|
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
|
|
100
|
Перечни документов организации со сроком хранения
|
Пост.
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
101
|
Номенклатуры дел организации (сводные), классификаторы дел и документов
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
До ликвидации организации
|
(1)
Структурных подразделений - До замены новыми и не ранее 3 л. после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
|
|
102
|
Альбом шаблонов унифицированных форм документов
|
|
|
|
|
|
|
|
а) по месту разработки и утверждения
|
Пост.
|
-
|
-
|
-
|
|
|
|
б) в других организациях
|
-
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
103
|
Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
(1)
После утверждения
|
|
104
|
Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
5 л.
|
|
|
105
|
Документы (перечни, правила, инструкции), по установлению режима служебной и иной, охраняемой законом тайны в организации
|
|
|
|
|
(1)
После замены новыми
|
|
|
а) по месту разработки и/или утверждения
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
До ликвидации организации
|
|
|
|
б) в других организациях
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
|
|
106
|
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения
|
1 г. (1)
|
1 г. (1)
|
1 г. (1)
|
1 г. (1)
|
(1)
После снятия документа с контроля
|
|
107
|
Списки адресов обязательной рассылки документов
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
(1)
После замены новыми
|
|
108
|
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
|
109
|
Переписка о нарушении правил пересылки документов
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|
110
|
Документы (списки, заявки, заключения) по учету и принятию на обслуживание обладателей конфиденциальной информации
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
(1)
После снятия с учета
|
|
111
|
Планы мероприятий по охране служебной и иной, охраняемой законом тайны в организации
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
(1)
После замены новыми
|
|
112
|
Документы (списки, обязательства, расписки) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений служебной и иной, охраняемой законом тайны в организации
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
(1)
После снятия пометки ограничения доступа к сведениям
|
|
113
|
Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом)
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
До ликвидации организации
|
(1)
В государственные архивы передаются при ликвидации организации
|
|
114
|
Документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы, карточки фондов, паспорта архивов, реестры описей) архивного учета
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
До ликвидации организации
|
(1)
В государственные архивы передаются при ликвидации организации
|
|
115
|
Описи дел (1):
|
|
|
|
|
(1)
Структурных подразделений - 3 г. после утверждения ЭПК (ЭК) сводного годового раздела описи
|
|
а) постоянного хранения (утвержденные)
|
Пост. (2)
|
Пост. (2)
|
Пост. (2)
|
До ликвидации организации
|
|
б) по личному составу
|
Пост. (3)
|
Пост. (3)
|
Пост. (3)
|
До ликвидации организации (3)
|
|
в) временного хранения
|
3 г. (4)
|
3 г. (4)
|
3 г. (4)
|
3 г. (4)
|
(2)
Неутвержденные - До минования надобности
|
|
(3)
На постоянное хранение в государственные архивы передаются после ликвидации организации
|
|
(4)
После уничтожения дел
|
|
116
|
Графики приема-передачи дел структурных подразделений в архив
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
|
117
|
Акты структурных подразделений об уничтожении документов
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
(1)
После уничтожения документов
|
|
118
|
Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами
|
10 л. ЭПК
|
10 л. ЭПК
|
10 л. ЭПК
|
10 л.
|
|
|
119
|
Документы (постановления, акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел (изъятия дел), описей во временное пользование
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
(1)
После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 л. ЭПК
|
|
120
|
Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
121
|
Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства (1)
|
5 л. (2) ЭПК
|
5 л. (2) ЭПК
|
5 л. (2) ЭПК
|
-
|
(1)
Договоры депозитарного хранения документов, договоры приема-передачи документов на постоянное хранение, соглашения о сотрудничестве - Пост.
|
|
(2)
После истечения срока действия договора
|
|
122
|
Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
5 л.
|
|
|
123
|
Отчеты, справки об объеме документооборота в организации
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|
124
|
Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:
|
|
|
|
|
(1)
Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
|
|
|
а) распорядительных, нормативных документов по основной (профильной) деятельности
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
До ликвидации организации
|
|
|
б) распорядительных документов по личному составу (2)
|
50 л. (1), (3)
|
50 л. (1), (3)
|
50 л. (1), (3)
|
50 л. (1), (3)
|
|
|
в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
(2)
О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках - 5 л.
|
|
|
г) поступающих и отправляемых документов
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
д) внутренних информационно- справочных документов
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
е) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
|
ж) аудиовизуальных документов
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
(3)
Для документов, созданных до 2003 г. - 75 л.
|
|
|
з) запросов о выдаче справок, выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
5 л.
|
|
|
и) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|
|
к) контроля исполнения документов
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
|
|
л) обращений граждан
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
125
|
Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета:
|
|
|
|
|
(1)
После возвращения всех дел
|
|
|
а) приема посетителей
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
|
|
б) рассылки документов
|
2 г.
|
2 г.
|
2 г.
|
2 г.
|
|
|
|
в) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
|
|
г) бланков строгой отчетности
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
|
|
д) машинописных, компьютерных, копировальных работ
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|
|
е) выдачи дел во временное пользование
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
-
|
|
|
|
ж) выдачи дел из архива организации
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
-
|
|
|
|
з) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности в архиве организации
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|