5.8. Передача дел на архивное хранение

5.8.1. Документы, образующиеся в результате деятельности Судебного департамента, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть архивного фонда Российской Федерации.

5.8.2. Хранение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение осуществляет центральный архив Судебного департамента.

5.8.3. Центральный архив Судебного департамента хранит документы Судебного департамента.

5.8.4. В своей практической деятельности центральный архив Судебного департамента руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями Генерального директора Судебного департамента, нормативно-методическими документами федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела и Положением о центральном архиве Судебного департамента.

5.8.5. В центральный архив Судебного департамента передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документы по личному составу. Их передача производится по описям (приложение N 33 к Инструкции).

5.8.6. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в центральный архив Судебного департамента не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

5.8.7. Передача дел в центральный архив Судебного департамента осуществляется по графику, утвержденному управляющим делами.

5.8.8. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в центральный архив ответственный за центральный архив Судебного департамента предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Судебного департамента. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

5.8.9. Прием каждого дела производится ответственным за центральный архив Судебного департамента в присутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за центральный архив и лица, передававшего дела.

5.8.10. Вместе с делами в центральный архив Судебного департамента передаются регистрационные картотеки (журналы) на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

5.8.11. Дела, находящиеся на хранении в центральном архиве Судебного департамента, выдаются работникам аппарата Судебного департамента для работы во временное пользование на основании письменного запроса, подписанного руководителем структурного подразделения и согласованного с управляющим делами.

Дела выдаются по карточкам выдачи (приложение N 36 к Инструкции) на срок не более 10 дней.

5.8.12. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Генерального директора Судебного департамента или его заместителя по актам (приложение N 37 к Инструкции) на срок не более 3 месяцев.

5.8.13. По истечении установленного срока выдачи дел при необходимости производится переоформление документов на выданные дела после ознакомления с их сохранностью.

5.8.14. Дела с подлинниками документов Судебного департамента постоянного хранения работникам Судебного департамента и сторонним организациям не выдаются.

5.8.15. В работе с архивными делами не допускается изъятие документов, внесение в них правок и пометок.

5.8.16. Состояние дел, возвращаемых в центральный архив Судебного департамента после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего эти документы.

При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов ответственным за центральный архив Судебного департамента составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю структурного подразделения или организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, другой остается в центральном архиве Судебного департамента.