуры дел

227. Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Комиссии, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

228. В Комиссии составляются номенклатуры дел структурных подразделений Комиссии по форме согласно приложению N 15 (далее - номенклатура дела).

Структурные подразделения Комиссии обязаны ежегодно, не позднее 15 ноября, разрабатывать номенклатуру дел на следующий год с учетом произошедших изменений в структуре и функциях структурного подразделения Комиссии и представлять ее в Департамент протокола и организационного обеспечения.

Вновь созданное структурное подразделение Комиссии обязано разработать номенклатуру дел и представить ее в Департамент протокола и организационного обеспечения в течение 30 календарных дней со дня создания.

229. Номенклатура дел составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении, визируется начальниками отделов, подписывается составителем и утверждается руководителем структурного подразделения Комиссии.

Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел и представление ее на согласование в Департамент протокола и организационного обеспечения возлагается на руководителей структурных подразделений Комиссии.

230. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения Комиссии и входящего в его состав отдела, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-07-03, где 01 - обозначение структурного подразделения, 07 - отдела, 03 - порядкового номера заголовка дела.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (отделов), для переходящих дел индексы сохраняются. Например: 07-01-03; 14-01-03; 31-01-03 - приказы Евразийской экономической комиссии по основной деятельности, копии.

В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен в обобщенной форме четко отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-правовую и организационно-распорядительную документацию. Далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные документы", "справочные материалы", "общая переписка", "оперативная переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т.д.);

название структурного подразделения Комиссии (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата или период времени, к которым относятся документы дела;

слово "копии", если дело содержит копии документов (подлинность документов не оговаривается).

При составлении заголовков дел используются формулировки статей Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - перечень типовых документов).

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например:

Документы об участии сотрудников Департамента в конгрессах, конференциях и иных мероприятиях по развитию ... (программы, отчеты, переписка)

В заголовках дел, содержащих переписку, указываются корреспонденты и содержание вопроса, по которому ведется переписка.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с некоммерческими организациями (союзами, ассоциациями), представляющими интересы бизнес-сообщества государств - членов Евразийского экономического союза...

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются. Например:

Переписка по участию Департамента ... в программных мероприятиях по развитию экономической интеграции в рамках Евразийского экономического союза

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка с правительством Москвы о предоставлении жилья сотрудникам Евразийской экономической комиссии

В случае если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а приводится общее видовое название.

В случае если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Годовой отчет об исполнении бюджета

В случае если дело будет состоять из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения, дела и справочные материалы с пометкой "Для служебного пользования", картотеки и журналы.

В номенклатуру дел структурного подразделения Комиссии не включаются периодические издания.

В случае если в течение года организуются новые документированные участки работы или возникают новые дела, они дополнительно включаются в номенклатуру дел.

В графе 3 указывается количество дел или томов (частей). Данная графа заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню типовых документов.

В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: "переходящее с 2015 года"), о выделении дел к уничтожению, о сотрудниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в соответствующее структурное подразделение для продолжения делопроизводства и др.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Сотрудник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Комиссии, сообщает эти данные в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения до 1 февраля следующего календарного года.

231. Номенклатура дел в 2 экземплярах представляется на согласование в Департамент протокола и организационного обеспечения.

Один экземпляр согласованной номенклатуры дел хранится в Департаменте протокола и организационного обеспечения, второй - возвращается в структурное подразделение Комиссии и хранится у сотрудника, ответственного за делопроизводство, который направляет выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел в отделы структурного подразделения для работы.

232. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.