Составление архивных описей дел

9.42. Архивная опись дел (далее - опись дел), по которой ведется их прием-передача на архивное хранение, представляет собой систематизированный перечень заголовков дел (томов, частей), указываемых в хронологическом порядке (по годам), и других сведений о делах.

Описи дел временного (до 10 лет включительно) хранения не составляются, кроме случаев ликвидации (упразднения) подразделений общества, когда такая опись составляется на дела, сроки хранения которых не истекли.

Опись дел должна иметь заглавный лист, оглавление, предисловие, список сокращений. Заглавный лист оформляется по следующей форме:

9.43. В оглавлении, как правило, указываются предисловие, список используемых сокращений (составляемый при необходимости), названия разделов и подразделов, включенных в раздел описи дел.

Напротив названия каждого раздела и подраздела указываются номера соответствующих листов описи дел.

Оглавление помещается в начале описи дел после заглавного листа.

9.44. Предисловие к описи дел составляется подразделением общества, которое готовит дела к приему-сдаче на архивное хранение (фондообразователем).

Предисловие составляется как общее, ко всем описям дел фонда, так и к каждой описи дел.

Предисловие составляется с учетом рекомендаций и требований отдела архивов, архива железной дороги и архивного учреждения.

В предисловии, составленном ко всем описям дел фонда, в частности, излагаются:

история фондообразователя и фонда;

состав и содержание документов описи дел (при этом выделяются наиболее типичные по виду и содержанию группы дел);

сведения об основных направлениях деятельности и структуре подразделения общества за период, который охватывается описью дел;

краткая характеристика содержащейся в описи дел информации о структурных подразделениях, находящихся в составе подразделений общества или в их ведении;

особенности формирования, описания и систематизации дел;

состав справочного аппарата к описи дел и порядок пользования им.

9.45. В список сокращений вносятся обычно используемые в описи дел сокращения слов и понятий, сокращенные обозначения названий подразделений общества, другие сокращения.

В список сокращений не включаются общепринятые сокращения слов ("г." - год, "п." - пункт и др.).

Сокращения в списке помещаются слева в алфавитном порядке, затем через тире - полное написание сокращенных слов.

9.46. В каждом подразделении общества описи дел составляются службой делопроизводства ежегодно в трех экземплярах. Описи дел представляются в соответствующий архив через один год после завершения дел делопроизводством.

9.47. Заголовки дел в описях дел систематизируются в соответствии с номенклатурой дел подразделений общества.

Заголовки переходящих дел вносятся в опись дел того года, в котором они были начаты. В этом случае в конце годового раздела описи дел каждого следующего года, в течение которого дело продолжалось делопроизводством, необходимо указывать: "Документы по данному году см. также в разделе за ... год N ...".

При внесении в опись дел одинаковых заголовков дел каждый из них пишется полностью, как и другие сведения о делах. Заголовок дела размещается на одной странице описи дел без переноса на другую страницу.

Каждый заголовок дела (тома, части) имеет по описи дел самостоятельный порядковый номер.

9.48. Опись дел подразделения общества ведется по единой нумерации. Количество дел в одной описи, как правило, не должно превышать число 9999. Ведение описи по новой нумерации согласовывается с соответствующим архивом (архивным учреждением).

9.49. Описи дел постоянного хранения, дел долговременного хранения и дел по личному составу подразделений аппарата управления после согласования с экспертными комиссиями утверждает руководитель подразделения аппарата управления (приложение N 19).

Указанные описи дел передаются в отдел архивов, который на их основе составляет годовые разделы сводных описей дел аппарата управления общества.

Описи дел постоянного хранения, дел долговременного хранения и дел по личному составу филиалов и структурных подразделений общества составляются, согласовываются и утверждаются в аналогичном порядке.

9.50. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения аппарата управления общества составляется отделом архивов в четырех экземплярах, согласовывается с Центральной экспертной комиссией общества и утверждается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. После утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения годового раздела сводной описи дел он утверждается вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы управления персоналом (приложение N 20).

9.51. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения филиала и структурного подразделения общества составляется архивами филиалов и структурных подразделений в четырех экземплярах, согласовывается с экспертной комиссией филиала или структурного подразделения и утверждается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

После утверждения экспертно-проверочной комиссией годового раздела сводной описи дел он утверждается руководителем филиала или структурного подразделения (приложение N 20).

9.52. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу аппарата управления общества (филиала и структурного подразделения общества, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации) составляется в трех экземплярах отделом архивов (архивом железной дороги или работником, на которого возложены эти функции), согласовывается с Центральной экспертной комиссией общества (экспертной комиссией филиала и структурного подразделения), затем с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и утверждается вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы управления персоналом, а филиала или структурного подразделения - их руководителями (приложение N 20).

9.53. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу филиала и структурного подразделения общества, не относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, составляется в трех экземплярах, согласовывается с экспертной комиссией филиала, структурного подразделения, а также с экспертной комиссией железной дороги, на территории которой они осуществляют свою деятельность, и утверждается руководителем филиала или структурного подразделения.

9.54. Годовой раздел сводной описи дел долговременного хранения (за исключением дел по личному составу) подразделений общества составляется в трех экземплярах и оформляется аналогично годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения, но экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения не утверждается.

9.55. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения учитываются по номенклатуре дел и хранятся в подразделениях общества в соответствии с установленными сроками хранения.