4.8. Отправка документов

4.8.1. Отправка исходящих документов осуществляется в централизованном порядке через экспедицию Судебного департамента.

4.8.2. Исходящие документы сдаются на отправку в экспедицию по реестрам (приложение N 20 к Инструкции).

4.8.3. Работник экспедиции, принимающий документы на отправку, в присутствии работника, передающего документы на отправку, обязан проверить:

правильность оформления документа;

правильность адресования документа;

комплектность документа, в том числе наличие приложений;

соответствие количества экземпляров документа списку рассылки.

4.8.4. Экспедиция производит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и др.).

4.8.5. Документы, отправляемые по списку рассылки, принимаются только в подготовленном виде: они должны быть размножены и скреплены по экземплярам.

4.8.6. Копии распорядительных документов на бумажном носителе, передаваемые в экспедицию на отправку, в обязательном порядке должны иметь оттиск печати Управления делами.

4.8.7. Носители информации с документами в электронной форме принимаются экспедицией только с сопроводительным письмом и в упаковке, обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.

4.8.8. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или управляющего делами.

4.8.9. За принятые документы работник экспедиции расписывается в реестре с указанием количества документов, даты и времени приема.

4.8.10. Не прошедшие регистрацию, неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера на отправку не принимаются.

4.8.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

4.8.12. Документы, рассылаемые по списку рассылки в суды и органы Судебного департамента, отправляются фельдъегерской связью два раза в неделю (вторник и четверг).

4.8.13. Документы, направляемые в федеральные государственные органы, отправляются:

на бумажном носителе - фельдъегерской связью или нарочным (курьером);

в электронной форме - по системе межведомственного электронного документооборота.

4.8.14. Документы, направляемые в суды, органы и учреждения Судебного департамента, отправляются:

на бумажном носителе - фельдъегерской, специальной, почтовой связью или нарочным (курьером);

в электронной форме - по системе ведомственного электронного документооборота.

4.8.15. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель с учетом положений настоящей Инструкции.

4.8.16. Доставка срочных служебных документов в государственные органы и другие организации, находящиеся в г. Москве, осуществляется нарочными - работниками структурных подразделений-исполнителей документов.

4.8.17. Телеграммы, подписанные Генеральным директором Судебного департамента или его заместителями, сдаются в экспедицию для их последующей обработки и отправки через почтовое отделение связи.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными уполномоченным государственным органом.

4.8.18. Обработка документов осуществляется экспедицией:

для отправки почтовой связью - в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными уполномоченным государственным органом;

для отправки телеграфной связью - в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными уполномоченным государственным органом.

4.8.19. В целях установления единого порядка обработки отправляемой корреспонденции управляющим делами может утверждаться инструкция для работников экспедиции о порядке обработки отправляемой корреспонденции.