2. Формирование дел в текущем делопроизводстве и их оперативное хранение

233. Для организации хранения дел в текущем делопроизводстве в структурных подразделениях Комиссии исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.

234. Формирование дел в структурных подразделениях Комиссии осуществляют сотрудники, ответственные за делопроизводство.

Исполненные документы в течение 10 рабочих дней сдаются исполнителями сотрудникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии, для формирования документов в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется руководителем структурного подразделения Комиссии или исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

235. Контроль за правильностью формирования дел осуществляется отделом делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения, который проводит проверки правильности формирования дел.

Требования отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения, касающиеся порядка формирования дел, являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками структурных подразделений Комиссии.

236. При формировании дела необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел согласно номенклатуре дел;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

По объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроком хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При большем количестве листов дело должно быть разделено на тома. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Подлинники документов отделяются от копий, годовые отчеты - от квартальных, утвержденные правила, положения, инструкции, другие документы - от их проектов и переписки по утверждению и т.д.

В дело включается по 1 экземпляру каждого документа. Все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, подшиваются вместе.

237. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

В делах постоянного хранения наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии.

В самостоятельные дела формируются:

приказы по оперативным вопросам;

приказы по кадровым вопросам.

приказы по командированию сотрудников Комиссии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы подшиваются отдельно от проектов и должны храниться в делах того года, на (за) который они составлены.

238. В Департаменте управления делами на каждого сотрудника Комиссии заводится личное дело.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

239. В Департаменте финансов карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов сотрудников Комиссии группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются в деле в порядке русского алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

240. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документ, зарегистрированный в конце года и исполненный в новом году, подшивается вместе с ответом в дело предыдущего года.

241. С момента заведения и до передачи на хранение в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений Комиссии и сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии, обязаны контролировать правильное использование документов и дел, а также обеспечивать их сохранность.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешке обложки дела указываются в соответствии с номенклатурой дел индекс, заголовок, дата, срок хранения, номер статьи по перечню типовых документов.

Завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования (в структурных подразделениях Комиссии) в течение 3 лет, а затем сдаются в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

242. Выдача дел (документов) другим структурным подразделениям Комиссии допускается с разрешения руководителя структурного подразделения Комиссии, в котором хранятся дела (документы), под расписку. Дела (документы) выдаются сотрудникам структурных подразделений Комиссии на срок не более 1 месяца. По истечении указанного срока дело (документ) должно быть возвращено в место его хранения.

243. Выносить служебные дела из здания Комиссии категорически запрещается.

Сторонним организациям дела и документы, в том числе в электронном виде, выдаются с разрешения руководителя структурного подразделения Комиссии, в котором хранятся дела (документы), по актам на основании письменных запросов.

Изъятие документов постоянного хранения из дел допускается в исключительных случаях и производится на основании решения руководства Комиссии с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причине выдачи подлинника.

244. Лица, виновные в утрате, порче или самовольном уничтожении служебных документов, несут ответственность в установленном порядке.