4.15. Работа исполнителей со служебными документами

4.15.1. Организация работы по исполнению документов в структурных подразделениях Судебного департамента осуществляется на основании поручений (указаний) Генерального директора Судебного департамента, его заместителей, руководителя структурного подразделения.

4.15.2. Подразделение-исполнитель получает документы в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день, срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

4.15.3. Документы, поступившие в структурное подразделение с указаниями по исполнению (резолюцией) от руководства Судебного департамента, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

4.15.4. Руководители структурных подразделений Судебного департамента обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления.

При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Срочные документы рассматриваются немедленно.

4.15.5. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день с поручением (резолюцией) руководителя структурного подразделения.

4.15.6. Специалисты структурных подразделений Судебного департамента в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Судебном департаменте;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку документа к рассылке;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

4.15.7. Исполненные и представленные на подпись документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, начальника отдела, соисполнителей, заместителей Генерального директора Судебного департамента по курируемым направлениям деятельности и др.). К ним в обязательном порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке (с докладными записками о переносе сроков исполнения поручения и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа).

4.15.8. В том случае, если исходящее письмо является ответом на обращение (запрос), исполнитель указывает номер и дату документа, на который подготовлен ответ.

4.15.9. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет исполнитель. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, который утверждается руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, или его заместителем и согласовывается с Управлением делами.

Список рассылки прилагается к визовому экземпляру, который вместе с подлинным экземпляром подшивается в соответствующее дело.

4.15.10. На визовом экземпляре письма реквизиты бланка не воспроизводятся, на месте бланка проставляется дата подписания и регистрационный номер, а подпись должностного лица, подписавшего документ, заверяется исполнителем документа или его непосредственным руководителем.

4.15.11. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело.

Все отметки оформляются на оборотной стороне последнего листа основного документа, визируются исполнителем, начальником соответствующего отдела, руководителем структурного подразделения с расшифровкой фамилии и проставлением даты. Списание документа в дело осуществляется руководителем структурного подразделения или его заместителем и заверяется подписью.

4.15.12. Списание в дело документа с резолюцией Генерального директора Судебного департамента, требующей доклада и/или направления ответа, без документального подтверждения исполнения поручения запрещается.

4.15.13. Если поручение дано нескольким исполнителям, то:

должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное отметкой "(отв.)", является ответственным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение, организует работу соисполнителей, осуществляет сбор всех материалов от них, подготовку итогового документа и согласование его с соисполнителями;

соисполнители до истечения половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю материалы, каждый - в своей части.

4.15.14. В случае возникновения разногласий при согласовании проекта итогового документа руководитель подразделения-ответственного исполнителя вправе созывать соисполнителей для выработки совместного решения.

4.15.15. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке.

Соисполнители несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

4.15.16. При необходимости изменения срока исполнения поручения ответственный исполнитель представляет на имя Генерального директора Судебного департамента или его заместителя докладную записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.

4.15.17. Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении, и заместителями Генерального директора Судебного департамента, осуществляющими координацию и контроль их деятельности.

4.15.18. Ответственный исполнитель документа осуществляет контроль за исполнением инициативных документов (запросов в федеральные государственные органы, проектов федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, запросов о представлении сведений от судов и органов Судебного департамента и др.), по которым ожидается получение ответа.

4.15.19. При отсутствии непосредственного исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) находящиеся у него на исполнении документы по решению его непосредственного руководителя или руководителя структурного подразделения отдела передаются другому работнику с обязательной отметкой в описи (приложение N 21 к Инструкции), а в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы - документы по акту приема-передачи передаются руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному работнику.

4.15.20. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов. С указанными материалами могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

4.15.21. Исполнение документов, адресованных Генеральному директору Судебного департамента и рассмотренных заместителями Генерального директора Судебного департамента в соответствии с утвержденным распределением обязанностей, осуществляется в порядке, установленном для документов, рассмотренных Генеральным директором Судебного департамента.

4.15.22. При работе с документами с пометкой "Для служебного пользования", обращениями и запросами граждан и организаций, государственными контрактами (договорами, соглашениями) исполнители руководствуются также положениями специальных нормативных актов Судебного департамента, регулирующих порядок работы с указанными документами.

4.15.23. В случае утраты служебного документа работник Судебного департамента обязан немедленно доложить об этом своему непосредственному руководителю.

Руководитель структурного подразделения письменно докладывает Генеральному директору Судебного департамента о факте утраты документа, информирует управляющего делами. На основании решения Генерального директора Судебного департамента в установленном порядке формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии с учетом предложений Управления делами докладывает Генеральному директору Судебного департамента результаты служебного расследования с необходимыми материалами, выводами для принятия окончательного решения.

На утраченные документы, издания и дела с пометкой составляется акт (приложение N 22 к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.