4.16. Контроль за исполнением документов

4.16.1. Контроль за исполнением документов осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного их исполнения, укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности структурных подразделений и должностных лиц Судебного департамента.

Контроль включает в себя сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения документов, доведение этой информации до соответствующих должностных лиц, принятие необходимых мер по своевременному и качественному исполнению документов.

4.16.2. Управление делами осуществляет методическое сопровождение деятельности по контролю за исполнением документов в Судебном департаменте.

4.16.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения к определенным руководством Судебного департамента срокам.

4.16.4. В ходе контроля за исполнением документов осуществляется:

постановка документа на контроль и внесение сведений о контроле в регистрационно-контрольную карточку документа в системе электронного документооборота Судебного департамента;

направление исполнителям информации о контрольных поручениях с истекающим сроком исполнения (предупредительный контроль);

продление срока исполнения в соответствии с решением Генерального директора Судебного департамента или его заместителя;

снятие исполненного документа с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

4.16.5. Контролю в Управлении делами подлежат:

поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации; постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации;

поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение приказов, распоряжений и поручений Председателя Верховного Суда Российской Федерации и его заместителей, Президиума Верховного Суда Российской Федерации;

поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение постановлений Всероссийского съезда судей, Совета судей Российской Федерации и его Президиума; поручений председателей Совета судей Российской Федерации, Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации и Высшей экзаменационной комиссии по приему квалификационного экзамена на должность судьи;

поручения (резолюции) Генерального директора по рассмотренным им служебным документам с указанием конкретных сроков исполнения;

поручения (резолюции) заместителей Генерального директора Судебного департамента с указанием конкретных сроков исполнения по документам, адресованным Генеральному директору Судебного департамента и рассмотренным ими в соответствии с утвержденным распределением обязанностей;

поручения Генерального директора Судебного департамента, оформленные в виде отдельного документа с конкретными сроками исполнения;

приказы и распоряжения Судебного департамента, контроль за исполнением которых Генеральный директор Судебного департамента оставил за собой, содержащие распорядительные действия с конкретными сроками исполнения;

решения коллегии Судебного департамента;

решения оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента;

планы работы Судебного департамента (основных организационных мероприятий; работы коллегии; проведения оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента; комплексных, целевых и контрольных проверок органов Судебного департамента; иные планы по указанию Генерального директора Судебного департамента);

обращения и запросы граждан и организаций.

4.16.6. Контроль за исполнением обращений и запросов граждан и организаций осуществляется работниками Управления делами, уполномоченными на работу с обращениями и запросами граждан и организаций в порядке, установленном специальным нормативным актом Судебного департамента.

4.16.7. Контроль за исполнением документов осуществляется с использованием системы электронного документооборота Судебного департамента.

4.16.8. Поручения (приказы, распоряжения, планы, решения) с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Срок исполнения входящего документа устанавливается в поручении (резолюции) к нему.

4.16.9. Если срок исполнения поручением (приказом, распоряжением, планом, решением) не определен, то документ подлежит исполнению в месячный срок, считая от даты подписания поручения до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца.

Если последний день срока исполнения поручения (приказа, распоряжения, плана, решения) приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению в предшествующий нерабочему дню рабочий день.

4.16.10. Документы с поручением (резолюцией), содержащим указание "срочно" исполняются в 3-дневный срок.

4.16.11. Документы с поручением (резолюцией), содержащим указание "оперативно" или пометку "К", исполняются в 10-дневный срок.

4.16.12. Конкретные сроки исполнения документов устанавливаются, и исполнение документов осуществляется с учетом следующих правил:

4.16.12.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, распорядительных и внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа;

поступивших из других государственных органов, организаций - с даты их поступления.

4.16.12.2. Конечная дата исполнения документа определяется должностным лицом, его рассмотревшим, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Конечная дата исполнения документа указывается в резолюции или определяется по тексту документа.

4.16.12.3. Поручения Генерального директора Судебного департамента по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями исполняются в течение 15 дней, а с согласованием - 30 дней.

4.16.12.4. Запросы и поручения вышестоящих органов исполняются в 10-дневный срок со дня регистрации в Судебном департаменте.

4.16.12.5. Ответ на парламентский запрос Государственной Думы или Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации должен быть дан не позднее, чем в 15-дневный срок, ответ на запрос или обращение члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы - не позднее чем в 30-дневный срок со дня поступления его в Судебный департамент (если не установлен иной срок).

Если запрос или обращение требуют дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор запроса должен быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента поступления обращения в Судебный департамент.

4.16.12.6. В случае если Судебный департамент не является ответственным исполнителем поручения вышестоящего государственного органа, материалы, связанные с исполнением поручения, должны быть направлены ответственному исполнителю, готовящему итоговый документ до истечения первой половины установленного срока исполнения поручения.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения.

4.16.13. На входящих документах, контроль за исполнением которых осуществляется Управлением делами, проставляются штампы "Контроль. Срок исполнения", "Контроль продлен", "Снято с контроля".

4.16.14. Контроль за исполнением поручений (резолюций) заместителей Генерального директора Судебного департамента с указанием конкретных сроков исполнения по документам, адресованным Генеральному директору Судебного департамента и рассмотренным ими в соответствии с утвержденным распределением обязанностей, осуществляется в порядке, установленном для поручений Генерального директора Судебного департамента с конкретным сроком исполнения.

4.16.15. Контроль за исполнением поручений (резолюций) Генерального директора Судебного департамента с месячным сроком исполнения, поручений (резолюций) заместителей Генерального директора Судебного департамента осуществляется структурными подразделениями.

4.16.16. Сдача в Управление делами на хранение исполненных документов с месячным сроком исполнения осуществляется не позднее 10-дневного срока после завершения исполнения поручения Генерального директора Судебного департамента или его заместителя (представляется полный пакет материалов в хронологическом порядке: докладные записки о продлении срока исполнения, служебные записки структурных подразделений-соисполнителей, другие подготовленные документы).

4.16.17. Ведение учета хода исполнения приказа (распоряжения) Судебного департамента, контроль за исполнением которого, возложен на заместителя Генерального директора Судебного департамента, осуществляется структурным подразделением-исполнителем этого распорядительного документа.

4.16.18. Ведение учета хода исполнения приказа (распоряжения) Судебного департамента, контроль за исполнением которого возложен на руководителя структурного подразделения, осуществляется этим структурным подразделением.

4.16.19. Структурные подразделения осуществляют контроль за исполнением документов в соответствии со своей компетенцией под общим контролем Управления делами.

4.16.20. Докладные записки структурных подразделений, доложенные Генеральному директору Судебного департамента в установленном порядке через Управление делами и имеющие поручения с контрольным сроком исполнения, ставятся на контроль и передаются в структурные подразделения для доведения до исполнителей и исполнения.

4.16.21. Докладные записки структурных подразделений, доложенные Генеральному директору Судебного департамента минуя Управление делами и имеющие поручения с контрольным сроком исполнения, представляются в обязательном порядке в Управление делами для постановки на контроль поручений с контрольным сроком исполнения, после чего возвращаются в структурные подразделения, создавшие их для доведения до исполнителей и исполнения.

4.16.22. Докладные записки заместителей Генерального директора Судебного департамента, доложенные Генеральному директору Судебного департамента минуя Управление делами, передаются в обязательном порядке в Управление делами для учета результатов рассмотрения, постановки на контроль поручений с контрольным сроком исполнения и доведения до исполнителей.

4.16.23. В случае если исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель докладывает об этом должностному лицу, поручение которого исполняется с указанием причин невозможности исполнения поручения в установленный срок и обоснованным предложением нового срока исполнения.

4.16.24. Ответственный исполнитель докладывает о невозможности исполнения поручения в установленный срок немедленно после получения документа на исполнение, либо не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного срока, если выясняется невозможность его соблюдения.

4.16.25. Решение об изменении срока исполнения документа принимается должностным лицом, установившим этот срок, и оформляется одним из следующих способов:

внесением соответствующего изменения в распорядительный документ;

резолюцией на докладной записке о продлении срока исполнения документа;

внесением изменения в поручение (резолюцию) путем проставления нового срока исполнения и подписи с указанием даты принятия решения.

4.16.26. Заместители Генерального директора Судебного департамента в соответствии с утвержденным распределением обязанностей при наличии достаточных оснований вправе принимать решения о продлении сроков исполнения:

поручений (резолюций) Генерального директора Судебного департамента;

поручений, содержащихся в протоколах оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента;

мероприятий планов, утвержденных Генеральным директором Судебного департамента.

4.16.27. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в регистрационно-контрольную карточку документа в системе электронного документооборота Судебного департамента.

4.16.28. Непосредственный исполнитель документа или работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, должны незамедлительно представлять работнику Управления делами, уполномоченному на осуществление контроля для учета хода исполнения документа:

подлинник документа с поручением Генерального директора Судебного департамента;

все материалы, связанные с изменением срока исполнения документа.

4.16.29. Срок исполнения документа считается продленным после того, как Управлением делами внесены соответствующие сведения в регистрационно-контрольную карточку и на исполняемом документе проставлен штамп "Контроль продлен".

4.16.30. Если контрольный документ не исполнен в установленный срок, то он принимается Управлением делами для доклада Генеральному директору Судебного департамента только при наличии объяснительной записки руководителя структурного подразделения-ответственного исполнителя с указанием причин нарушения срока исполнения или докладывается руководителем этого структурного подразделения лично Генеральному директору Судебного департамента с обязательным информированием Управления делами.

4.16.31. Сведения о результатах исполнения документа и снятии его с контроля вносятся в регистрационно-контрольную карточку документа в системе электронного документооборота Судебного департамента.

4.16.32. Непосредственный исполнитель документа или работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, должны незамедлительно представлять работнику Управления делами, уполномоченному на осуществление контроля для учета результатов исполнения документа:

подлинник документа с поручением Генерального директора Судебного департамента;

все материалы, связанные с исполнением документа в хронологическом порядке, в том числе докладные записки о продлении срока исполнения и служебные записки структурных подразделений-соисполнителей.

4.16.33. Документ считается снятым с контроля после того, как Управлением делами внесены соответствующие сведения в регистрационно-контрольную карточку и на исполненном документе проставлен штамп "Снято с контроля".

4.16.34. Если ответственным исполнителем не обеспечено своевременное представление в Управление делами информации и материалов для учета хода исполнения или результатов исполнения документа, документ считается не исполненным.

4.16.35. О нарушении сроков исполнения документов, находящихся на контроле, Управление делами докладывает Генеральному директору Судебного департамента для принятия соответствующих мер.

4.16.36. В случае неисполнения в установленный срок поручений Генерального директора Судебного департамента Управление делами:

докладывает Генеральному директору Судебного департамента о нарушении срока исполнения поручения не позднее дня, следующего за днем выявления нарушения;

немедленно докладывает Генеральному директору Судебного департамента о нарушении срока исполнения поручения с пометкой "срочно";

информирует о нарушении заместителя Генерального директора Судебного департамента, осуществляющего координацию и контроль деятельности структурного подразделения-ответственного исполнителя.

4.16.37. При осуществлении контроля за исполнением документов Управление делами взаимодействует с федеральными судами общей юрисдикции, федеральными арбитражными судами, структурными подразделениями, органами и учреждениями Судебного департамента и пользуется базой данных системы электронного документооборота Судебного департамента.

4.16.38. Работники Управления делами, уполномоченные на осуществление контроля, еженедельно (в четверг) направляют в структурные подразделения и должностным лицам Судебного департамента информацию о документах, находящихся на контроле в Управлении делами, срок исполнения которых истекает в следующие 10 дней.

4.16.39. Управление делами:

ежемесячно докладывает Генеральному директору Судебного департамента обобщенную информацию о результатах исполнения служебных документов в Судебном департаменте;

представляет Генеральному директору Судебного департамента один раз в полугодие обзор о состоянии исполнительской дисциплины в Судебном департаменте.

4.16.40. Контроль за исполнением документов в структурных подразделениях Судебного департамента осуществляется уполномоченными работниками этих подразделений с учетом правил, установленных в настоящем подразделе Инструкции.

4.16.41. Контроль за исполнением документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется в системе электронного документооборота Судебного департамента с использованием функции ограничения доступа к информации.

4.16.42. Контроль за исполнением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в порядке, установленном специальным нормативным актом Судебного департамента.