III. Требования к процедурам делопроизводства и документооборота при информационном взаимодействии

III. Требования к процедурам делопроизводства

и документооборота при информационном взаимодействии

9. В процессе подписания/утверждения ЭД ответственным должностным лицом должно осуществляться формирование ЭП к данному ЭД. При подписании/утверждении ЭД должны соблюдаться следующие условия:

а) направляемый на подписание/утверждение файл ЭД должен иметь формат, установленный настоящими требованиями. В случае, если при формировании документа его файл имеет формат, отличный от установленного настоящими требованиями, он должен быть перед направлением на подписание/утверждение преобразован в формат, установленный настоящими требованиями;

б) при подписании/утверждении ЭД несколькими должностными лицами каждое должностное лицо подписывает документ своей ЭП, которая должна формироваться в соответствии с настоящими требованиями.

10. В процессе регистрации документа должны формироваться:

- регистрационный номер и дата регистрации документа,

- элементы визуализации регистрационных данных и отметки об ЭП <1>,

--------------------------------

<1> Здесь и далее: отметка об ЭП предназначена только для отображения сведений о том, что документ был подписан ЭП должностного лица, информация о сертификате которого приводится в указанной отметке. Отметка об ЭП является подтверждением того, что данная ЭП была верна на момент включения документа в СЭД. Отметка об ЭП не является аналогом ЭП и доказательством верности данной ЭП на момент обращения пользователя к документу.

- данные о местоположении элементов визуализации регистрационных данных и отметки об ЭП (координаты).

Элементы визуализации и данные об их местоположении могут быть сформированы на этапе отправки в процессе подготовки транспортного контейнера. Ответственность за корректность и соответствие данных в элементах визуализации соответствующим данным файла описания транспортного контейнера и сертификата(ов) ЭП возлагается на организацию-отправителя ЭД.

При регистрации документа в электронном виде должны соблюдаться следующие условия:

а) регистрации подлежат ЭД, оформленные в соответствии с инструкцией (установленными требованиями) по делопроизводству в государственных органах, государственных организациях, государственных внебюджетных фондах и подписанные ЭП ответственных должностных лиц в соответствии с настоящими требованиями;

б) регистрационный номер документа формируется в соответствии с инструкцией (установленными требованиями) по делопроизводству в государственных органах, государственных организациях, государственных внебюджетных фондах;

в) графические элементы визуализации регистрационных данных и отметки об ЭП, а также данные об их положении формируются в соответствии с настоящими требованиями.

11. В процессе отправки должны быть сформированы:

- графические элементы визуализации регистрационных данных и отметки об ЭП, а также данные об их местоположении (в случае, если они не были сформированы в процессе регистрации документа);

- транспортный контейнер для передачи документа в электронном виде в соответствии с настоящими требованиями, проверена его комплектность и действительность ЭП, входящих в его состав.

При отправке ЭД должны соблюдаться следующие условия:

а) проверка действительности ЭП, входящих в состав транспортного контейнера, должна осуществляться в соответствии с законодательством Российской Федерации;

б) совокупность компонентов транспортного контейнера, включая:

- файл описания транспортного контейнера,

- файл документа,

- файл(ы) ЭП документа,

- файлы графических элементов регистрации и отметки об ЭП,

- файл(ы) приложений, файл(ы) ЭП приложений (при наличии)

может подписываться ЭП организации отправителя в соответствии с настоящими требованиями. Сформированная ЭП должна быть включена в состав транспортного контейнера. При создании или проверке электронной подписи данных, состоящих из отдельных частей (файлов), такие данные представляются в виде одного файла, объединяющего содержимое отдельных частей (файлов) данных. Данный файл должен формироваться непосредственно перед созданием или проверкой электронной подписи в соответствии с порядком, описанном в приложении 1 к настоящим Требованиям. Непосредственно после создания или проверки электронной подписи данный файл должен уничтожаться.

в) не допускается отправка транспортного контейнера с документом при недействительности одной или нескольких ЭП, входящих в его состав;

г) компоненты отправленного транспортного контейнера должны храниться отправителем наряду с другими данными ЭД. Срок хранения данной информации должен быть не менее установленного срока хранения соответствующего ЭД.

12. С документом в электронном виде, при необходимости, в составе транспортного контейнера может направляться дополнительная информация в различных форматах.

13. При получении транспортного контейнера, содержащего ЭД, должны быть проверены его комплектность, действительность ЭП, входящих в его состав, соответствие формата файла описания транспортного контейнера приложению 1 к настоящим Требованиям, а также сформированы (при наличии такой практики) графические элементы визуализации регистрационных данных и отметки об ЭП. При получении транспортного контейнера документа в электронном виде должны соблюдаться следующие условия:

а) графические элементы визуализации регистрационных данных и отметки об ЭП используются при визуализации документа в электронном виде в соответствии с настоящими требованиями и данными об их положении в файле описания транспортного контейнера. При этом могут быть использованы графические элементы визуализации, полученные в составе транспортного контейнера от отправителя или (при наличии такой практики в организации) заново сформированы получателем исходя из информации, имеющейся в файле описания ТК и сертификатах ЭП. В случае формирования графических элементов визуализации на стороне получателя ответственность за соответствие данных в элементах визуализации соответствующим данным файла описания транспортного контейнера и сертификата(ов) ЭП возлагается на организацию-получателя ЭД;

б) несоответствие полученного документа в электронном виде настоящим требованиям, в том числе:

- нарушение комплектности транспортного контейнера (несоответствие количества, имен файлов транспортного контейнера именам файлов, указанным в файле описания транспортного контейнера),

- недействительность ЭП, входящих в его состав,

- несоответствие данных должностного лица (Фамилия Имя Отчество (при наличии) - подписанта документа, указанных в файле описания транспортного контейнера, данным в сертификате ЭП документа,

- несоответствие наименования организации - отправителя транспортного контейнера, указанного в файле описания транспортного контейнера, данным в сертификате ЭП совокупности компонентов транспортного контейнера,

- несоответствие формата файла документа формату, указанному в пункте 16 настоящих требований,

является основанием для отказа в его регистрации, при этом должно формироваться уведомление об отказе в регистрации с указанием причины отказа в регистрации "Несоответствие содержимого транспортного контейнера утвержденным требованиям" и детализацией причины отказа в комментарии к уведомлению;

в) компоненты полученного транспортного контейнера должны храниться получателем наряду с другими данными ЭД. Срок хранения данной информации должен быть не менее установленного срока хранения соответствующего ЭД.

14. Контроль получения и хода исполнения ЭД на стороне отправителя обеспечивается путем формирования и направления получателем в виде ЭСД МЭДО типа "Уведомление" следующих уведомлений:

а) Уведомление о регистрации. Предназначено для передачи информации о регистрации документа и содержит следующие данные:

- дата/время формирования уведомления;

- краткая информация о поступившем документе, к которому относится уведомление;

- регистрационный номер документа в СЭД получателя;

- дата регистрации документа в СЭД получателя.

б) Уведомление об отказе в регистрации. Предназначено для передачи информации об отказе в регистрации документа в СЭД получателя и содержит следующие данные:

- дата/время формирования уведомления;

- краткая информация о документе, которому отказано в регистрации;

- причина отказа в регистрации, опционально - комментарий к причине отказа в регистрации.

в) Уведомление о принятии к исполнению. Предназначено для передачи информации о назначении ответственного исполнителя документа и содержит следующие данные:

- дата/время формирования уведомления;

- краткая информация о поступившем документе, к которому относится уведомление;

- информация о пункте документа, принятом к исполнению (опционально);

- информация об авторе резолюции (руководителе или соответствующем заместителе руководителя участника межведомственного электронного документооборота);

- информация о руководителе подразделения-исполнителя;

- информация об ответственном исполнителе.

г) Уведомление о подготовке доклада. Предназначено для информирования о передаче ответа на документ на подпись руководителя или соответствующего заместителя руководителя участника взаимодействия и содержит следующие данные:

- дата/время формирования уведомления;

- краткая информация о поступившем документе, к которому относится уведомление;

- информация о пункте документа, во исполнение которого подготовлен доклад (опционально);

- информация о должностном лице, которому документ передан на подпись.

д) Уведомление о направлении доклада. Предназначено для передачи информации о наличии в СЭД участника взаимодействия исходящего документа (ответа) на поступивший ранее по системе МЭДО документ и содержит следующие данные:

- дата/время формирования уведомления;

- краткая информация о поступившем документе, к которому относится уведомление;

- информация о пункте документа, во исполнение которого подготовлен доклад (ответ) (опционально);

- информация об исходящем документе (ответе).

е) Уведомление об изменении в ходе исполнения. Предназначено для информирования организации-отправителя об изменении ответственного исполнителя документа и содержит следующие данные:

- дата/время формирования уведомления;

- краткая информация о поступившем документе, к которому относится уведомление;

- информация о пункте документа, по которому меняется ход исполнения (ответственный исполнитель);

- информация об изменении в ходе исполнения (информация об изменении ответственного исполнителя);

- информация о документе - основании изменения хода исполнения (ответственного исполнителя).

ж) Уведомление об опубликовании. Предназначено для информирования организации-отправителя о факте опубликования документа и содержит следующие данные:

- дата/время формирования уведомления;

- краткая информация о поступившем документе, к которому относится уведомление;

- номер, под которым документ был опубликован;

- дата и время опубликования документа;

- источник опубликования (печатный орган).

Формат и правила формирования указанных уведомлений приведены в приложении 3 к настоящим Требованиям.