5.2. Формирование дел и их текущее хранение

5.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела согласно номенклатуре дел и систематизация документов внутри дела.

С момента заведения и до передачи в центральный архив Судебного департамента дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях Судебного департамента (текущее хранение).

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела заводятся в структурных подразделениях в начале календарного года. Формированием и текущим хранением дел занимаются работники, ответственные за делопроизводство.

5.2.2. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителями работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, для формирования их в дела.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется руководителем структурного подразделения или исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильностью формирования дел осуществляет Управление делами.

5.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

5.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

5.2.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

5.2.6. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации.

5.2.7. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

5.2.8. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в которое подшит подлинник этого документа.

5.2.9. Документы коллегии группируются в два дела: протоколы заседаний и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Протоколы заседаний и решения коллегии в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

5.2.10. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

5.2.11. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

5.2.12. При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

5.2.13. Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

5.2.14. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

5.2.15. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Судебного департамента, его органов и учреждений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

5.2.16. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

5.2.17. Списки рассылки служебных документов подшиваются в отдельные дела.

5.2.18. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются по описям в центральный архив Судебного департамента.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранятся в структурных подразделениях, а по истечении сроков их хранения передаются в центральный архив для централизованного уничтожения.

Личные дела гражданских служащих хранятся в Управлении государственной службы и кадрового обеспечения в течение 10 лет со дня их увольнения с гражданской службы, после чего передаются в центральный архив Судебного департамента.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Судебного департамента, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

5.2.19. Дела со дня их заведения до передачи в архив Судебного департамента или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

5.2.20. В каждом структурном подразделении назначаются работники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это работники, ответственные за делопроизводство).

Руководители подразделений и указанные работники обеспечивают сохранность документов и дел.

5.2.21. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

5.2.22. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

5.2.23. Дела документального фонда Судебного департамента, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене управляющего делами, руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения Судебного департамента.

Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

5.2.24. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

5.2.25. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения Судебного департамента. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

На выданное дело заводится карточка выдачи дел (приложение N 36 к Инструкции), помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации или его заместителя в соответствии с распределением обязанностей по актам (приложение N 37 к Инструкции).

5.2.26. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

5.2.27. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.