VI. Порядок учета, хранения, пересылки и передачи в архив личных дел сотрудников

VI. Порядок учета, хранения, пересылки и передачи в архив

личных дел сотрудников

40. Личные дела подлежат регистрации не позднее пятидневного срока с момента издания приказа о назначении на должность.

41. Личные дела сотрудников хранятся в специально оборудованном помещении (архиве) в сейфе или металлическом шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения, несанкционированного использования, либо иных негативных факторов, влияющих на сохранность и целостность.

42. Учет и хранение личных дел сотрудников ведется по журналу учета и регистрации личных дел сотрудников (приложение N 11 к Положению). Количество номеров в нем должно соответствовать количеству личных дел, подлежащих хранению. Номер, под которым учтено личное дело, проставляется на лицевой части и корешке обложки личного дела, а также в служебной карточке сотрудника. Личные дела хранятся по порядку номеров.

43. Учет личных дел ведется:

43.1. в центральном аппарате МЧС России Департаментом кадровой политики МЧС России в отношении сотрудников, проходящих службу в центральном аппарате МЧС России;

43.2. в кадровых подразделениях территориальных органов МЧС России в отношении сотрудников, проходящих службу в соответствующих территориальных органах МЧС России;

43.3. в кадровых подразделениях учреждений и организаций МЧС России в отношении сотрудников, проходящих службу в соответствующих учреждениях и организациях МЧС России.

44. В кадровых подразделениях, где на хранении находится свыше 500 личных дел, могут вестись алфавитные карточки личных дел (приложение N 12 к Положению).

45. Инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в журнале учета и регистрации личных дел) производится не реже одного раза в год, о чем составляется соответствующий акт.

46. Выдача (пересылка) личных дел для временного пользования производится на основании запроса на личное дело по контрольной карточке личного дела, находящейся в каждом личном деле, в которой расписывается получатель или указываются регистрационные реквизиты письма о направлении личного дела.

46.1. Выдача (пересылка) личных дел в федеральные органы исполнительной власти других ведомств не производится, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации. В них при необходимости (по запросу) направляются выписки (иные официальные подтверждающие документы).

47. При откомандировании сотрудника к новому месту службы его личное дело высылается к новому месту службы в срок не позднее 5 суток со дня издания приказа об откомандировании. В журнале учета и регистрации личных дел делается соответствующая запись с указанием реквизитов письма, с которым было выслано личное дело.

48. Передача в архив и хранение личных дел сотрудников, уволенных со службы, осуществляется в центральном аппарате МЧС России, территориальных органах МЧС России, учреждениях и организациях МЧС России в соответствии с нормативными правовыми актами МЧС России.