III. Порядок учета и хранения бланков виз

19. Визовые бланки являются документом строгой отчетности и защищенной полиграфической продукцией уровня "Б" (пункт 53 Положения).

20. Визовые бланки, поступившие в Консульский департамент, принимаются уполномоченным должностным лицом в присутствии комиссии, образованной в Консульском департаменте.

Приемка производится в день поступления бланков виз, при этом проверяется целостность упаковки визовых бланков, соответствие фактического количества, серий и номеров бланков сведениям, указанным в сопроводительных документах. По результатам проверки составляется акт приемки бланков виз (далее - акт приемки), который утверждается начальником отдела Консульского департамента, в компетенцию которого входят вопросы въезда иностранных граждан в Российскую Федерацию (далее - начальник отдела), и является основанием для принятия бланков на учет уполномоченным должностным лицом.

21. Визовые бланки направляются Консульским департаментом в загранучреждения, представительства и представительства в пункте пропуска с сопроводительными документами, в которых указаны серии и номера бланков и их количество. Визовые бланки, поступившие в загранучреждения, представительства, представительства в пункте пропуска принимаются уполномоченным должностным лицом в присутствии комиссии, образованной в загранучреждении, представительстве или представительстве в пункте пропуска.

Приемка визовых бланков в загранучреждениях, представительствах и представительствах в пункте пропуска производится в день поступления бланков виз, при этом проверяется целостность упаковки бланков виз, соответствие фактического количества, серий и номеров бланков сведениям, указанным в сопроводительных документах. По результатам проверки составляется акт приемки, который утверждается руководителем загранучреждения, представительства, представительства в пункте пропуска и является основанием для принятия бланков на учет уполномоченным должностным лицом.

Получение визовых бланков подтверждается письмом загранучреждения, представительства и представительства в пункте пропуска с указанием серий, номеров и количества полученных бланков, копия которого направляется электронной почтой или по факсимильной связи в Консульский департамент. Оригинал письма также направляется в Консульский департамент.

22. Статистический учет визовых бланков в Консульском департаменте, загранучреждениях, представительствах и представительствах в пункте пропуска ведется в базе данных и в книге по учету бланков строгой отчетности (далее - книга по учету) по видам, сериям, номерам, с указанием даты поступления и даты выдачи, количества. На основании данных по приходу и расходу бланков виз выводится остаток на конец отчетного периода.

Книга по учету должна быть прошнурована, опечатана печатью, а количество листов должно быть заверено руководителем загранучреждения, представительства или представительства в пункте пропуска, начальником отдела.

23. Ежегодно вместе со статистическим отчетом загранучреждение, представительство, представительство в пункте пропуска направляют в Консульский департамент сводную таблицу поступлений и использования бланков виз за прошедший год, составленную на основании книги по учету.

24. Визовые бланки в Консульском департаменте, загранучреждениях, представительствах и представительствах в пункте пропуска вместе с книгой по учету хранятся в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня помещение, в котором хранятся бланки виз, опечатывается или опломбировывается.

25. При открытии новой упаковки визовых бланков в строке регистрации в книге по учету вносится дата начала ее использования, а после использования упаковки - дата окончания ее использования.

26. В случае передачи визовых бланков в другое загранучреждение, представительство, представительство в пункте пропуска в связи со служебной необходимостью производится соответствующая отметка в книге по учету и составляется акт о передаче бланков с указанием их серий, номеров и количества (далее - акт передачи), копия которого направляется в Консульский департамент электронной почтой или по факсимильной связи. Оригинал акта передачи также направляется в Консульский департамент.

27. Списание бланков виз в Консульском департаменте, загранучреждениях, представительствах и представительствах в пункте пропуска оформляется актом о списании бланков строгой отчетности (далее - акт списания). В нем указываются: состав комиссии по списанию, номер и дата документа, которым данная комиссия была назначена, период, за который производится списание, номера, серии и причины списания бланков. После списания бланки уничтожаются. Акт списания подписывается членами комиссии и утверждается начальником отдела, руководителем загранучреждения, представительства, представительства в пункте пропуска.

28. Аннулированные и испорченные машиночитаемые визовые бланки хранятся в Консульском департаменте, загранучреждениях, представительствах и представительствах в пункте пропуска по порядку номеров в течение одного года, после чего уничтожаются на месте по акту уничтожения испорченных бланков с обязательным указанием серий, номеров и количества. Акты уничтожения испорченных бланков, составленные в загранучреждениях, представительствах, представительствах в пункте пропуска направляются в Консульский департамент вместе со статистическим отчетом за очередной год.

29. Учет выданных виз в Консульском департаменте, в загранучреждениях, представительствах и представительствах в пунктах пропуска ведется для машиночитаемых бланков по электронной базе данных и по бумажным подложкам бланков виз с отпечатанными на них в автоматическом режиме данными о выданных визах. Подложки хранятся по порядку номеров бланков в течение одного года, после чего уничтожаются в загранучреждениях, представительствах и представительствах в пунктах пропуска с составлением акта уничтожения подложек. Акты уничтожения подложек, составленные в загранучреждениях, представительствах, представительствах в пункте пропуска направляются в Консульский департамент вместе со статистическим отчетом за очередной год.

30. Данные из поступивших в Консульский департамент актов приемки, актов списания, актов передачи, актов уничтожения испорченных бланков, актов уничтожения подложек вносятся в соответствующие графы книги учета и в базу данных. Оригиналы актов подшиваются в дело и хранятся в течение пяти лет.