3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

245. Подготовка документов к передаче на хранение в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения включает в себя работу сотрудников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

246. Экспертиза ценности документов в Комиссии на стадии делопроизводства проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Комиссии создаются постоянно действующая центральная экспертная комиссия и экспертные комиссии структурных подразделений Комиссии. Состав постоянно действующей центральной экспертной комиссии и положение о ней утверждаются приказом Председателя Коллегии. Состав экспертной комиссии структурного подразделения Комиссии и положение о ней утверждаются руководителем структурного подразделения после согласования с Департаментом протокола и организационного обеспечения.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Комиссии сотрудниками, ответственными за делопроизводство, под непосредственным методическим руководством отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

247. При проведении экспертизы ценности документов проводятся:

а) отбор дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения;

б) отбор дел временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе со сроком хранения "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Комиссии;

в) отбор дел временного хранения за предыдущие годы, сроки которых истекли, для выделения к уничтожению.

248. Отбор документов для постоянного хранения осуществляется на основании перечня типовых документов и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные документы, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме согласно приложению N 16, а также акты о выделении к уничтожению документов по форме согласно приложению N 17.

249. Опись дела является информационно-поисковым архивным справочником, представляющим собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения) и предназначенным для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета.

250. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В каждом структурном подразделении Комиссии описи дел постоянного хранения составляются ежегодно по установленной форме под непосредственным методическим руководством отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

Дела передаются в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения по описям.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для формирования сводной описи дел Комиссии, которую готовит отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

251. Описательная статья описи дел структурного подразделения Комиссии имеет следующие элементы:

а) порядковый номер дела (тома, части) по описи;

б) индекс дела (тома, части);

в) заголовок дела (тома, части);

г) дата дела (тома, части);

д) количество листов в деле (томе, части);

е) срок хранения дел (тома, части);

ж) примечание.

252. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

а) заголовок каждого дела вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то заголовок каждого тома (части) вносится в опись под самостоятельным номером);

б) в описи применяется валовый порядок нумерации дел;

в) графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

г) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок каждого дела;

д) при внесении в опись последнего тома многотомного дела после номера тома добавляется слово "Последний";

е) графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям Комиссии со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

253. В случае если при составлении описи обнаружено отсутствие дел, числящихся по номенклатуре дел, принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения Комиссии и передается вместе с описью дел в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

254. В конце описи вслед за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

255. Опись дел структурного подразделения Комиссии подписывается составителем (с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления), согласовывается с начальником отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения и утверждается руководителем структурного подразделения Комиссии.

256. Опись дел структурного подразделения Комиссии составляется в 2 экземплярах, оба экземпляра описи вместе с делами, включенными в опись, передаются в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения. Один экземпляр описи с отметками о приеме дел возвращается для хранения в структурном подразделении Комиссии.

257. По завершении года сотрудники структурных подразделений Комиссии при методической помощи и под контролем отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения проводят работу по технической обработке и оформлению дел.

Требования отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения, касающиеся порядка технической обработки и оформления дел, являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками структурных подразделений Комиссии.

258. Руководители структурных подразделений Комиссии обязаны организовать работу по подготовке, оформлению и описанию дел для последующего архивного хранения в Комиссии.

Сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии, обеспечивают проведение всех видов работ, связанных с подготовкой к передаче в установленном порядке дел на архивное хранение.

259. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле;

составление в случае необходимости внутренней описи документов дела по форме согласно приложению N 18;

составление листа-заверителя дела по форме согласно приложению N 19;

подшивку или переплет дела;

пересистематизацию документов;

оформление реквизитов обложки дела по форме согласно приложению N 20;

внесение уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать и заверительные надписи не составлять.

260. Документы, составляющие дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подшиваются на 4 прокола прочными нитками в твердые обложки или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Листы документов дела не должны выступать за края обложки.

Личные дела подшиваются на 3 или 4 прокола в твердые обложки.

При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (скобки, булавки, скрепки) из документов удаляются.

261. В начале дела подшивается внутренняя опись документов дела, которую необходимо составлять для дел, сгруппированных по видам документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание (приказы по оперативным вопросам, протоколы, уставы, положения и др.). Внутренняя опись составляется также на документы, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается верхним краем к внутренней стороне обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

262. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом, не задевая текста документов. Применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются в левом верхнем углу оборотной стороны.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за 1 край, нумеруется как 1 лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала конверт, затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается применение литерной нумерации листов. Например: "1", "1а", "1б".

263. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество листов в данном деле и особенности отдельных документов, например: "чертежи", "фотографии", "рисунки".

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

В случае если обнаружено большое количество ошибок в нумерации листов дела, проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа. Кроме того, составляется новая заверительная надпись и подшивается в конце дела, старая надпись зачеркивается и сохраняется в деле.

Количество листов внутренней описи проставляется в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак "плюс" (+).

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение дела, присоединение новых документов и т.д.) также отмечаются в заверительной надписи.

264. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Комиссии приводится полностью (в именительном падеже) с указанием в скобках официально принятого сокращенного наименования;

наименование структурного подразделения Комиссии записывается в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела проставляется согласно номенклатуре дел;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел;

дата дела включает год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. При этом для оформления дат используется словесно-цифровой способ.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о назначении на должность и об увольнении лица, на которое заведено дело.

Количество листов указывается согласно заверительной надписи в деле.

Реквизит "срок хранения дела" указывается в соответствии с номенклатурой дел.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) проставляется на обложке дела отделом делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

Обложка дела заполняется черными чернилами или тушью.

При несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов по окончании года в заголовки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся изменения.