III. Документы учета персональных данных сотрудника

9. Документами учета персональных данных сотрудника являются:

9.1. личное дело сотрудника (далее - личное дело) (приложение N 2 к Положению);

9.2. служебная карточка (приложение N 3 к Положению);

9.3. справка-объективка (приложение N 4 к Положению);

9.4. штатно-должностная книга (приложение N 5 к Положению).

10. Ведение и хранение документов учета персональных данных сотрудников осуществляется лицом, непосредственно осуществляющим обработку персональных данных, в помещении кадрового подразделения центрального аппарата МЧС России, территориального органа МЧС России, учреждения и организации МЧС России в соответствии с требованиями к обработке персональных данных, установленными законодательством Российской Федерации.

11. Документы учета персональных данных сотрудников ведутся на бумажных носителях, в том числе в электронном виде с использованием средств вычислительной техники.

12. При заполнении документов учета персональных данных сотрудников не допускается сокращение фамилий, имен, отчеств (последнее - при наличии), названий регионов, населенных пунктов, улиц, органов, учреждений и организаций, за исключением случаев, если они носят общепринятый характер и интерпретируются однозначно.

13. Уничтожение документов учета персональных данных сотрудника, указанных в подпунктах 9.1 - 9.4 пункта 9 настоящего Положения, осуществляется в соответствии с пунктами 17 - 19 настоящего Положения.

14. Служебная карточка предназначена в отсутствие личного дела обеспечить получение основных данных о прохождении службы (трудовой деятельности), а также иных биографических данных.

Первоначальное заполнение служебной карточки осуществляется с использованием средств вычислительной техники, последующее ведение записей допускается от руки шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета).

Ведение (актуализация данных) служебной карточки осуществляется в случае выдачи (пересылки) личного дела для временного пользования.

Хранение служебной карточки осуществляется в картотеке в алфавитном порядке на бумажном носителе, а также в электронном виде.

15. Справка-объективка предназначена для оперативного получения персональных данных. Формируется с момента назначения сотрудника на должность и ведется до момента его увольнения.

Справка-объективка формируется и ведется на печатных устройствах с использованием средств вычислительной техники и может храниться как в электронном виде, так и на бумажном носителе (в картотеке).

Операторы обработки персональных данных <3> (далее - операторы) вправе запрашивать справки-объективки сотрудников, проходящих службу в подчиненных им учреждениях и организациях МЧС России.

--------------------------------

<3> Оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными (Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных").

16. Штатно-должностная книга предназначена для оперативного контроля над укомплектованностью штатных должностей сотрудников, а также качественным составом кадров.

Штатно-должностная книга должна быть прошита, пронумерована и иметь инвентарный номер. Штатно-должностная книга изготавливается в виде книги, состоящей из отдельных листов в виде карточек на плотной бумаге.

Ведение штатно-должностной книги осуществляется чернографитным карандашом.

Допускается дополнительное ведение штатно-должностной книги в электронном виде с использованием средств вычислительной техники.

Уничтожение штатно-должностной книги осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами МЧС России по делопроизводству.