3. Организация приема, обработки и распределения входящих документов

16. Прием, первоначальная обработка, учет, регистрация и распределение поступающей в Комиссию корреспонденции производятся в централизованном порядке Департаментом протокола и организационного обеспечения.

17. Конверты с документами (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей) с пометкой "лично", вскрываются.

Корреспонденция, помещенная в конверт (бандероль) с пометкой "лично", передается в соответствующее структурное подразделение Комиссии для вскрытия адресатом или уполномоченным лицом.

При вскрытии конвертов (бандеролей) проверяются реквизиты документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера, проставленные на документах, с номерами, указанными на конвертах (бандеролях).

При обнаружении повреждений, отсутствия документов или приложений к ним, отсутствия исходящего номера и даты, неверно указанных фамилии, имени, отчества, не позволяющих установить адресата, составляется акт в 2 экземплярах: один экземпляр акта остается в Департаменте протокола и организационного обеспечения, другой экземпляр акта (вместе с документом) возвращается корреспонденту.

Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и (или) получения документов.

18. Регистрации в системе электронного документооборота подлежат документы, поступившие в Комиссию посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской и электрической связи, в том числе по каналам факсимильной связи, за исключением документов по перечню согласно приложению N 1, не требующих исполнения.

19. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки в системе электронного документооборота, которой автоматически присваивается регистрационный номер и в которой регистрируются реквизиты в составе согласно приложению N 2.

К электронной регистрационной карточке прикрепляется файл с отсканированным документом.

Сканированию не подлежат приложения в виде брошюр, книг, газет, журналов, карт, текстовых и иных материалов формата, превышающего формат A4, а также документы, содержащие персональные данные.

20. Оттиск регистрационного штампа проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа и включает в себя регистрационный номер, который автоматически присваивается в системе электронного документооборота, дату, количество листов основного документа и приложения.

В левом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа наносится штрих-код, соответствующий регистрационному номеру.

21. Корреспонденция, адресованная членам Коллегии и руководителям структурных подразделений Комиссии, после регистрации направляется в соответствующие секретариаты.

22. После утверждения поручения (оформления резолюции) по исполнению документа подлинный экземпляр документа направляется ответственному исполнителю.

Другим исполнителям направляются электронные копии документа. Изменение резолюции для направления документа другому исполнителю возможно в срок до 3 рабочих дней (за исключением случаев изменения резолюции в связи с временным отсутствием исполнителя (болезнь, отпуск и т.п.)).

23. Передача документов из структурного подразделения Комиссии, курируемого одним членом Коллегии, в структурное подразделение Комиссии, курируемое другим членом Коллегии, оформляется служебной запиской, подписываемой руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения Комиссии, и осуществляется через Департамент протокола и организационного обеспечения. При этом каждый документ оформляется отдельной служебной запиской.

Входящие документы, поступившие в департаменты Комиссии посредством электрической связи, в том числе по каналам факсимильной связи, либо доставленные нарочным, подлежат незамедлительной передаче в Департамент протокола и организационного обеспечения для регистрации в установленном порядке.

24. Документы передаются по назначению в день поступления, срочные - незамедлительно.

25. Корреспонденция, не подлежащая регистрации, адресованная Председателю Коллегии, членам Коллегии или структурным подразделениям Комиссии, передается в соответствующие структурные подразделения Комиссии.

26. Документы на электронных носителях (CD-диски, флеш-карты) должны иметь сопроводительное письмо на бумажном носителе.