Утверждены

постановлением Правительства

Российской Федерации

от 3 марта 2017 г. N 254

ПРАВИЛА

ПЕРЕВОДА В ЭЛЕКТРОННУЮ ФОРМУ КНИГ ГОСУДАРСТВЕННОЙ

РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ (АКТОВЫХ КНИГ)

1. Настоящие Правила определяют порядок перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных до 1 апреля 2015 г., и хранящихся в органах записи актов гражданского состояния (далее - органы записи актов гражданского состояния) по месту государственной регистрации указанных актов гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом "Об актах гражданского состояния", а также порядок хранения записи акта гражданского состояния, конвертированной (преобразованной) в форму электронного документа.

2. Перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) осуществляется субъектами Российской Федерации и г. Байконуром и финансируется за счет субвенций из федерального бюджета.

3. Перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) должен быть завершен в срок, указанный в части 2 статьи 3 Федерального закона "О внесении изменений в Федеральный закон "Об актах гражданского состояния".

4. При выполнении работ по переводу в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) должно быть обеспечено соблюдение законодательства Российской Федерации о защите персональных данных.

5. Перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) осуществляется последовательно, начиная с книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных до 1 апреля 2015 г.

Записи актов гражданского состояния, составленные до 1 апреля 2015 г., в которые в предусмотренном Федеральным законом "Об актах гражданского состояния" порядке вносятся изменения, исправления или отметки, подлежат конвертации (преобразованию) в форму электронного документа при внесении в них указанных изменений, исправлений или отметок.

6. Перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) осуществляется с использованием информационной системы органа записи актов гражданского состояния по месту государственной регистрации акта гражданского состояния и (или) информационной системы уполномоченного органа власти субъекта Российской Федерации или администрации г. Байконура, и (или) федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния.

Перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), переданных в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной регистрации актов гражданского состояния на хранение в органы записи актов гражданского состояния, находящихся не по месту составления записей актов гражданского состояния, осуществляется органами записи актов гражданского состояния по месту хранения записей актов гражданского состояния с использованием информационных систем указанных органов записи актов гражданского состояния и (или) информационных систем уполномоченных органов власти соответствующих субъектов Российской Федерации или администрации г. Байконура, и (или) федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния.

Использование федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния при переводе в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) осуществляется в обязательном порядке в случае, указанном в абзаце втором пункта 5 настоящих Правил.

Перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) с использованием федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния осуществляется только работниками органа записи актов гражданского состояния.

Запись акта гражданского состояния, конвертированная (преобразованная) в форму электронного документа, хранится в информационной системе уполномоченного органа власти субъекта Российской Федерации или администрации г. Байконура в течение одного месяца после их предоставления в Федеральную налоговую службу в соответствии с пунктом 18 настоящих Правил.

Копии записей актов гражданского состояния, конвертированные (преобразованные) в форму электронного документа и переданные в Федеральную налоговую службу, а также записи актов гражданского состояния, конвертированные (преобразованные) в форму электронного документа с использованием федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, хранятся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния в порядке, определенном для записей актов гражданского состояния, составленных в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, в соответствии с Федеральным законом "Об актах гражданского состояния".

7. В запись акта гражданского состояния, конвертированную (преобразованную) в форму электронного документа, вносятся исправления и изменения, сведения об ее аннулировании, восстановлении, иные сведения и отметки, предусмотренные законодательством Российской Федерации о государственной регистрации актов гражданского состояния (далее - исправления и (или) изменения). Внесение исправлений и (или) изменений в запись акта гражданского состояния, конвертированную (преобразованную) в форму электронного документа, производится одновременно с внесением исправлений и (или) изменений в данную запись акта гражданского состояния, составленную на бумажном носителе.

В случае внесения исправлений и (или) изменений в запись акта гражданского состояния, конвертированную (преобразованную) в форму электронного документа и представленную уполномоченным органом власти субъекта Российской Федерации или администрацией г. Байконура в соответствии с пунктом 18 настоящих Правил в Федеральную налоговую службу, внесение исправлений и (или) изменений в запись акта гражданского состояния, конвертированную (преобразованную) в форму электронного документа, с 1 октября 2018 г. производится с использованием федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния.

8. Технологические, программные и лингвистические средства информационной системы должны обеспечивать возможность проведения работ по переводу в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) в соответствии с настоящими Правилами.

9. Перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) осуществляется посредством конвертации (преобразования) первых экземпляров записей актов гражданского состояния, собранных в книгу государственной регистрации актов гражданского состояния (актовую книгу), в форму электронного документа в соответствии с перечнем сведений, включаемых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа (далее - перечень сведений), определяемым Правительством Российской Федерации в соответствии с пунктом 2 статьи 77.1 Федерального закона "Об актах гражданского состояния".

10. В случае утери, порчи или невозможности прочтения первого экземпляра записи акта гражданского состояния конвертации (преобразованию) в форму электронного документа подлежит второй экземпляр такой записи акта гражданского состояния с указанием данного факта в электронном документе.

В случае невозможности прочтения отдельных сведений, содержащихся в первом и втором экземплярах записи акта гражданского состояния, и в случае отсутствия в записи акта гражданского состояния сведений, предусмотренных перечнем сведений, в электронном документе проставляются признаки, предусмотренные требованиями к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, утверждаемыми Министерством финансов Российской Федерации по согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации и Федеральной налоговой службой (далее - требования к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа) в соответствии с пунктом 5 статьи 77.1 Федерального закона "Об актах гражданского состояния".

11. В случае если в запись акта гражданского состояния внесены исправления и (или) изменения, конвертации (преобразованию) в форму электронного документа подлежат все исправленные и (или) измененные сведения записи акта гражданского состояния с учетом последних внесенных исправлений и (или) изменений в указанную запись акта гражданского состояния.

При конвертации (преобразовании) в форму электронного документа исправленных и (или) измененных сведений записи акта гражданского состояния, а также сведений об отметках, внесенных в запись акта гражданского состояния, подлежащих конвертации (преобразованию) в соответствии с перечнем сведений, формируется соответствующее внесенным исправлениям и (или) изменениям количество версий электронного документа, соответствующих датам внесения исправлений, и (или) изменений, и (или) отметок.

12. При конвертации (преобразовании) записей актов гражданского состояния в форму электронного документа используется русский язык.

В случае если запись акта гражданского состояния, конвертируемая (преобразуемая) в форму электронного документа, составлена на русском языке и написана транслитерацией букв русского алфавита буквами иного алфавита (в том числе латинского), при конвертации (преобразовании) в форму электронного документа указанной записи акта гражданского состояния используются буквы русского алфавита.

В конвертированной (преобразованной) в форму электронного документа записи акта гражданского состояния, написанной транслитерацией букв русского алфавита буквами иного алфавита, указываются сведения об алфавите, используемом при составлении записи акта гражданского состояния.

13. Запись акта гражданского состояния, конвертированная (преобразованная) в форму электронного документа, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя органа записи актов гражданского состояния или уполномоченного им работника органа записи актов гражданского состояния (далее - уполномоченный работник).

14. Конвертация (преобразование) в форму электронного документа записи акта гражданского состояния, за исключением конвертации (преобразования) в форму электронного документа записи акта гражданского состояния, выполняемой работником органа записи акта гражданского состояния с использованием федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, осуществляется обособленно и независимо друг от друга двумя разными физическими лицами, осуществляющими работы по переводу в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), путем ввода оператором сведений записи акта гражданского состояния в соответствии с перечнем сведений и последующей сверки результатов такого ввода уполномоченным работником.

По решению субъекта Российской Федерации или г. Байконура в качестве результатов ввода оператором сведений записи актов гражданского состояния могут быть использованы соответствующие сведения записей актов гражданского состояния, переведенные в электронную форму до 1 января 2017 г.

15. С целью оптимизации процесса сверки результатов ввода оператором сведений записи акта гражданского состояния, конвертируемой (преобразуемой) в форму электронного документа, средства информационной системы уполномоченного органа власти субъекта Российской Федерации или администрации г. Байконура должны обеспечивать:

а) автоматическую процедуру верификации двух результатов ввода оператором сведений соответствующей записи акта гражданского состояния (далее - процедура верификации);

б) удобный интерфейс и возможность просмотра уполномоченным работником результатов процедуры верификации;

в) автоматическую процедуру формирования листа итоговых результатов процедуры верификации.

16. При переводе в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) применяются справочники, разрабатываемые Министерством финансов Российской Федерации совместно с Министерством юстиции Российской Федерации и Федеральной налоговой службой и размещаемые Министерством финансов Российской Федерации на своем официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - справочники).

В случае несоответствия написания сведений записи акта гражданского состояния соответствующим значениям справочников при конвертации (преобразовании) записи акта гражданского состояния в форму электронного документа указываются как сведения в соответствии с написанием в записи акта гражданского состояния, так и соответствующие им значения справочников.

Уполномоченные органы власти субъектов Российской Федерации, администрация г. Байконура, органы записи актов гражданского состояния по согласованию с соответствующими уполномоченными органами власти субъектов Российской Федерации и администрацией г. Байконура вправе направить в Министерство финансов Российской Федерации предложения о внесении изменений в справочники, используемые при конвертации (преобразовании) записи акта гражданского состояния в форму электронного документа, которые подлежат рассмотрению в Министерстве финансов Российской Федерации в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня получения.

Перечень справочников, используемых при переводе в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), указывается в требованиях к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа.

17. При положительном результате сверки, указанной в пункте 14 настоящих Правил, запись акта гражданского состояния, конвертированная (преобразованная) в форму электронного документа, подписывается уполномоченным работником в соответствии с пунктом 13 настоящих Правил.

При отрицательном результате сверки, указанной в пункте 14 настоящих Правил, осуществляются работы по повторной конвертации (преобразованию) в форму электронного документа записи акта гражданского состояния в соответствии с пунктом 14 настоящих Правил. Результаты ввода оператором сведений записи акта гражданского состояния, конвертируемой (преобразуемой) в форму электронного документа, по которым получен отрицательный результат сверки, не подлежат хранению после их просмотра уполномоченным работником.

18. Копии записей актов гражданского состояния, конвертированных (преобразованных) в форму электронного документа в соответствии с требованиями к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, подлежат начиная с 1 октября 2018 г. представлению уполномоченным органом власти субъекта Российской Федерации или администрацией г. Байконура в Федеральную налоговую службу.

Записи актов гражданского состояния, конвертированные (преобразованные) в форму электронного документа с использованием федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, не подлежат представлению уполномоченным органом власти субъекта Российской Федерации или администрацией г. Байконура в Федеральную налоговую службу.

19. В целях подтверждения выполнения субъектом Российской Федерации и г. Байконуром технологических мероприятий, обеспечивающих соблюдение требований к форматам сведений, включаемых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, при организации работ по переводу в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), уполномоченный орган власти субъекта Российской Федерации и администрация г. Байконура не позднее 1 сентября 2018 г. направляет для проверки из каждой информационной системы, используемой в субъекте Российской Федерации и г. Байконуре, не менее 50 копий записей актов гражданского состояния каждого вида акта гражданского состояния, конвертированных (преобразованных) в форму электронного документа в соответствии с требованиями к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, в Федеральную налоговую службу. В случае прохождения проверки соблюдения требований к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, Федеральная налоговая служба направляет в адрес уполномоченного органа власти субъекта Российской Федерации и администрации г. Байконура протокол о соблюдении требований к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа.

В случае отрицательного результата проверки Федеральная налоговая служба направляет в уполномоченный орган власти субъекта Российской Федерации и администрацию г. Байконура протокол, содержащий перечень выявленных несоответствий. В указанном случае уполномоченный орган власти субъекта Российской Федерации или администрация г. Байконура в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня получения такого протокола, осуществляет исправление выявленных несоответствий и повторно направляет в Федеральную налоговую службу на проверку копии записей актов гражданского состояния, конвертированных (преобразованных) в форму электронного документа.

20. Мониторинг хода выполнения работ по переводу в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) осуществляется на основании отчетности, представляемой субъектами Российской Федерации и г. Байконуром в рамках осуществления расходов бюджетов субъектов Российской Федерации и г. Байконура, связанных с выполнением федеральных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния, и статистической отчетности Министерства юстиции Российской Федерации о государственной регистрации актов гражданского состояния.