Подготовка и оформление докладной, служебной, пояснительной и объяснительной записок, справки

3.131. Докладная записка адресуется президенту (вице-президенту), руководителю подразделения общества и содержит доклад о проделанной работе, состоянии дел в каком-либо виде деятельности общества (его подразделения), выполнении поручений (указаний), заданий по командировке, проверке, ревизии (с выводами и предложениями) и др.

Докладная записка составляется по инициативе должностного лица общества, работника подразделения общества или по указанию президента (вице-президента), руководителя подразделения общества. По инициативе работника докладная записка составляется, как правило, с целью побудить должностное лицо, которому она адресуется, принять определенное решение.

Текст докладной записки состоит, как правило, из двух частей. Первая часть записки содержит суть излагаемого в записке вопроса, ссылки на документы, факты и события, вызвавшие необходимость написать докладную записку, вторая - выводы, предложения, просьбы.

Если в докладной записке излагаются предложения, мнения или заключения автора, основанные на результатах проработки рассматриваемого вопроса с причастными должностными лицами, то об этом должно быть указано в тексте записки (например: "Данное предложение согласовано (поддерживается) с начальниками департаментов Фамилия И.О., Фамилия И.О." или "Заключение подготовлено с учетом мнения...").

Вместе с докладной запиской, в которой содержится, в частности, предложение о необходимости издания (подготовки) приказа, распоряжения или другого документа, должен представляться подготовленный для подписания проект такого документа, согласованный с причастными должностными лицами (вместо включения в записку формулировки "при Вашем согласии будет подготовлен проект распоряжения (письма)..."), что ускорит решение поставленного в записке вопроса и позволит избежать лишней внутренней переписки.

3.132. Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но подготавливается должностным лицом одного подразделения общества и направляется должностному лицу другого подразделения (либо одним вице-президентом другому вице-президенту).

Текст служебной записки состоит, как правило, из обоснования (изложения причин ее написания) и предложения, просьбы, заявки и др.

3.133. Докладная и служебная записки должны иметь следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, дату, регистрационный номер, которые оформляются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

3.134. Пояснительная записка составляется для обоснования целесообразности издания прилагаемого документа, разъяснения содержания отдельных положений документа, подготовленного для подписания или утверждения (проекта приказа, распоряжения или иного документа, программы, сметы, плана и др.).

В пояснительной записке приводятся при необходимости результаты проработки рассматриваемого вопроса и проведения экспертизы, расчеты и обоснования, а также прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

Пояснительная записка подписывается ответственным исполнителем.

При представлении на подпись (утверждение) проекта документа с пояснительной запиской в ЕАСД регистрируется только проект документа. Записка не регистрируется, а прилагается к этому проекту как файл.

3.135. В объяснительной записке автор дает объяснение должностному лицу общества в связи с невыполнением задания, поручения, обязательства или совершением какого-либо действия, имеющего негативные последствия.

3.136. Справка подготавливается, как правило, для отражения результатов производственно-финансовой деятельности общества и его подразделений, а также для подтверждения сведений об их работниках и содержит описание (подтверждение) тех или иных фактов, событий и другую необходимую информацию.

В названии справки кратко отражается существо вопроса и может быть указана дата или период времени, к которым относятся сведения, изложенные в справке.