6. Особенности работы с электронными документами

6.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в ПИ ДЕЛО.

6.2. Электронные документы ЦИК России являются официальными документами. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

6.3. В ЦИК России могут создаваться и использоваться: электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе; электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в ПИ ДЕЛО.

6.4. Для подтверждения подлинности при передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью должностного лица ЦИК России, подписавшего документ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

6.5. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в ПИ ДЕЛО во внутреннем документообороте могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, т.е. идентификация должностного лица производится по его учетной записи в ПИ ДЕЛО.

6.6. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

6.7. Состав электронных документов, обращающихся в ПИ ДЕЛО, устанавливается в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, разрабатываемом на основе рекомендаций Росархива.

6.8. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается постановлением ЦИК России по согласованию с Росархивом.

6.9. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, заверяются усиленной квалифицированной подписью должностного лица, подписавшего документ.

6.10. Прием и отправка электронных документов осуществляются отделом прохождения документов и ведения архива.

6.11. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, поступивших из избирательных комиссий субъектов Российской Федерации, отдел прохождения документов и ведения архива осуществляет проверку действительности электронной подписи.

6.12. При включении электронных документов в ПИ ДЕЛО формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение и использование (приложение N 9).

6.13. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Председателю ЦИК России, заместителю Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, заместителям Руководителя Аппарата ЦИК России, направлении электронных документов исполнителям в Аппарате ЦИК России, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

6.14. Документы, создаваемые в ЦИК России и (или) поступившие в ЦИК России на бумажном носителе, могут включаться в ПИ ДЕЛО после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в ПИ ДЕЛО возможно после его сравнения с подлинником документа.

6.15. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ПИ ДЕЛО.

Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется и учитывается как один документ.

6.16. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание", например:

Федеральные конституционные законы. Федеральные законы. Копии. Электронные документы.

6.17. Электронные сообщения, поступающие по системе МЭДО, проходят регистрацию в ПИ ДЕЛО в порядке, установленном Инструкцией.

6.18. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.19. Место хранения электронных документов до их передачи на архивное хранение, вид носителей, на которых они хранятся, форматы их постоянного и долговременного хранения определяются с учетом используемых в ЦИК России программно-технических средств, нормативных и методических документов Росархива.

6.20. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

6.21. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), они подлежат уничтожению на основании акта установленной формы (приложение N 25).

6.22. Документы, подлежащие длительному хранению, передаются на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.