3.15. Требования к организации учета документации

3.15.1. В органах, осуществляющих государственный контроль (надзор) в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций, делопроизводство по проведению мероприятий по надзору ведется сотрудниками в соответствии с их служебными обязанностями (должностным регламентом). Данное делопроизводство предусматривает ведение:

- журнала учета объектов надзора и контрольно-наблюдательных дел по объектам надзора;

- журнала учета мероприятий по надзору;

- журнал учета протоколов об административных правонарушениях и представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения;

- журнал учета консультаций (приложение 18);

- журнал учета входящей документации (приложение 19);

- журнал учета исходящей документации (приложение 20);

- учетные карточки личной консультации гражданина (приложение 21).

Срок хранения оконченных журналов - 10 лет.

3.15.2. Контрольно-наблюдательное дело (далее - КНД) на объект государственного надзора в области гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций представляет собой объединенные в одно номенклатурное дело письменные сведения о территории, организации, федеральном органе исполнительной власти, органе местного самоуправления и других объектах государственного надзора.

3.15.3. КНД на объект государственного надзора в области гражданской обороны подлежат формированию и ведению на следующие объекты надзора:

- субъекты ФО Российской Федерации (для регионального центра);

- муниципальные образования;

- объекты особой важности, первой и второй категории по гражданской обороне;

- объекты, продолжающие работу в военное время;

- объекты, переносящие свою деятельность в загородную зону в военное время;

- объекты, прекращающие свою деятельность в военное время, на которых установлены технические системы управления гражданской обороны, имеются объекты гражданской обороны, системы оповещения, средства индивидуальной защиты, другая специальная техника и имущество гражданской обороны.

3.15.4. КНД на объект государственного надзора в области защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций подлежат формированию и ведению на следующие объекты надзора:

- субъекты ФО Российской Федерации (для регионального центра);

- муниципальные образования;

- потенциально опасные объекты 1 - 5 классов опасности;

- объекты экономики, обеспечивающие жизнедеятельность населения (объекты водоснабжения и канализации, очистки сточных вод, тепло- и электроснабжения, гидротехнические сооружения);

- критически важные объекты;

- объекты с массовым пребыванием людей;

- объекты экономики, в отношении которых установлены требования в области предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций.

3.15.5. КНД, как правило, формируется и ведется в структурном подразделении территориального органа МЧС России, ведающем вопросами государственного надзора в области гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций. Решением руководителя территориального органа МЧС России по субъекту ФО Российской Федерации, в целях обеспечения своевременного и качественного обновления сведений, КНД, либо их дубликаты на соответствующие объекты надзора могут храниться в территориальных подразделениях ГПН по месту их нахождения. Для формирования, ведения и обновления сведений КНД руководителем указанного структурного подразделения может быть назначен один или несколько уполномоченных. В целях упорядочения ведения мероприятий по надзору, отражаемых в КНД, в соответствующем надзорном органе подлежит ведению журнал учета мероприятий по надзору.

3.15.6. КНД формируется и хранится на каждый объект надзора, к нему приобщаются материалы по вопросам организации деятельности в области гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций на объекте надзора, полученные только в официальном порядке, установленном для документооборота.

КНД формируются и хранятся:

- в региональном центре - в электронном виде (на цифровых носителях информации), на субъекты ФО Российской Федерации, а также на объекты особой важности и первой категории по гражданской обороне, потенциально опасные объекты 1 и 2 класса опасности, находящиеся на территории ФО;

- в Главных управлениях по субъектам ФО Российской Федерации - в электронном виде (на цифровых носителях), а также на материальных (бумажных) носителях информации - на остальные объекты надзора в области гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций, предусмотренные пунктами 3.15.3 и 3.15.4, в том числе на объекты особой важности, первой и второй категории по гражданской обороне, потенциально опасные объекты 1 - 5 класса опасности, находящиеся на территории соответствующих субъектов Российской Федерации.

Формирование КНД на новый объект надзора осуществляется не позднее десяти дней с момента получения информации о новом объекте.

Информация о вновь создаваемых объектах особой важности и первой категории по гражданской обороне, потенциально опасных объектах 1 и 2 класса опасности вместе с КНД на такие объекты в электронном виде подлежит представлению в региональный центр соответствующими территориальными органами МЧС России по субъектам ФО не позднее, чем через один месяц после создания (ввода в эксплуатацию) указанных объектов.

Информация об обновлении КНД на существующие объекты особой важности и первой категории по гражданской обороне, потенциально опасные объекты 1 и 2 класса опасности в электронном виде подлежит представлению в региональный центр соответствующими территориальными органами МЧС России по субъектам ФО не позднее, чем через 10 дней после обновления КНД в соответствующем территориальном органе МЧС России по субъекту ФО Российской Федерации.

Порядок хранения КНД определяет начальник органа, осуществляющего государственный надзор в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций с учетом оперативного доступа к необходимым материалам.

В целях обеспечения системности в вопросах хранения и учета поднадзорных объектов и КНД, формируемых в отношении этих объектов, в соответствующих надзорных органах должен вестись журнал учета объектов надзора и КНД по объектам надзора.

3.15.7. КНД должно включать следующие разделы:

а) Общие сведения об объекте надзора;

б) Сведения о надзорных мероприятиях в области гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций, проводившихся на объекте надзора за предыдущие 5 лет;

в) Переписка с органами управления объекта надзора за предыдущие 3 года по вопросам государственного надзора в области гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций;

г) Справочный и нормативный материал.

Кроме того, КНД должно имеет внутреннюю опись содержащихся в нем документов.

3.15.8. Особенности формирования и ведения КНД в отношении территориального образования.

КНД должно включать:

а) В разделе "Общие сведения об объекте надзора":

- карту территории с обозначением наиболее важных с точки зрения надзора населенных пунктов и объектов экономики;

- краткую пояснительную записку с указанием социально-экономической и демографической характеристики территории;

- органы власти (структура, с указанием должностей, Ф.И.О. руководителей);

- перечень организаций, эксплуатирующих потенциально опасные объекты на поднадзорной территории, утвержденный в субъекте ФО в соответствии с Требованиями по предупреждению ЧС на потенциально опасных объектах и объектах жизнеобеспечения, утвержденных приказом МЧС России от 28.02.2003 N 105 (с указанием их юридического адреса, Ф.И.О. руководителей, характера и класса опасности ПОО);

- перечень объектов особой важности, первой и второй категории по гражданской обороне, объектов, продолжающих работу в военное время и переносящих свою деятельность в загородную зону в военное время;

- сведения о количестве муниципальных образований (территорий), отнесенных к группам по гражданской обороне.

б) В разделе "Сведения о надзорных мероприятиях в области гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций, проводившихся на объекте надзора" (за предыдущие 5 лет):

- вторые экземпляры актов проверок по вопросам гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций;

- копии предписаний, выданных органами государственного надзора в области гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций;

- копии протоколов об административных правонарушениях, выписанных в отношении должностных лиц органа управления и юридического лица - администрации территориального образования;

- копии вступивших в силу постановлений судебных органов по делам об административных правонарушениях, касающихся территориального образования по статьям 20.6 - 20.7 КоАП РФ.

в) В разделе "Переписка с органами управления объекта надзора по вопросам государственного надзора в области гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций" (за предыдущие 3 года):

- копии исходящих писем, запросов, методических рекомендаций и т.п. по вопросам выполнения требований законодательства РФ в области гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций, направленных территориальным органом МЧС России в адрес органов управления территориального образования;

- копии входящей корреспонденции от соответствующего территориального образования по вопросам, связанным с выполнением требований законодательства РФ в области гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций.

г) В разделе "Справочный и нормативный материал":

- копии титульных листов (с реквизитами согласования и утверждения): паспорта безопасности территориального образования, планирующих документов в области гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций;

- документы справочного и нормативного характера по данному объекту надзора;

- сведения об оказанной территории методической помощи со стороны Главного управления по субъекту ФО (когда и по каким вопросам оказывалась помощь, результат).

3.15.9. Особенности формирования и ведения КНД в отношении организации.

КНД должно включать:

а) В разделе "Общие сведения об объекте надзора":

- полное наименование юридического лица, юридический и фактический адрес (если имеется филиал юридического лица либо отдельный ПОО, находящийся в ведении организации - их фактические адреса и полные наименования), реквизитный лист организации;

- должности, фамилии, имена и отчества должностных лиц организации: руководителя, главного инженера, председателя КЧС и ПБ организации, должностного лица - руководителя структурного подразделения, специально уполномоченного на решение вопросов в области гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций;

- область производственной или иной деятельности организации. Характер и степень опасности потенциально опасных объектов, находящихся в ведении организации. Фотографии потенциально опасных объектов;

- сведения о вышестоящей в порядке подчиненности организации (если таковая имеется);

- правоустанавливающие документы (свидетельство о государственной регистрации юридического лица, свидетельство о внесении юридического лица в Единый государственный реестр юридических лиц, лицензия на право деятельности и т.п.).

б) В разделе "Сведения о надзорных мероприятиях в области гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций, проводившихся на объекте надзора" (за предыдущие 5 лет):

- вторые экземпляры актов проверок по вопросам гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций;

- копии предписаний, выданных органами государственного надзора в области гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций должностным лицам организаций;

- копии протоколов об административных правонарушениях, выписанных в отношении должностных лиц организации и организации как юридического лица;

- копии вступивших в силу постановлений судебных органов по делам об административных правонарушениях, касающихся деятельности организации по статьям 20.6 - 20.7 КоАП РФ.

в) В разделе "Переписка с органами управления объекта надзора по вопросам государственного надзора в области гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций" (за предыдущие 3 года):

- копии исходящих писем, запросов, методических рекомендаций и т.п. по вопросам выполнения требований законодательства РФ в области гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций, направленных территориальным органом МЧС России в адрес руководства организации;

- копии входящей корреспонденции от организации по вопросам, связанным с выполнением требований законодательства РФ в области гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций.

г) В разделе "Справочный и нормативный материал":

- копии титульных листов (с реквизитами согласования и утверждения): деклараций, паспорта безопасности потенциально опасных объектов, находящихся в ведении организации, планирующих документов в области гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций, планов локализации и ликвидации аварийных ситуаций;

- копии договоров страхования гражданской ответственности от причинения вреда третьим лицам при эксплуатации опасных объектов с учетом рисков, связанных с несением организацией расходов на ликвидацию чрезвычайных ситуаций, связанных с эксплуатацией опасных объектов;

- документы справочного и нормативного характера по данному объекту надзора;

- сведения об оказанной организации методической помощи со стороны Главного управления по субъекту ФО (когда и по каким вопросам оказывалась помощь, результат).

3.15.10. КНД подлежит учету по номенклатуре дел в соответствующем территориальном органе МЧС России, а сведения, содержащиеся в КНД, подлежат уточнению не реже, чем один раз в шесть месяцев.