3.11. Подготовка и оформление внутренних документов

3.11.1. К внутренним документам Судебного департамента относятся:

докладные записки, справки, информации, заявки, представляемые Генеральному директору Судебного департамента;

служебные записки, представляемые заместителям Генерального директора или руководителям структурных подразделений.

3.11.2. Внутренние документы оформляются на стандартном листе бумаги (формата A4) без бланка и в обязательном порядке регистрируются:

подписанные руководителем структурного подразделения - в соответствующем структурном подразделении;

подписанные заместителем Генерального директора Судебного департамента - в Управлении делами.

3.11.3. Внутренние документы имеют следующий состав реквизитов:

наименование структурного подразделения (указывается в реквизите "Подпись");

наименование должности (указывается в реквизите "Подпись");

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

гриф ограничения доступа к документу (для внутренних документов, содержащих информацию ограниченного распространения);

адресат;

указания по исполнению документа (резолюция);

заголовок к тексту, если текст более 4 - 5 строк (при необходимости);

текст документа;

отметка о контроле (для документов, имеющих указания по исполнению, находящиеся на контроле);

отметка о приложении (для документов, имеющих приложения);

подпись;

отметка об электронной подписи (для электронных документов, подписанных электронной подписью);

виза;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

3.11.4. Согласование внутреннего документа осуществляется в порядке, установленном для служебных писем.

3.11.5. Внутренние документы оформляются в виде электронного документа или на бумажном носителе.

3.11.6. Внутренние документы, созданные на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота Судебного департамента после сканирования и создания их электронных копий.

3.11.7. Обмен внутренними документами между структурными подразделениями и должностными лицами Судебного департамента осуществляется через в систему электронного документооборота Судебного департамента.

3.11.8. Подлинник внутреннего документа на бумажном носителе хранится по месту его регистрации.

3.11.9. Подлинник внутреннего документа на бумажном носителе, имеющий указания по исполнению, передается ответственному исполнителю поручения.