V. Порядок ведения личного дела сотрудника

20. Личное дело состоит из шести частей. Каждая часть личного дела является его неотъемлемой частью.

20.1. Первая, вторая и третья части личного дела вшиваются в основную папку личного дела.

20.2. Четвертая, пятая и шестая части личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела.

21. Документы, приобщаемые к шестой части личного дела, могут храниться в отдельной папке с присвоением номера, аналогичного номеру личного дела.

22. Каждая часть личного дела должна содержать опись приобщаемых документов (приложение N 6 к Положению).

23. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну и подлежащие засекречиванию, в личное дело не приобщаются и хранятся с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о государственной тайне <4>.

--------------------------------

<4> Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 15, ст. 1768; 1997, N 41, стр. 8220 - 8235, ст. 4673; 2002, N 52 (ч. 2), ст. 5288; 2003, N 6, ст. 549, N 27 (ч. 1), ст. 2700, N 46 (ч. 2), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055, ст. 6079; 2009, N 29, ст. 3617; 2010, N 47, ст. 6033; 2011, N 30 (ч. 1), ст. 4590, ст. 4596, N 46, ст. 6407; 2013, N 51, ст. 6697; 2015, N 10, ст. 1393).

24. Сотрудник имеет право на ознакомление с отзывами о его служебной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов, и материалов по его просьбе, выраженной в письменной форме.

25. Ознакомление сотрудника с материалами его личного дела проводится в помещении кадрового подразделения и в присутствии лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных.

26. Ознакомление с материалами личного дела третьих лиц не допускается без согласия сотрудника, выраженного в письменной форме, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

В случае ознакомления с личным делом третьих лиц, отметка об ознакомлении делается в контрольной карточке личного дела (приложение N 7 к Положению).

27. В первой части личного дела хранятся: послужной список (приложение N 8 к Положению) и документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды, в том числе в льготном исчислении.

27.1. В послужном списке личного дела содержатся сведения о прохождении службы и иной трудовой деятельности сотрудника, на основании которых производится подсчет стажа службы (выслуги лет) для выплаты ежемесячной надбавки к окладу месячного денежного содержания за стаж службы (выслугу лет) и назначении пенсии.

27.2. Лицо, непосредственно осуществляющее обработку персональных данных, в кадровом подразделении составляет послужной список на основании паспортных данных, военного билета, трудовой книжки, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, приказов по личному составу, свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, документов об окончании образовательных организаций, свидетельств о повышении квалификации в пятидневный срок с момента издания приказа о назначении.

27.3. Составленные послужные списки необходимо вести на протяжении всей службы в федеральной противопожарной службе Государственной противопожарной службы (далее - федеральная противопожарная служба).

27.4. Записи в послужном списке делаются шариковой ручкой (с наполнением черного, синего или фиолетового цвета) в именительном падеже, разборчиво, аккуратно, без сокращений (кроме общепринятых). Для внесения записей в послужной список допускается использовать штампы. Отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым. Первоначальное заполнение послужного списка допускается на печатных устройствах с использованием средств вычислительной техники.

27.5. В случае внесения ошибочных записей (либо части записи) подчистки не допускаются. При этом ошибочная запись аккуратно зачеркивается, правильная запись взамен ошибочной вносится в послужной список и подтверждается записью "исправленному верить". Каждое исправление в личном деле заверяется подписью руководителя кадрового подразделения и печатью.

27.6. Вклейка в послужной список личного дела страниц с любыми записями, а также иных документов, кроме добавления в установленном порядке в личное дело страниц (листов) личного дела, запрещается.

27.7. Внесение в послужной список сведений, не предусмотренных его формой, запрещается.

27.8. Сотрудник должен быть ознакомлен с составленным послужным списком под роспись (для подтверждения правильности внесенных в него записей) кадровым подразделением. После ознакомления сотрудника послужной список заверяется руководителем кадрового подразделения и печатью.

27.9. Последующее ознакомление сотрудника с записями в послужном списке осуществляется под роспись не реже одного раза в пять лет, а также перед убытием к новому месту службы и перед представлением к увольнению из федеральной противопожарной службы.

27.10. При составлении и ведении послужного списка необходимо руководствоваться следующим:

27.10.1. На первой странице послужного списка отображаются сведения о фамилии, имени, отчестве (последнее - при наличии) сотрудника (в том числе сведений об их перемене, с указанием реквизитов соответствующих свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния), жетоне с личным номером и отметке о его получении, а также номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (отображается под личным номером сотрудника), сведения о присвоении специальных званий, а также сведения о включении сотрудника в кадровый резерв.

Сведения о включении сотрудника в кадровый резерв (вид кадрового резерва, дата включения и исключения из кадрового резерва) в личных делах, оформленных до вступления в силу настоящего Положения, отражаются на первой странице послужного списка.

27.10.2. В разделы с 1 по 8 послужного списка вносятся сведения в соответствии с наименованием соответствующего раздела, в том числе о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации <5> (далее - дактилоскопическая регистрация).

--------------------------------

<5> Федеральный закон от 25 июля 1998 г. N 128-ФЗ "О государственной дактилоскопической регистрации в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3806; 2001, N 11, ст. 1002; 2002, N 30, ст. 3032, ст. 3033; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; 2004, N 18, ст. 1687, N 27, ст. 2711; 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3420; 2007, N 24, ст. 2832; 2008, N 19, ст. 2094, N 52 (ч. 1), ст. 6227, ст. 6235; 2009, N 1, ст. 30; 2010, N 21, ст. 2524; 2011, N 1, ст. 16, N 27, ст. 3867; 2013, N 19, ст. 2326; 2014, N 23, ст. 2930, N 48, ст. 6638; 2016, N 27 (ч. 1), ст. 4160, (ч. 2), ст. 4238).

27.10.3. Сведения о прохождении дактилоскопической регистрации в личных делах, оформленных до вступления в силу настоящего Положения, отражаются на первой странице послужного списка.

27.10.4. В раздел 9 вносятся сведения о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, в том числе о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации.

27.10.5. Основанием для внесения записей в раздел 9 являются сведения, содержащиеся в трудовой книжке. Подтверждение отдельных периодов трудовой деятельности может производиться на основании справок в соответствии с законодательством Российской Федерации.

27.10.6. В разделе 10 в хронологическом порядке производится запись сведений о прохождении службы в Вооруженных Силах Российской Федерации, органах внутренних дел и внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Федеральной службе охраны Российской Федерации, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Службе внешней разведки Российской Федерации, Федеральном агентстве правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации и иной государственной службы.

27.10.7. Основанием для внесения записей в раздел 10 являются сведения из указов и распоряжений Президента Российской Федерации, соответствующих приказов по личному составу, документов воинского учета и материалов по продлению срока службы. Напротив каждого периода службы делается запись с указанием реквизитов приказа органа, его издавшего.

27.10.8. При увольнении сотрудника со службы записи, произведенные в разделе 10, заверяются подписью руководителя кадрового подразделения и печатью.

27.10.9. В исключительных случаях, когда отсутствуют архивные документы и невозможно установить номера и даты приказов о назначении, перемещении или увольнении сотрудников, отдельные периоды их службы могут быть подтверждены следующими документами: аттестациями, служебными характеристиками, представлениями к награждению, присвоению специальных и воинских званий, предписаниями, справками воинских частей, учреждений и архивов, а также на основании документов воинского учета, служебного удостоверения, денежного и вещевого аттестатов и устаревших послужных списков.

При использовании письменных подтверждений бывших сослуживцев необходимо предварительно (путем просмотра их личных дел, личных бесед) убедиться, что они в указываемый период действительно совместно служили с сотрудником, службу которого необходимо подтвердить.

После всестороннего анализа и сопоставления всех собранных документов (в том числе и свидетельских показаний) в кадровом подразделении составляется мотивированное заключение о подтверждении службы с указанием наименований документов и содержащихся в них конкретных сведений, свидетельствующих о пребывании сотрудника на службе в тот или иной период.

Подтверждаемый период службы оформляется приказом по личному составу с одновременным утверждением заключения соответствующим уполномоченным руководителем.

27.10.10. При наличии периодов службы в иных федеральных органах исполнительной власти в разделе 10 производится краткая запись на основании заверенной копии послужного списка. Копия послужного списка приобщается к четвертой части личного дела.

27.10.11. В целях качественного оформления и ведения личных дел необходимо предусматривать раздел 10 в объеме не менее восьми страниц.

27.10.12. В разделе 11 фиксируются результаты аттестации сотрудника. Результаты, выводы и рекомендации аттестационной комиссии записываются в строгом соответствии с протоколом аттестационной комиссии.

27.10.13. В раздел 12 вносятся сведения о присвоении квалификационных званий. Сведения о присвоении квалификационных званий в личных делах, оформленных до вступления в силу настоящего Положения, отражаются в разделе 10.

27.10.14. В раздел 13 вносятся сведения о присвоенных спортивных разрядах и званиях. Сведения о присвоенных спортивных разрядах и званиях в личных делах, оформленных до вступления в силу настоящего Положения, не отражаются.

27.10.15. В раздел 14 в хронологическом порядке вносятся сведения о периодах службы, в течение которых сотрудник принимал участие в боевых действиях или выполнял служебные обязанности в условиях чрезвычайного положения, в том числе в период срочной службы по призыву, а также другой службы, подлежащей зачету в стаж службы (выслугу лет) для назначения пенсии на льготных условиях.

Внесение сведений производится на основании документов, подтверждающих непосредственное участие в боевых действиях, выданных органами военного управления, в том числе органами военного управления, являющимися правопреемниками органов военного управления Министерства обороны СССР, выписок из приказов соответствующих командиров (начальников) воинских частей, штабов, оперативных и иных групп, подтверждающих периоды службы, в течение которых сотрудник принимал участие в боевых действиях или выполнял служебные обязанности в условиях чрезвычайного положения.

Сведения о времени, в течение которого сотрудник находился в зоне боевых действий или выполнял служебные обязанности в условиях чрезвычайного положения, вносятся на основании приказа о зачете этого срока в стаж службы (выслугу лет) для назначения пенсии на льготных условиях, указываются номер и дата соответствующего приказа, а также наименование органа, издавшего его.

Записи, произведенные в разделе 14, заверяются подписью руководителя кадрового подразделения и печатью.

27.10.16. В разделе 15 указываются сведения о ранениях и травмах, полученных сотрудником в ходе исполнения им служебных обязанностей. Учитываются травмы и ранения, в результате которых произошла временная или стойкая утрата трудоспособности. Характер и обстоятельства ранения или травмы указываются на основании сведений, содержащихся в документах, выданных медицинскими организациями.

27.10.17. В раздел 16 послужного списка на основании документов, содержащих решение органа, произведшего награждение (поощрение), вносятся сведения о награждении государственными наградами и ведомственными знаками отличия, в том числе присвоении почетных званий.

В целях качественного оформления и ведения личных дел необходимо предусматривать раздел 16 в объеме не менее четырех страниц.

27.10.18. В разделе 17 указываются сведения о дисциплинарных взысканиях, объявленных приказами.

27.10.19. В раздел 18 вносятся сведения о выездах за пределы территории Российской Федерации в период пребывания в служебной командировке.

27.10.20. В разделе 19 указываются фамилии, имена, отчества (последнее - при наличии) и место жительства родителей (опекунов) сотрудника.

27.10.21. В раздел 20 вносятся сведения о семейном положении сотрудника, данные о супруге, детях (в том числе усыновленных и тех, на которых выплачиваются алименты) и лиц, состоящих на его (ее) иждивении.

Запись сведений о семейном положении (в том числе усыновлении, расторжении брака, рождении детей, смерти членов семьи и находящихся на иждивении) производится только на основании соответствующих свидетельств, выдаваемых органами записи гражданского состояния, либо решений судебных органов.

27.10.22. В разделе 21 указываются адрес места жительства сотрудника в соответствии с документом, удостоверяющим его личность и (или) адрес фактического проживания.

27.10.23. Заполнение указанного раздела осуществляется черным графическим карандашом.

28. Во второй части личного дела учитываются следующие документы: заявление о приеме на службу в федеральную противопожарную службу, заключение о приеме на службу в федеральную противопожарную службу, документы о прохождении испытательного срока, контракт о службе в федеральной противопожарной службе, представления к присвоению специальных званий, наградные листы, аттестации, служебные характеристики, выписки из приказов о назначении, откомандировании и увольнении, копии документов о прохождении стажировок и иные документы, связанные с прохождением службы.

Документы, хранящиеся во второй части личного дела, подшиваются в хронологическом порядке.

29. В третьей части личного дела учитываются следующие документы: заявление о рассмотрении документов с целью изучения возможности приема на службу в федеральную противопожарную службу, анкета, автобиография (написанная от руки, в том числе и машинописная), а также иные документы, связанные с изучением возможности приема кандидата на службу в федеральную противопожарную службу (кроме тех, которые указаны в пятой части), заключение военно-врачебной комиссии об установлении категории годности к службе, результаты психофизиологического обследования, обязательство сотрудника о неразглашении сведений, ставших известными ему при исполнении служебных обязанностей, подписанный сотрудником бланк с текстом присяги, копия свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговый орган, копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, копии документов об окончании образовательных организаций, копии свидетельств о повышении квалификации, согласие на обработку персональных данных.

Документы, хранящиеся в третьей части личного дела, подшиваются в хронологическом порядке.

29.1. Анкета и автобиография оформляются кандидатом для приема на службу в систему МЧС России собственноручно. Печатный вариант автобиографии формируется лицом, непосредственно осуществляющим обработку персональных данных. Документы, указанные в настоящем абзаце, приобщаются к третьей части личного дела.

29.2. В случае изменения личных данных, изложенных в анкете и автобиографии (вступление в брак, изменение фамилии, рождение ребенка), сотрудник в десятидневный срок сообщает об этом рапортом в кадровое подразделение по месту прохождения службы, приложив к нему копии подтверждающих документов, которые приобщаются к третьей части личного дела.

29.3. Переоформление автобиографии осуществляется не реже одного раза в пять лет.

30. В четвертой части личного дела содержатся следующие документы: архивные документы (устаревшие анкеты, автобиографии, документы, связанные с прохождением службы), копия послужного списка личного дела военнослужащего, проходившего службу по контракту, копия паспорта, копии документов воинского учета - для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу, копии документов медицинских организаций, подтверждающих сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных сотрудником при выполнении им служебных обязанностей, копии заключений по результатам служебных проверок в отношении сотрудника (если факты нарушения законности и служебной дисциплины не подтвердились, копии соответствующих заключений к документам личного дела не приобщаются).

31. В пятой части личного дела содержатся следующие документы: план проведения проверки по учетам и месту жительства, материалы проверок кандидата по учетам органов внутренних дел, его жены (мужа) и их детей, а также проверок органами внутренних дел по месту жительства и заключение проверки (дополнительной проверки) кандидата по учетам органов внутренних дел и месту жительства.

32. В шестой части личного дела содержатся следующие документы: подлинники справок о доходах (расходах), об имуществе и обязательствах имущественного характера <6>.

--------------------------------

<6> Указ Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 559 "О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 21, ст. 2544; 2010, N 3, ст. 274; 2012, N 12, ст. 1391; 2013, N 14, ст. 1670, N 40 (ч. 3), ст. 5044, N 49 (ч. 7), ст. 6399; 2014, N 26 (ч. 2), ст. 3518, ст. 3520; 2015, N 10, ст. 1506, N 29 (ч. 2), ст. 4477).

33. Копии документов, приобщенные к личному делу, заверяются лицами, непосредственно осуществляющими обработку персональных данных, и используются в повседневной деятельности только для внутреннего пользования.

34. Приобщаемые к личному делу документы подшиваются в него прочными нитками (в три (четыре) прокола) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке документов к подшивке в личное дело металлические скрепления (скобы, скрепки) удаляются.

35. Документы, приобщенные к личному делу, нумеруются арабскими цифрами в возрастающем порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом в соответствующей части личного дела по мере поступления. Каждый документ учитывается в описи соответствующей части личного дела с указанием его наименования, номеров листов, даты приобщения к документам личного дела и подписи лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных.

36. На второй внутренней стороне обложки подклеивается конверт (приложение N 9 к Положению), в котором хранятся трудовая книжка и устаревшие фотографии. Конверт снабжается бланком описи для регистрации хранящихся в нем документов.

37. Отметки о наличии в личном деле четвертой, пятой и шестой частей личного дела вносятся в специальный бланк (приложение N 10 к Положению), который подклеивается под конвертом.

38. На оборотной стороне титульной обложки личного дела должна быть фотография в цветном или черно-белом исполнении размером 9 x 12 см на светлом однотонном фоне с четким изображением лица строго в анфас без головного убора, в установленной повседневной форме одежды (китель (жакет) шерстяной серо-синего цвета, рубашка (блузка) с галстуком (галстуком-бантом) серо-синего цвета). Знаки различия на погонах должны быть отчетливо видны и соответствовать специальному званию. На оборотной стороне фотографии записываются специальное звание, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) сотрудника, которые подписываются лицом, непосредственно осуществляющим обработку персональных данных, и заверяются печатью кадрового подразделения.

39. В случае увольнения сотрудника из федеральной противопожарной службы ему выдается трудовая книжка, заполненная в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации.