1.1. Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (далее - избирательная комиссия).
1.2. Инструкция разработана на основании федеральных законов от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии" (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 20 июля 2012 года N 740), Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, с учетом изменений, внесенных постановлением Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 года N 751, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76, постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, избирательной комиссии, Регламента избирательной комиссии, с использованием ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТа Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов, осуществляемые средствами программного изделия "ДЕЛО" подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ПИ ДЕЛО).
Работа с документами по организации закупок осуществляется с учетом Федерального закона от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", Положения о Контрактной службе избирательной комиссии, утвержденного распоряжением председателя избирательной комиссии. Особенности организации документооборота, относящегося к организации закупок, правила подготовки и оформления таких документов, а также порядок работы с ними могут дополнительно устанавливаться соответствующими нормативными актами ЦИК России и избирательной комиссии.
1.4. Правила подготовки, оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов избирательной комиссии, государственных гражданских служащих аппарата избирательной комиссии (далее - гражданские служащие) и граждан, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также граждан, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.
1.5. Ведение делопроизводства избирательной комиссии осуществляет гражданский служащий аппарата избирательной комиссии в соответствии со своим должностным регламентом.
1.6. Граждане, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат избирательной комиссии, либо на должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также граждане, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции гражданским служащим аппарата избирательной комиссии, ответственным за ведение делопроизводства.
1.7. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии дает указание гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в избирательной комиссии (далее - ответственный за ведение делопроизводства), передать неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении гражданский служащий передает находящиеся у него дела и документы по акту ответственному за ведение делопроизводства.
1.8. При работе с документами, зарегистрированными в установленном порядке, в том числе при работе с документами, представленными для согласования, не разрешается вносить в них поправки и делать пометки, кроме предусмотренных Инструкцией.
1.9. Делопроизводство в избирательной комиссии осуществляется с использованием ПИ ДЕЛО.
Доступ к ПИ ДЕЛО осуществляется в соответствии с Регламентом использования информационных ресурсов комплекса средств автоматизации избирательной комиссии (далее - КСА ИКСРФ) по распоряжению председателя избирательной комиссии.
1.10. ПИ ДЕЛО предоставляет возможность работать с электронными образами документов и электронными документами, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, а также получать статистические отчеты по документообороту в избирательной комиссии.
1.11. Документы, содержащиеся в ПИ ДЕЛО, могут быть подписаны электронной подписью должностного лица.
Отношения в области использования электронных подписей в деятельности избирательной комиссии, вопросы взаимодействия с Удостоверяющим центром Центральной избирательной комиссии Российской Федерации регулируются Федеральными законами от 10 января 2003 года "О Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы" N 20-ФЗ, от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", иными федеральными законами, другими нормативными правовыми актами, а также нормативными актами ЦИК России и избирательной комиссии.
1.12. Основной единицей хранения информации в ПИ ДЕЛО является регистрационная карточка документа.
1.13. Работа в ПИ ДЕЛО основывается на принципе однократной регистрации документа.
1.14. Согласование Инструкции и изменений в нее с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела проводятся в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации.
1.15. В Инструкции используются следующие термины и определения:
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
внутренний документ - документ, подготовленный в избирательной комиссии, не выходящий за ее пределы;
входящий документ - документ, поступивший в избирательную комиссию;
дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
докладная (служебная) записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;
документооборот - движение документов в избирательной комиссии с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки;
дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
исходящий документ - документ, отправляемый из избирательной комиссии;
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения;
нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;
носитель (документированной) информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;
официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;
письменное обращение - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме предложение, заявление или жалоба;
письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
регистрационная карточка документа (РК) - регистрационно-учетная форма, в том числе в электронном виде, используемая для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ ДЕЛО;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
реквизит документа - элемент оформления документа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;
указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;
формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;
электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;
электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;
электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
электронный шаблон бланка документа - см. термин "бланк документа".
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей