4.17. Особенности работы с электронными документами

4.17.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Судебного департамента.

В систему электронного документооборота Судебного департамента включаются:

электронные документы, поступившие в Судебный департамент из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, а также от граждан;

электронные документы, созданные в Судебном департаменте (без предварительного документирования на бумажном носителе);

электронные копии документов, поступивших в Судебный департамент или созданных в Судебном департаменте на бумажном носителе.

4.17.2. Состав электронных документов, создаваемых в Судебном департаменте, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Судебного департамента, разрабатываемым на основе рекомендаций федерального органа исполнительной власти, специально уполномоченного в области архивного дела.

4.17.3. Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Судебного департамента, утверждается Генеральным директором Судебного департамента по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, специально уполномоченным в области архивного дела.

4.17.4. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

4.17.5. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением Государственного герба Российской Федерации.

4.17.6. Для подтверждения подлинности электронных документов в Судебном департаменте используются электронные подписи.

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

4.17.7. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти, иные государственные органы, органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица Судебного департамента в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

4.17.8. В системе электронного документооборота Судебного департамента могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

4.17.9. Документы, подписанные электронной подписью, имеют реквизит "Отметка об электронной подписи", который проставляется в виде специального штампа, содержащего информацию о сертификате ключа электронной подписи и его владельце.

4.17.10. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронном виде, в системе электронного документооборота Судебного департамента могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых усиленная квалифицированная электронная подпись не используется, при условии, что применяемые программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

4.17.11. Прием электронных документов, поступивших в Судебный департамент из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, а также от граждан осуществляется службой делопроизводства Судебного департамента.

После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства Судебного департамента осуществляет проверку действительности электронной подписи.

4.17.12. Отправка электронных документов и электронных копий документов осуществляется работниками Управления делами или работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществлявшими регистрацию этих документов.

Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

4.17.13. Электронные документы, документы на бумажном носителе, создаваемые в Судебном департаменте и поступившие в Судебный департамент, регистрируются в системе электронного документооборота Судебного департамента.

4.17.14. Документы, создаваемые в Судебном департаменте и поступившие в Судебный департамент на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота Судебного департамента после сканирования и создания электронных копий этих документов.

4.17.15. Сканирование документов осуществляется в формате PDF. Электронная копия многостраничного документа создается в виде одного файла. Электронные копии приложений к документу могут создаваться в виде отдельных файлов.

4.17.16. Приложения к документам, созданным в Судебном департаменте или поступившим в Судебный департамент на бумажном носителе, могут не включаться в систему электронного документооборота, если рассылка этих документов в электронной форме не требуется. В этом случае в регистрационно-контрольной карточке документа делается отметка, например:

"Приложение на 55 л. в 1 экз. на бумажном носителе только адресату.";

или

"Приложение на 1 CD-диске в 1 экз. только адресату.".

4.17.17. Включение электронной копии документа в систему электронного документооборота Судебного департамента возможно после ее верификации (подтверждения соответствия электронной копии документа подлиннику документа).

Подтверждение соответствия электронной копии документа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника, выполняющего данную процедуру.

4.17.18. Создание, верификация и включение электронных копий документов в систему электронного документооборота Судебного департамента (прикрепление файла с электронной копией документа к регистрационно-контрольной карточке) осуществляются в отношении:

документов, поступающих в Судебный департамент на бумажном носителе и передаваемых на рассмотрение Генеральному директору Судебного департамента или его заместителям, - работниками Управления делами, осуществляющими регистрацию поступающих документов;

документов, поступающих в Судебный департамент на бумажном носителе и адресованных руководителям структурных подразделений или передаваемых без рассмотрения Генеральным директором Судебного департамента или его заместителями на исполнение непосредственно в структурные подразделения в соответствии с установленными функциями, - работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях;

документов, создаваемых в Судебном департаменте на бумажном носителе, - работниками Управления делами или работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляющими регистрацию создаваемых документов.

4.17.19. Электронные сообщения, поступающие по системам межведомственного и ведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота Судебного департамента.

Управление делами осуществляет регистрацию электронных сообщений, поступивших:

по системе межведомственного электронного документооборота;

по системе ведомственного электронного документооборота и адресованных Генеральному директору Судебного департамента или его заместителям;

на адрес электронной почты Судебного департамента в сети "Интернет".

Регистрация электронных сообщений, поступивших по системе ведомственного электронного документооборота на электронный адрес структурного подразделения и адресованных в структурное подразделение, осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.

4.17.20. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Судебного департамента реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

4.17.21. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Судебного департамента используются следующие обязательные сведения о документе:

адресант (автор);

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

дата поступления документа;

регистрационный номер входящего документа;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

индекс дела по номенклатуре дел;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);

отметка о контроле;

гриф ограничения доступа;

сведения об электронной подписи;

проверка электронной подписи;

подразделение - ответственный исполнитель документа;

файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

4.17.22. Для целей учета и поиска документов в Судебном департаменте могут использоваться иные сведения о документе, предусмотренные системой электронного документооборота Судебного департамента.

4.17.23. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Судебного департамента. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

4.17.24. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется.

4.17.25. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Судебного департамента. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включаются слова "Электронные документы", например:

"Переписка по вопросам эксплуатации здания Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации. Электронные документы".

4.17.26. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

4.17.27. Хранение электронных документов до передачи в архив и их архивное хранение осуществляются в системе электронного документооборота Судебного департамента. Вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Судебном департаменте программно-технических средств, а также нормативных и методических документов специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в области архивного дела.

4.17.28. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Генеральным директором Судебного департамента, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

4.17.29. Электронные документы структурных подразделений Судебного департамента передаются на архивное хранение в центральный архив Судебного департамента по описям с оформлением акта приема-передачи.

4.17.30. Электронный документооборот является преимущественной формой обмена служебными документами между Судебным департаментом и федеральными судами общей юрисдикции, федеральными арбитражными судами, органами и учреждениями Судебного департамента - участниками ведомственного электронного документооборота, а также между структурными подразделениями и должностными лицами Судебного департамента.

4.17.31. Электронные копии документов, поступившие в Судебный департамент или отправленные из Судебного департамента по системе электронного документооборота, не требуют досылки подлинников документов на бумажном носителе, если наличие подлинника документа на бумажном носителе не вызвано необходимостью совершения юридически значимых действий.

4.17.32. Запрещается направлять в кассационные суды общей юрисдикции, кассационный военный суд, апелляционные суды общей юрисдикции, апелляционный военный суд, верховные суды республик, краевые и областные суды, суды городов федерального значения, суды автономной области и автономных округов, окружные (флотские) военные суды, федеральные арбитражные суды, органы и учреждения Судебного департамента служебные документы или их копии на бумажном носителе, если электронные копии этих документов включены в систему электронного документооборота Судебного департамента.

Данное правило не распространяется на служебные документы, обязательность направления которых на бумажном носителе прямо установлена федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, поручениями Генерального директора Судебного департамента, а также на случаи отсутствия технической возможности для направления адресату служебного документа в электронной форме.