18.5. Экспертиза ценности документов

18.5.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности ЦИК России, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы, независимо от видов носителей и способов записи.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в Архив, а также в Архиве в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

18.5.2. Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет включительно) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением Председателя ЦИК России создается ЦЭК.

В ее функции входит также рассмотрение и одобрение номенклатуры дел ЦИК России.

В состав ЦЭК включаются представители управлений, ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России. В ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России могут быть созданы свои постоянно действующие экспертные комиссии по определению научной, исторической и практической ценности документов. Решения этих комиссий подлежат согласованию с ЦЭК.

18.5.3. Экспертиза ценности документов осуществляется гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении, под методическим руководством Архива.

При проведении экспертизы ценности документов в управлениях осуществляется отбор дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения для передачи в Архив; отбор дел со сроками хранения "До минования надобности", "1 год" и "3 года", подлежащих хранению в управлениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

18.5.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

Обнаруженные в делах с отметкой "ЭПК" документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

18.5.5. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЦЭК одновременно со сводными описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

Выделенные к уничтожению дела и документы уничтожаются путем измельчения, переработки или другими установленными способами.

18.5.6. По результатам экспертизы ценности документов Архивом составляются сводные описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения (приложения N 23, 24) и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 25).

Описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел рассматриваются на ЦЭК.

18.5.7. Согласованные ЦЭК описи дел представляются на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК ГАРФ):

постоянного хранения - на утверждение;

по личному составу - на согласование.

После рассмотрения ЭПК ГАРФ описи утверждаются секретарем ЦИК России.

Описи дел долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения на согласование ЭПК ГАРФ не представляются.

18.5.8. При уничтожении документов со сроком хранения "До минования надобности", "1 год", "3 года" в управлении составляется акт, который подписывается не менее чем двумя гражданскими служащими соответствующего управления и утверждается начальником этого управления без рассмотрения на ЦЭК.

Срок хранения "До минования надобности" не может быть менее 1 года.

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего производится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении электронных документов к уничтожению.

18.5.9. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

18.5.10. Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.