Приложение N 3

Утвержден

приказом Минтранса России

от 5 августа 2016 г. N 234

ПОРЯДОК

УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ РЕГИСТРОВ (ЖУРНАЛОВ) ВНУТРЕННЕГО

ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ В МИНИСТЕРСТВЕ ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ МИНИСТЕРСТВУ ТРАНСПОРТА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНЫХ КАЗЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

1. Учет и хранение журналов осуществляется структурными подразделениями Министерства и подведомственных Министерству казенных учреждений, осуществляющими внутренние бюджетные процедуры.

2. Журналы подлежат учету и хранению в хронологическом порядке.

3. Учет и хранение журналов осуществляется на бумажных носителях и (или) с применением автоматизированных информационных систем. Структурные подразделения вправе самостоятельно определять способ учета и хранения журналов.

4. Законченные журналы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Министерства на бумажных носителях (на жестком диске компьютера).

5. Дела хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, сейфах. Дела в шкафах хранятся вертикально корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

6. Перед передачей дел в архив Министерства проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия журналов и соответствия их количеству, указанному в номенклатуре дел.

7. Проверка наличия документов проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

8. Хранение журналов осуществляется способами, обеспечивающими их защиту от несанкционированных исправлений, утраты целостности информации в них и сохранность документов.

9. Соблюдение требований к учету и хранению журналов осуществляется лицом, ответственным за их ведение, до момента сдачи журналов в архив.