4.5. Порядок рассмотрения документов руководством Судебного департамента, руководителями структурных подразделений и доведения документов до исполнителей

4.5.1. Документы и иная корреспонденция, предназначенная для рассмотрения Генеральным директором Судебного департамента, докладывается ему управляющим делами.

4.5.2. Документы, предназначенные для заместителей Генерального директора, передаются им для рассмотрения Управлением делами через соответствующих работников, на которых возложены данные обязанности, по разносной книге.

4.5.3. Заместители Генерального директора Судебного департамента:

4.5.3.1. В соответствии с утвержденным распределением обязанностей рассматривают документы, адресованные Генеральному директору Судебного департамента, и принимают решения по их исполнению (направлению ответов, подготовке докладов и т.п.).

4.5.3.2. Докладывают Генеральному директору Судебного департамента о необходимости принятия решения непосредственно Генеральным директором Судебного департамента по документам, рассмотренным ими в соответствии с утвержденным распределением обязанностей.

4.5.4. Документы, предназначенные непосредственно в структурные подразделения, после их регистрации передаются Управлением делами в структурные подразделения для последующего исполнения по реестру (приложение N 16 к Инструкции) и представляются на рассмотрение руководителям структурных подразделений уполномоченными работниками этих подразделений.

4.5.5. Документы передаются на рассмотрение Генеральному директору Судебного департамента и его заместителям только после их регистрации.

4.5.6. В ходе рассмотрения документов Генеральный директор Судебного департамента и его заместители, руководители структурных подразделений дают поручения (указания) исполнителям в форме резолюции.

4.5.7. Резолюция оформляется на специальном бланке (приложение N 19 к Инструкции), прилагаемом к документу, либо непосредственно на свободном от текста месте документа и включает в себя:

фамилию и инициалы исполнителя в дательном падеже;

содержание поручения;

срок исполнения (при необходимости);

подпись автора резолюции;

дату резолюции.

В нижнем поле бланка резолюции указывается номер документа, к которому относится резолюция ("К вх. N...").

4.5.8. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное отметкой "(отв.)", является ответственным исполнителем данного поручения.

4.5.9. Если рассмотренный документ не требует исполнения, то на документе должностным лицом, рассмотревшим его, делается отметка об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

4.5.10. Рассмотренные Генеральным директором Судебного департамента и его заместителями документы возвращаются в Управление делами для внесения резолюций в регистрационно-контрольные карточки.

4.5.11. Рассмотренные руководителем структурного подразделения документы возвращаются работнику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для внесения резолюций в регистрационно-контрольные карточки.

4.5.12. Заместители Генерального директора Судебного департамента, руководители структурных подразделений могут оформлять резолюции в электронной форме к документам, включенным в систему электронного документооборота Судебного департамента, непосредственно в регистрационно-контрольной карточке документа.

4.5.13. После внесения резолюций в регистрационно-контрольные карточки, документы передаются в структурные подразделения для последующего исполнения по реестру (приложение N 16 к Инструкции).

4.5.14. В соответствии с резолюцией подлинник документа направляется ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии или электронные копии документов.

4.5.15. Изменение ответственного исполнителя осуществляется только руководителем, давшим поручение.

4.5.16. Передача подлинников входящих документов между структурными подразделениями Судебного департамента осуществляется только через Управление делами.

4.5.17. Рассмотренные документы передаются по назначению в течение рабочего дня, срочные документы в течение одного часа после их рассмотрения, а весьма срочные - немедленно.