6.4. Экспертиза ценности документов

6.4.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

6.4.2. Экспертиза ценности документов в Судебном департаменте проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

6.4.3. Экспертизу ценности документов в Судебном департаменте организует и проводит постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются Положением о постоянно действующей центральной экспертной комиссии Судебного департамента.

6.4.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Судебного департамента работниками, ответственными за ведение делопроизводства, с привлечением соответствующих специалистов и под непосредственным методическим руководством Управления делами.

6.4.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляются:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в центральный архив Судебного департамента;

отбор дел с временными сроками (до 10 лет) хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов постоянного и временного хранения, а также выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения проводится на основании Перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел Судебного департамента путем полистного просмотра дел.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК, а в необходимых случаях - Федеральная архивная служба России, экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации.

6.4.6. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры, черновики, не оформленные копии и документы с временными сроками хранения.

При обнаружении в делах с временными сроками хранения документов постоянного хранения последние из дел изымаются и присоединяются к однородным делам или формируются в новое дело.

Если в дело подшиты документы (временного срока хранения) с различными сроками хранения, то срок хранения такого дела устанавливается по документам, имеющим наибольший срок хранения.

6.4.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 30), а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (приложение N 31).

6.5. Составление описи дел

6.5.1. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Учет их ведется по номенклатуре дел.

6.5.2. Описи на дела постоянного хранения составляются в каждом структурном подразделении ежегодно под непосредственным методическим руководством Управления делами. По этим описям документы сдаются в центральный архив Судебного департамента не позднее чем через три года после завершения дел в производстве.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи (приложение N 32), которую готовит центральный архив Судебного департамента и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

6.5.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются под тем же заголовком, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

6.5.4. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

6.5.5. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с управляющим делами и ответственным за центральный архив и утверждается руководителем структурного подразделения.

6.5.6. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в центральный архив Судебного департамента, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.