18.3. Составление и утверждение номенклатуры дел

18.3.1. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Аппарата ЦИК России, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

18.3.2. При составлении номенклатуры дел управления Аппарата ЦИК России (далее - управление) следует руководствоваться положением об управлении, штатным расписанием управления, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (далее - Перечень), номенклатурами дел управления за предшествующие годы.

Номенклатура дел управления на предстоящий календарный год составляется гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении, до 1 ноября текущего года, подписывается начальником управления и представляется в Архив (приложение N 21).

Во вновь созданном управлении номенклатура дел разрабатывается в месячный срок и представляется в Архив.

Составление и оформление номенклатуры дел управления осуществляется с использованием модуля "Архив" ПИ ДЕЛО (далее - модуль "Архив"). Для этого в модуле "Архив" должны быть введены следующие реквизиты: индекс дела, заголовок дела, срок хранения дела, номер статьи Перечня.

18.3.3. Номенклатура дел ЦИК России составляется Архивом с использованием модуля "Архив" на основании номенклатур дел управлений, подписывается исполнителем, начальником отдела прохождения документов и ведения архива, начальником Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения, рассматривается на заседании Центральной экспертной комиссии ЦИК России по определению исторической, научной и практической значимости документов (далее - ЦЭК), утверждается секретарем ЦИК России и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение N 22).

Номенклатура дел ЦИК России не реже одного раза в пять лет согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.

Наименованиями разделов номенклатуры дел ЦИК России являются наименования управлений.

После утверждения номенклатуры дел ЦИК России Управлением по работе с обращениями и документационного обеспечения в управления направляются копии соответствующих разделов, заверенные печатью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление по работе с обращениями и документационного обеспечения".

Номенклатуры дел ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России разрабатываются аналогично номенклатуре дел ЦИК России и, после согласования с Архивом, утверждаются руководителями ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России.

18.3.4. В случае возникновения в течение года новых дел они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел соответствующего управления по указанию секретаря ЦИК России на основании докладной записки, согласованной с Архивом.

18.3.5. По окончании календарного года гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства в управлении, в конце выписки из номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в Архив. На основании этих сведений в номенклатуре дел ЦИК России Архивом составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

18.3.6. Графы номенклатуры дел ЦИК России, номенклатуры дел управления, заполняются следующим образом.

В графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) управления и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах управления. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 08-02, где 08 - код Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения, 02 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел в соответствии с фактическим составом и содержанием документов.

Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню. Срок хранения документов, не указанных в Перечне, устанавливается ЦЭК по представлению Архива по согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.

Отметка "ЭПК", поставленная в номенклатуре дел к конкретному делу, означает, что часть документов, включенных в это дело, может быть отнесена к документам постоянного хранения.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

В графе 5 "Примечание" приводятся дополнительные сведения о делах (о переходящих делах, передаче дел в другое подразделение, о месте хранения дела, о заведении дела в электронном виде, о выделении дел к уничтожению и так далее).