9.3. Подготовка заседаний ЦИК России

9.3.1. Управление пресс-службы и информации, получив проект повестки дня заседания ЦИК России, информирует средства массовой информации о дате и времени заседания ЦИК России, а также о вопросах, включенных в повестку дня.

9.3.2. В день, предшествующий дню заседания ЦИК России, исполнитель документа представляет в протокольно-контрольный отдел список лиц, приглашенных на заседание ЦИК России. В списке приглашенных указываются вопрос повестки дня заседания, фамилии, имена, отчества приглашенных, их должности, официальные названия организаций. Список подписывается начальником соответствующего управления Аппарата ЦИК России (руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России) и согласовывается с секретарем ЦИК России.

Размещение лиц, приглашенных на заседание ЦИК России, в помещении, где проводится заседание, определяется секретарем ЦИК России.

9.3.3. В случае сопровождения вопроса повестки дня заседания ЦИК России визуальными материалами или рассмотрения его в режиме видеоконференции информация об этом сообщается в протокольно-контрольный отдел до формирования повестки дня заседания ЦИК России.

Документы и материалы, необходимые для создания видеоряда (визуальных материалов) или подготовки проведения заседания ЦИК России в режиме видеоконференции, передаются исполнителем в Информационный центр ЦИК России не позднее чем за пять дней до проведения заседания.

Перед заседанием ЦИК России доклад о готовности технических средств к демонстрации визуальных материалов (проведению видеоконференции) представляется руководителем Информационного центра ЦИК России секретарю ЦИК России.

9.3.4. Перед началом заседания ЦИК России гражданский служащий протокольно-контрольного отдела регистрирует приглашенных на заседание ЦИК России лиц, список которых представляется Председателю ЦИК России и секретарю ЦИК России.

9.3.5. Гражданские служащие Управления пресс-службы и информации организуют доступ на заседание ЦИК России аккредитованных представителей средств массовой информации, обеспечивают их необходимыми материалами, полученными из протокольно-контрольного отдела, а также осуществляют контроль за их размещением в помещении, где проводится заседание ЦИК России.