5. Передача дел на хранение

269. В отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

270. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат передаче в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения. Они хранятся в структурных подразделениях Комиссии и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

271. Дела передаются в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения полностью оформленными в соответствии с настоящими Правилами.

272. Передача дел в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения осуществляется по графику, составленному отделом делопроизводства и контроля и утвержденному директором Департамента протокола и организационного обеспечения.

В период подготовки структурным подразделением Комиссии дел к передаче в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения сотрудником отдела делопроизводства и контроля предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел устраняются сотрудниками структурного подразделения Комиссии.

Дела в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения доставляются сотрудниками структурных подразделений Комиссии по установленным правилам.

273. Прием каждого дела производится сотрудником отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения в присутствии сотрудника структурного подразделения Комиссии. При этом на обоих экземплярах описи напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, проставляются подписи сотрудника и начальника отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения, принявших дела, и подпись сотрудника, передавшего дела (с указанием расшифровки подписи и должности).

Вместе с делами в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.

В случае если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении Комиссии для текущей работы, отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения по акту оформляет выдачу дел во временное пользование не более чем на 6 месяцев.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Комиссии сотрудник, ответственный за делопроизводство в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в структурное подразделение Комиссии - правопреемник или в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения независимо от сроков хранения.