3.9. Подготовка и оформление протоколов заседаний (совещаний) и решений коллегиальных органов

3.9.1. Протокол - документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях коллегии Судебного департамента, оперативных совещаниях руководящего состава, заседаниях комиссий, рабочих групп.

3.9.2. Протоколы оформляются на бланках установленной формы.

Протоколы совместных заседаний (совещаний) с другими государственными органами оформляются на листах формата A4 по правилам, установленным для совместных приказов.

3.9.3. Подготовка проекта протокола осуществляется, как правило, в течение суток после окончания заседания (совещания), но не позднее 3 дней со дня его проведения.

3.9.4. Протоколы могут издаваться в полной и краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения.

3.9.5. Текст полного протокола (приложение N 9 к Инструкции), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовавшие на заседании (совещании).

3.9.6. Вводная часть полного протокола заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" или "Об".

Повестка дня может быть оформлена на отдельном листе и приложена к протоколу.

3.9.7. Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае указывается (текст выступления прилагается). Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

3.9.8. Текст краткого протокола (приложение N 10 к Инструкции) также состоит из двух частей (вводной и основной).

Для оформления протоколов совещаний, заседаний комиссий и рабочих групп применяется, как правило, краткая форма протокола. Слова "слушали", "выступили", "решили" в кратком протоколе не печатаются.

3.9.9. Во вводной части краткого протокола указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании) от Судебного департамента. В случае присутствия приглашенных лиц указываются их должности, фамилии и инициалы.

3.9.10. В основной части краткого протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

3.9.11. Наименование вопроса краткого протокола начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру текстового поля полужирным шрифтом и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала.

Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указываются принятые по вопросу решения.

3.9.12. Номера пунктов постановляющей части протокола обозначаются арабскими цифрами с точками и состоят из номера протокола, номера вопроса повестки дня и порядкового номера пункта. Пункты могут разбиваться на подпункты, номера которых состоят из номера пункта и порядкового номера подпункта.

3.9.13. После принятого решения, содержащего поручение, указываются срок исполнения и исполнитель (исполнители).

При наличии нескольких исполнителей ответственный исполнитель указывается первым или обозначается пометкой "(отв.)".

3.9.14. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) или председательствующим и секретарем.

Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).

3.9.15. К протоколу оперативного совещания руководящего состава Судебного департамента прилагаются утвержденная повестка дня с указанием докладчиков по каждому вопросу, а также справки-доклады и другие материалы по вопросам повестки дня.

3.9.16. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента и другие. Протоколы совместных заседаний (совещаний) могут иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов государственных органов, проводивших совместное заседание (совещание).

3.9.17. Протоколы заседаний и решения коллегии Судебного департамента, протоколы оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента регистрируются Управлением делами в системе электронного документооборота Судебного департамента.

3.9.18. Решение коллегии Судебного департамента оформляется на бланке установленного образца с применением правил, установленных для оформления приказа.

Преамбула решения коллегии должна содержать описание причин и оснований принятого решения и завершаться словом "Р Е Ш И Л А:", которое печатается вразрядку.

Текст постановляющей части решения составляется с использованием глаголов в повелительной форме.

3.9.19. Номера решений, принятых на заседаниях коллегии, комиссий состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня, разделенных косой чертой.

К номеру решения коллегии Судебного департамента через дефис добавляется буквенный индекс "ксд".

3.9.20. Копии протоколов заседаний и решений коллегии, протоколов оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента рассылаются Управлением делами членам коллегии, руководителям структурных подразделений Судебного департамента в электронной форме через систему электронного документооборота или на бумажном носителе.

3.9.21. При наличии в решении коллегии, протоколе оперативного совещания руководящего состава Судебного департамента пунктов, требующих доведения до сведения федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов и органов Судебного департамента, структурное подразделение, осуществлявшее подготовку соответствующего вопроса повестки дня заседания коллегии, оперативного совещания, в течение трех рабочих дней с даты подписания протокола (решения) организует направление в суды и органы Судебного департамента (по списку рассылки) копий протоколов (решений) или выписок из них.