5.6. Составление описей дел по результатам экспертизы их ценности

5.6.1. Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Учет их ведется по номенклатуре дел.

5.6.2. Описи на дела постоянного хранения составляются в каждом структурном подразделении ежегодно под непосредственным методическим руководством Управления делами.

По этим описям документы сдаются в центральный архив Судебного департамента не позднее чем через три года после завершения дел в производстве.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки описи дел, которую готовит центральный архив Судебного департамента и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации (приложение N 34 к Инструкции).

5.6.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером);

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

5.6.4. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

5.6.5. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с управляющим делами и ответственным за центральный архив и утверждается руководителем структурного подразделения.

5.6.6. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в центральный архив Судебного департамента, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.