Составление и оформление приказа и распоряжения

3.1. Приказами общества оформляются решения по наиболее важным, комплексным вопросам функционирования общества и регулирования деятельности подразделений общества, а также решения по кадровым вопросам.

Распоряжениями общества оформляются решения по вопросам преимущественно оперативного характера. Они могут содержать отдельные предписания общего характера или длительного действия.

Приказами и распоряжениями могут утверждаться при необходимости другие документы общества и его подразделений.

Приказы и распоряжения общества могут издаваться также для объявления и организации исполнения решений высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров и правления общества.

3.2. Приказы общества подписываются президентом.

Приказы общества по личному составу подписываются президентом и вице-президентом, в ведении которого в соответствии с распределением обязанностей находятся кадровые вопросы.

3.3. Распоряжения общества подписываются президентом, а также вице-президентами в соответствии с их компетенцией.

3.4. Распоряжения общества, устанавливающие нормативы или порядок эксплуатации и обслуживания подвижного состава, машин, механизмов и других устройств железнодорожного транспорта, и распоряжения, которыми утверждаются положения, правила, инструкции, регламенты, программы, руководства, методические указания, рекомендации, стандарты, конструкторско-технологические документы и иные документы технического характера, подписываются, как правило, вице-президентами, в ведении которых находятся эти вопросы.

На подпись президенту распоряжения по указанным вопросам представляются тогда, когда для их решения недостаточно полномочий первого вице-президента.

3.5. Приказы и распоряжения общества, приложения к ним и утверждаемые ими документы подготавливаются в одном экземпляре, за исключением приказов и распоряжений общества по вопросам, связанным с распоряжением недвижимым имуществом, находящимся в собственности общества, утверждением учредительных документов создаваемых обществом некоммерческих организаций, внесением изменений в эти приказы и распоряжения, которые оформляются в трех экземплярах. Все три экземпляра приказа и распоряжения подписываются президентом (вице-президентом) и являются подлинными экземплярами, два из которых предназначаются для правообладателя.

3.6. Подразделения общества издают приказы для осуществления своей деятельности, исходя из задач и функций подразделения, а также приказы по личному составу в пределах предоставленных руководителям подразделений полномочий. Приказы подписываются руководителями этих подразделений.

3.7. Филиалы и структурные подразделения общества издают распоряжения по вопросам производственно-финансовой деятельности преимущественно оперативного характера.

Распоряжения филиалов и структурных подразделений общества подписываются их руководителями, а также заместителями руководителей в соответствии с их компетенцией.

3.8. Примеры составления и оформления приказа и распоряжения общества приведены в приложениях N 2 и 3, приказа и распоряжения подразделений общества - в приложениях N 4, 5, 6 и 7.

Приведенные в приложениях к настоящей Инструкции в качестве примеров документы служат лишь образцами составления и оформления соответствующих документов и не являются официальными документами.

3.9. Приказ (распоряжение) должен иметь краткий заголовок, отражающий его содержание.

Заголовок приказа (распоряжения) печатается полужирным шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт, по всей ширине текстового поля, с центрированием строк относительно самой длинной строки. Точка в конце заголовка не ставится.

3.10. Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается от левой границы текстового поля шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Текст печатается с красной строки, то есть с отступа размером 1,25 см от левой границы текстового поля.

3.11. Текст, как правило, состоит из двух частей: преамбулы и распорядительной части.

В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения).

Преамбула может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и др.

Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в преамбуле делается ссылка на него и указываются его дата, номер и заголовок. Допускается приводить текст документа или решения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов (полностью или извлечения из текста).

Преамбула приказа заканчивается словом "приказываю", которое печатается строчными буквами вразрядку (2 пт) и после которого ставится двоеточие - "приказываю:". Преамбула распоряжения завершается двоеточием (слово "приказываю" в распоряжении не пишется). И приказ, и распоряжение могут не иметь преамбулы. Если приказ не имеет преамбулы, то печатается слово "приказываю:", а затем - распорядительная часть.

3.12. Распорядительная часть приказа (распоряжения) содержит предписываемые действия с указанием исполнителей и реального срока исполнения каждого действия. В качестве исполнителей указываются должностные лица (их должности, фамилии и инициалы). Распорядительная часть может также содержать предписания нормативного характера.

В случае, когда в приказе (распоряжении) предусматривается решение комплексных, взаимосвязанных вопросов, в последнем пункте распорядительной части текста может указываться должностное лицо общества, на которое возлагается контроль за исполнением этого приказа (распоряжения) в целом.

3.13. Текст приказа (распоряжения) подразделяется, как правило, на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой (после точки текст печатается с прописной буквы).

3.14. Пункты подразделяются при необходимости на подпункты, которые могут обозначаться строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой, либо на абзацы (без буквенного и цифрового обозначения). Подпункты печатаются с красной строки со строчной буквы и заканчиваются точкой с запятой.

3.15. Если приказом (распоряжением) предусматривается образование комиссии (совета, рабочей группы или другого рабочего органа), то в ее составе первым указывается председатель комиссии (председатель совета, руководитель рабочей группы), затем его заместитель (если заместителей несколько - то в алфавитном порядке) и далее члены рабочего органа в алфавитном порядке независимо от их должности.

Исключение могут составлять комиссии (другие рабочие органы), в составе которых члены комиссии (другого рабочего органа) указываются в зависимости от занимаемого положения (должности) и их значимости при выполнении работ, для которых образована комиссия (рабочий орган). Обычно эти комиссии (рабочие органы) образуются для проведения какого-либо разового мероприятия - балансовая комиссия, комиссия по подготовке к работе в осенне-зимний период, комиссия по организации торжественных и иных мероприятий и др.

Комиссии и другие рабочие органы могут образовываться на неограниченный срок (упраздняются приказом или распоряжением) или на период выполнения каких-либо работ, заданий (приказ или распоряжение об их упразднении не издается).

Состав рабочего органа может быть изложен непосредственно в тексте приказа (распоряжения) или в виде прилагаемого к нему списка.

3.16. При составлении списка командируемых работников их перечисляют не в алфавитном порядке, а в зависимости от занимаемой должности и значимости при выполнении командировочного задания.

3.17. Если приказом (распоряжением) вносятся изменения в ранее изданный документ (отдельные его положения) или он признается утратившим силу, то в распорядительную часть включается соответствующий пункт, который помещается, как правило, в конце этой части.

3.18. Отдельные мероприятия и задания, поясняющие или дополняющие содержание приказа (распоряжения), оформляются в виде приложений к нему, на каждое из которых в соответствующем пункте распорядительной части должна быть ссылка (как правило, "согласно приложению").

На первой странице приложения в правом верхнем углу ставится отметка о приложении (нумерационный заголовок), в которой указываются дата и номер приказа (распоряжения):

Приложение должно иметь название, а если в приказе (распоряжении) имеется более одного приложения, то и номер. После текста приложения ставится черта длиной 3 - 4 см, расположенная по центру страницы, на расстоянии 36 пт от последней строки текста (после таблиц черта не ставится).

3.19. Если прилагаемые к приказу (распоряжению) документы утверждаются этим приказом (распоряжением) и в его тексте используется для этого слово "Утвердить", то на первой странице в правом верхнем углу каждого такого документа проставляется отметка об утверждении, состоящая из слова УТВЕРЖДЕН, согласуемого в роде и числе с названием документа (положение УТВЕРЖДЕНО, инструкция УТВЕРЖДЕНА, регламент УТВЕРЖДЕН), наименования вида утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера (отметка о приложении в этом случае не делается):

Каждая составная часть реквизита печатается с новой строки. Начала строк многострочного реквизита выравниваются по вертикали. Допускается центрировать строки относительно самой длинной строки.

3.20. После текста утверждаемого документа ставится черта длиной 3 - 4 см, расположенная по центру страницы, на расстоянии 36 пт от последней строки текста.

3.21. Страницы приказа (распоряжения), каждого приложения к нему и утверждаемого приказом (распоряжением) документа нумеруются отдельно.

Если приложение к приказу (распоряжению) или утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и др.) имеет, в свою очередь, приложения, делается сквозная (единая) нумерация страниц такого документа и приложений к нему.

3.22. Отметка об исполнителе документа ставится на приказе (распоряжении) в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа текста проекта шрифтом размером 10 пт.

Если в приказе (распоряжении) расстояние между реквизитами "Подпись" и "Отметка об исполнителе документа" составляет менее 24 пт, то отметка об исполнителе печатается на оборотной стороне листа шрифтом размером 14 пт.