XI. Учетные и отчетные документы

74. Учетные документы, включая журналы учета РВ и РАО, ведутся в организации и ее подразделениях. Они должны содержать данные обо всех подлежащих учету РВ и РАО и операциях, проведенных с ними.

Допускается электронная форма ведения журналов учета при условии обеспечения выполнения соответствующих требований по защите информации и обеспечения внесения исправлений в учетные данные только с сохранением сведений о дате и лицах, внесших такие изменения, а также об изначальных данных до внесения исправлений.

К учетным документам относятся:

подлинники приходно-расходных документов по РВ и РАО;

паспорта (формуляры, сертификаты) на РВ и РАО;

подлинники учетных документов - журналы учета РВ, журналы учета РАО и иные учетные документы, установленные в организации и ее подразделениях, а также электронные формы ведения журналов учета РВ и РАО (при их наличии).

Организация должна обеспечивать наличие и своевременную регистрацию учетных данных, в том числе обязательных сведений в журналах учета. Перечни обязательных сведений в журналах учета приведены в приложениях N 3 - 10 к настоящим Правилам. Данные учетных документов должны обеспечивать возможность составления и подготовки отчетных документов, установленных в СГУК РВ и РАО.

При необходимости организация может определить формы журналов учета (и других учетных документов) отдельно для разных видов РВ и РАО и изделий из них, исходя из особенностей обращения с ними в организации (например, для разных видов ЗРИ, разных типов изделий с РВ, разных типов ядерного топлива, разных категорий или классов РАО) с учетом обязательных сведений, установленных в приложениях N 3 - 10 к настоящим Правилам. Формы таких журналов учета (и других учетных документов) устанавливаются в соответствующих инструкциях по учету и контролю РВ и РАО в организации.

75. Если организация обращается со ЗРИ или изделиями с РВ на основе ЯМ, не учитываемого в СГУК ЯМ, и количество ЯМ в таких ЗРИ или изделиях с РВ не было указано изготовителем, то это количество должна устанавливать организация-владелец ЗРИ или изделия с РВ в паспорте (сертификате) на данный ЗРИ или изделие с РВ, либо в отдельном документе. Пример методики пересчета активности ядерного материала в его массу приведен в приложении N 11 к настоящим Правилам.

76. Организация, изготавливающая ЗРИ (партию ЗРИ) или изделия с РВ, должна обеспечивать изготовленные ЗРИ или изделия с РВ паспортом (сертификатом). В паспорт (сертификат) включается следующая информация:

номер паспорта (сертификата);

тип (ЗРИ, изделие с РВ и т.д.);

индивидуальный номер изделия;

дата изготовления (выпуска);

организация-изготовитель;

радионуклид (радионуклиды) и значения активности радионуклидов и их погрешности на дату изготовления, Бк (в случае если значение активности радионуклида измерялось не на дату его изготовления (выпуска), указывается расчетная активность на дату изготовления (выпуска) или дата, на которую определена активность);

значение удельной активности, объема, массы, плотности, насыпной плотности РВ (при необходимости) и их погрешности;

назначенный срок службы;

информация о категории радионуклидного источника по радиационной опасности (для ЗРИ);

масса ЯМ (элементов и изотопов, если содержит ЯМ), г, и ее погрешность;

комплект поставки, штук (для партий однотипных ЗРИ или изделий с РВ);

информация о транспортном упаковочном контейнере (при наличии).

При этом должно обеспечиваться присвоение индивидуальных номеров с учетом обеспечения их уникальности в рамках всей СГУК РВ и РАО по следующей схеме: регистрационный номер изготовителя в СГУК РВ и РАО, год изготовления и серийный номер изделия.

Должно быть обеспечено нанесение индивидуального номера (маркировка) на ЗРИ или изделие с РВ, прибор, упаковку со ЗРИ (с учетом возможностей по нанесению маркировки на ЗРИ или изделие с РВ исходя из их размеров и формы).

Для ЗРИ, изделий с РВ, не имеющих индивидуальных номеров и встроенных в приборы, установки, допускается не наносить маркировку (при обеспечении наличия маркировки с соответствующим серийным или эксплуатационным номером прибора, установки, в составе которых они находятся).

77. Организация, изготовившая или Получившая партию ЗРИ и производящая ее разукомплектование, обязана обеспечить каждую вновь образовавшуюся партию ЗРИ или отдельный ЗРИ паспортом. При использовании для этой цели паспорта предприятия-изготовителя (его копии) новое количество ЗРИ должно быть заверены печатью организации-отправителя. ЗРИ 1 и 2 категорий по радиационной опасности должны иметь индивидуальные паспорта.

Аналогично для партии однотипных упаковок РВ (или партии однотипных изделий, содержащих РВ) однородного радионуклидного состава организация, производящая ее разукомплектование, обязана обеспечить паспортом каждую вновь образовавшуюся партию РВ или отдельное изделие с РВ.

78. Организация должна ввести в действие и поддерживать систему мер, направленных на соблюдение срока хранения учетных документов:

по РВ:

бессрочно для РВ, находящихся в организации;

в течение 10 лет после перевода РВ в другую категорию или передачи их в другую организацию, за исключением РВ в ядерном топливе (кроме паспортов, формуляров, сертификатов, и других учетных документов, передаваемых вместе с РВ);

в течение всего срока хранения ядерного топлива после передачи РВ в ядерном топливе на хранение и/или переработку в другую организацию (кроме паспортов, формуляров, сертификатов, и других учетных документов, передаваемых вместе с такими РВ);

по РАО:

бессрочно для РАО, находящихся в организации;

в течение всего срока хранения после передачи РАО на хранение в другую организацию;

в течение 10 лет после снятия РАО с учета в связи с их переработкой или распадом радионуклидов;

бессрочно для РАО, переданных на захоронение (кроме учетных документов, передаваемых вместе с РАО);

по сбросам и выбросам радионуклидов:

в течение 10 лет при непревышении допустимых значений;

бессрочно в случае превышения допустимых значений.

79. Исправление учетных данных в учетных документах должно проводиться только путем внесения новой записи в учетные документы с сохранением ошибочно сделанной записи и возможностью ее прочтения и с отметкой ее как ошибочной и указанием даты и лица, внесшего изменения, и его подписи. Аналогичный порядок должен обеспечиваться для электронных форм учетных документов.

80. Отчетные документы должны составляться и оформляться на основе учетных документов и результатов инвентаризации по формам, введенным в действие в СГУК РВ и РАО.

81. Отчетные документы организация должна предоставлять в информационно-аналитический центр системы государственного учета и контроля РВ и РАО в СГУК РВ и РАО в порядке, установленном нормативными правовыми актами в области учета и контроля РВ и РАО (копии отчетных документов направляются в структурное подразделение Ростехнадзора, осуществляющее федеральный государственный надзор в области использования атомной энергии в организации, по запросу такого подразделения).

82. Исправление отчетных данных должно проводиться только путем представления новых отчетных документов.