VI. Сроки обработки и хранения персональных данных

34. В соответствии с законодательством Российской Федерации определяются и устанавливаются следующие сроки обработки и хранения персональных данных субъектов персональных данных:

1) персональные данные, содержащиеся в приказах по личному составу (о приеме, о переводе, об увольнении, о надбавках), подлежат хранению в кадровой службе в течение двух лет с последующим формированием и передачей указанных документов в архив Агентства для хранения в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

2) персональные данные, содержащиеся в личных делах и личных карточках федеральных государственных гражданских служащих Агентства, хранятся в кадровой службе в течение десяти лет с последующим формированием и передачей указанных документов в архив Агентства для хранения в установленном законодательством Российской Федерацией порядке;

3) персональные данные, содержащиеся в приказах о поощрениях, материальной помощи федеральных государственных гражданских служащих Агентства, подлежат хранению в течение двух лет в кадровой службе с последующим формированием и передачей указанных документов в архив Агентства для хранения в установленном законодательством Российской Федерацией порядке;

4) персональные данные, содержащиеся в приказах о предоставлении отпусков, о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках, о дисциплинарных взысканиях федеральных государственных гражданских служащих Агентства, подлежат хранению в кадровой службе в течение пяти лет с последующим уничтожением;

5) персональные данные, содержащиеся в документах граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в Агентстве, не допущенных к участию в конкурсе на замещение вакантных должностей гражданской службы в Агентстве (далее - конкурс), и кандидатов, участвовавших в конкурсе, хранятся в кадровой службе в течение 3 лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.

35. Сроки обработки и хранения персональных данных, предоставляемых в связи с исполнением государственных функций, определяются нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок их сбора и обработки.

36. Персональные данные граждан, обратившихся в Агентство лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, хранятся в течение пяти лет.

37. Персональные данные, предоставляемые на бумажном носителе в установленных законодательством случаях, хранятся у гражданских служащих Агентства, включенных в перечень должностей федеральной государственной гражданской службы Федерального агентства по делам национальностей, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным (Приложение N 3 к настоящему приказу) (далее - гражданский служащий, уполномоченный на обработку персональных данных).

38. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

39. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных настоящими Правилами.

40. Срок хранения персональных данных, внесенных в автоматизированные информационные системы, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.