I. Общие положения по применению Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы государственной статистики, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения

I. Общие положения по применению Перечня документов,

образующихся в процессе деятельности Федеральной службы

государственной статистики, ее территориальных органов

и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения

1.1. Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы государственной статистики, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), составлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 29 ноября 2007 г. N 282-ФЗ "Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации", Положением о Федеральной службе государственной статистики, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г. N 420, "Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 (зарегистрирован Минюстом России 8 сентября 2010 г., регистрационный N 18380, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 38, 2011), а также "Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. N 1182 (зарегистрирован Минюстом России 27 сентября 2007 г., регистрационный N 10194, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 46, 2007), "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован Минюстом России 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830, официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 10.09.2015), с учетом положений других нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

Перечень является нормативным документом, устанавливающим сроки хранения всех документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы государственной статистики (далее - Росстат), ее территориальных органов и подведомственных организаций, их отбор на постоянное и временное хранение, уничтожение по истечении установленных сроков, а также при составлении номенклатур дел.

Перечень используется в работе экспертных комиссий (ЦЭК/ЭК) Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций, экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и государственных архивов.

1.2. Перечень построен по функционально-отраслевому принципу и включает разделы и подразделы, отражающие основные вопросы деятельности Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций.

Перечень содержит 14 разделов.

Раздел I содержит документы, отражающие организацию системы управления, контроля, правового и документационного обеспечения деятельности Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций.

Раздел II содержит документы, раскрывающие вопросы перспективного и текущего планирования деятельности организации.

Раздел III содержит документы по финансированию деятельности Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций.

Раздел IV содержит документы по бухгалтерскому и статистическому учету и отчетности деятельности организации.

Раздел V содержит документы, раскрывающие полномочия Росстата по разработке и утверждению в установленном порядке официальной статистической методологии для проведения федеральных статистических наблюдений и формированию официальной статистической информации, по организации федерального статистического наблюдения, по формированию и ведению Статистического регистра хозяйствующих субъектов, его применению в статистической практике, по разработке Общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, ведению автоматизированной базы данных общероссийских классификаторов, по формированию официальной статистической информации, по составлению Системы национальных счетов.

Раздел VI содержит документы, раскрывающие функции по подготовке, проведению и подведению итогов Всероссийских переписей населения, Всероссийских сельскохозяйственных переписей, микропереписей, статистических наблюдений и обследований.

Раздел VII содержит документы, раскрывающие функции по предоставлению официальной статистической информации Президенту Российской Федерации, Федеральному Собранию Российской Федерации и Правительству Российской Федерации, иным федеральным органам государственной власти, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления, судам, органам прокуратуры, Банку России, государственным внебюджетным фондам, профсоюзным объединениям и объединениям работодателей, по предоставлению организациям и гражданам информации о деятельности организации, по обеспечению доступа заинтересованным пользователям к общедоступной официальной статистической информации.

Раздел VIII содержит документы, раскрывающие функции международного сотрудничества и статистики зарубежных стран.

Раздел IX содержит документы, раскрывающие функции по проектированию, созданию, развитию, модернизации информационных технологий, выполнению технологических работ по автоматизированной обработке статистической информации и технической защите информации в системах, средствах информации.

Раздел X содержит документы, раскрывающие организацию работ по научно-исследовательским, опытно-конструкторским и технологическим работам по обеспечению системы государственной статистики научно-обоснованными методологическими разработками и программно-технологическими средствами.

Раздел XI содержит документы по организации, нормированию, оплате и охране труда.

Раздел XII содержит документы по кадровому обеспечению, повышению квалификации, аттестации, награждению государственных гражданских служащих и работников Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций (далее - работники).

Раздел XIII содержит документы по административно-хозяйственному обслуживанию, материально-техническому обеспечению, транспорту, связи и охране объекта и управлению федеральным имуществом.

Раздел XIV содержит документы по социально-бытовому обеспечению работников.

1.3. Перечень имеет 7 граф:

в графе 1 указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация;

в графе 2 приведены виды документов. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности.

При объединении в одной статье разных видов документов по одному и тому же вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов;

в графах 3, 4, 5, 6 указаны сроки хранения документов на бумажных носителях и электронных документов. Срок хранения документов не зависит от вида носителя.

Сроки хранения документов, содержащихся в Перечне, в целом соответствуют Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558:

в первом звене (графа 3) указаны сроки хранения документов в центральном аппарате Росстата;

во втором звене (графа 4) указаны сроки хранения документов в территориальных органах Росстата;

в третьем звене (графа 5) указаны сроки хранения документов в организациях, подведомственных Росстату: Федеральное государственное унитарное предприятие "Главный межрегиональный центр обработки и распространения статистической информации Федеральной службы государственной статистики" (ГМЦ Росстата), Федеральное государственное унитарное предприятие, основанное на праве хозяйственного ведения "Научно-исследовательский и проектно-технологический институт статистической информационной системы Федеральной службы государственной статистики" (НИПИстатинформ Росстата) и Федеральное государственное бюджетное учреждение "Научно-исследовательский институт проблем социально-экономической статистики Федеральной службы государственной статистики" (НИИ статистики Росстата);

в четвертом звене (графа 6) указаны сроки хранения документов в предприятиях и учреждениях, подведомственных Росстату: Федеральное государственное унитарное предприятие, основанное на праве хозяйственного ведения "Управление по эксплуатации зданий Федеральной службы государственной статистики" (УЭЗ Росстата), Федеральное казенное учреждение "Объект N 5068А" Федеральной службы государственной статистики" (ФКУ "Объект N 5068А Росстата") <1> по обеспечению постоянной готовности к использованию по предназначению убежища гражданской обороны Росстата и поддержания в исправном состоянии инженерных систем, технологического оборудования.

--------------------------------

<1> Далее вместо слов "центральный аппарат Росстата", "территориальные органы Росстата", "ГМЦ Росстата", "НИПИстатинформ Росстата", НИИ статистики Росстата", "УЭЗ Росстата", ФКУ "Объект N 5068А Росстата" употребляется - "организации".

Отметка "ЭПК", проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что данные документы или их часть могут иметь историческое, научное или практическое значение и могут быть отнесены к сроку хранения "постоянно". Документы в обязательном порядке изучаются ЭПК государственных архивов, ЦЭК/ЭК Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций в целях решения вопроса об отнесении их к составу документов постоянного хранения или возможности выделения к уничтожению.

Срок хранения "До проведения следующей переписи" означает, что данные документы в обязательном порядке хранятся до истечения срока проведения следующей переписи, устанавливаемого Правительством Российской Федерации, и подлежат экспертизе ценности в целях решения вопроса об отнесении их к составу документов постоянного хранения или возможности выделения к уничтожению.

Срок хранения "До минования надобности" устанавливается для всех видов документов, присланных для сведения, и копий документов.

Срок хранения "До минования надобности" означает, что документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Срок их хранения может быть определен организацией, но он не может быть менее 1 года.

Срок хранения "До замены новыми" означает, что документы имеют только практическую надобность в течение ограниченного времени, до их замены новыми.

Информационно-статистические базы данных Росстата имеют срок хранения "До замены новыми", так как сроки хранения загружаемых в них официальных статистических показателей определены другими статьями Перечня.

Срок хранения книг, журналов, карточек учета и/или регистрации документов исчисляется после внесения последней записи при условии завершения всех записанных в них операций. Срок хранения книг, журналов, карточек учета и/или регистрации документов, ведущихся в электронном виде, соответствует сроку хранения их аналога на бумажном носителе и исчисляется с момента завершения ведения электронного документа.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2015 году, начинается с 1 января 2016 года.

Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается. Увеличение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, допускается в тех случаях, когда это вызвано особенностями работы Росстата его территориальных органов и подведомственных организаций.

1.4. Примечания, используемые в Перечне (графа 7), комментируют и уточняют сведения о документах: по видам документов; по определенным вопросам; по месту хранения документа; по времени исчисления срока хранения документа; по носителю документа.

Так, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечание "после истечения срока действия договора", "после замены новыми" и т.д. указывают, что исчисление названного срока осуществляется с определенного момента.

В примечаниях оговорены сроки хранения отдельных документов из общего их комплекса с учетом особенностей и способов их документирования, содержания, авторства, места создания, копийности.

Документы (сводные отраслевые таблицы, итоговые (выходные) разработочные таблицы, расчетные таблицы и др.), сформированные органами государственной статистики в результате проведения федерального статистического наблюдения и обследования, разработки экономических балансов и показателей системы национальных счетов в соответствии с Федеральным планом статистических работ и официальной статистической методологией, могут создаваться, обрабатываться, храниться и использоваться только в электронном виде, без аналога на бумажном носителе.

1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов со ссылками на номера соответствующих статей Перечня, содержание разделов и подразделов Перечня.

1.6. Сроки хранения новых категорий документов, образовавшихся в деятельности Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций, в результате возникновения новых функций и видов деятельности после издания настоящего Перечня, вводятся в Перечень в виде дополнений и изменений, только по решению ЦЭПК при Росархиве.

Снятие стоящей при сроках хранения отметки "ЭПК" разрешается при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня, только по решению ЦЭПК при Росархиве.

1.7. Комплектование архива организации документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526.

Документы на бумажных носителях и в электронном виде, для которых установлен постоянный срок хранения, подлежат передаче в соответствующие государственные архивы в сроки, установленные законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

Документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат хранению в архивах организаций, а по истечении установленных сроков хранения - уничтожению в установленном порядке.

Описи на дела, документы постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. По итогам рассмотрения ЦЭК (ЭК) согласовываются описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов.

Согласованные ЦЭК (ЭК) организации описи дел, документов (годовые разделы) представляются на рассмотрение ЭПК:

постоянного срока хранения - на утверждение;

по личному составу - на согласование;

Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

После утверждения и согласования ЭПК описей дел, документов описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

Уничтожение документов с временными сроками хранения, предусмотренных Перечнем, без предварительного утверждения описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных настоящим Перечнем сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы, образующиеся в процессе деятельности организаций первого, второго и третьего звеньев, поступают на хранение в государственные архивы.

Документы, образующиеся в процессе деятельности организаций четвертого звена, на хранение в государственные архивы не поступают и хранятся до ликвидации организации. В случае ликвидации организаций четвертого звена, документы, представляющие научную и практическую ценность, могут быть отобраны для дальнейшего хранения в составе фонда архива Росстата.

1.8. УЭЗ Росстата и ФКУ "Объект N 5068А Росстата", в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность.

УЭЗ Росстата и ФКУ "Объект N 5068А Росстата" также составляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожают документы с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела соответствующей территории, после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Документы, отобранные к уничтожению и включенные в акты о выделении документов к уничтожению, передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении документов к уничтожению.

1.9. С введением данного Перечня при определении сроков хранения документов, в том числе предшествующего периода, упорядочение которых еще не проведено, надлежит руководствоваться настоящим Перечнем и решением ЦЭПК при Росархиве от 29 ноября 2013 года.