Экспертиза ценности документов

9.32. Экспертиза ценности документов - это установление по соответствующим критериям хозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов для определения сроков хранения и отбора их на архивное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, а также в процессе формирования дел, при проверке правильности отнесения документов к делам и подготовке дел к передаче на архивное хранение.

9.33. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их на архивное хранение образуются:

в аппарате управления общества - Центральная экспертная комиссия общества, состав которой утверждает президент, и экспертные комиссии подразделений аппарата управления, состав которых утверждают их руководители;

в филиалах и структурных подразделениях общества - экспертные комиссии филиалов и структурных подразделений общества, состав которых утверждают руководители филиалов и структурных подразделений. При необходимости могут создаваться экспертные комиссии управлений, служб и отделов филиалов и структурных подразделений общества, состав которых утверждают руководители этих филиалов и структурных подразделений.

9.34. Функции, права и организация работы Центральной экспертной комиссии общества определяются положением об этой комиссии, утверждаемым президентом.

9.35. Функции, права и порядок работы экспертных комиссий подразделений общества устанавливаются руководителями подразделений в соответствии с типовым положением об экспертной комиссии подразделения аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, утверждаемым президентом.

9.36. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно работниками служб делопроизводства подразделений общества совместно с соответствующими экспертными комиссиями под методическим руководством Центральной экспертной комиссии общества и отдела архивов (архива железной дороги).

9.37. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор:

документов постоянного и долговременного хранения для передачи на архивное хранение;

документов временного (до 10 лет включительно) хранения с отметкой "ЭПК", которые могут иметь научно-историческое или иное значение, для передачи в установленном порядке на архивное хранение;

документов временного (до 10 лет включительно) хранения, включая документы с пометкой "До минования надобности", для дальнейшего хранения в подразделениях общества;

документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли.

9.38. Отбор документов на постоянное, долговременное и временное (до 10 лет включительно) хранение и к уничтожению проводится на основании перечней типовых документов и научно-технических документов, перечня документов общества и номенклатуры дел на соответствующий год, с проверкой содержания документов в делах путем полистного их просмотра. Отбор документов на хранение и к уничтожению без полистного просмотра, а только на основании заголовков дел, указанных на обложках, не допускается.

Если при полистном просмотре в делах документов временного (до 10 лет включительно) хранения с отметкой "ЭПК" выявляются документы, подлежащие постоянному хранению, то они помещаются в дела с однородными документами или оформляются в самостоятельные дела.

9.39. На архивное хранение отбираются подлинники документов. В случае их отсутствия на хранение отбираются их копии.

9.40. Решение по результатам экспертизы ценности документов принимают Центральная экспертная комиссия общества и экспертные комиссии подразделений общества в соответствии с их компетенцией.

9.41. По результатам экспертизы ценности документов составляются отдельно архивные описи дел постоянного хранения, архивные описи дел долговременного хранения и архивные описи дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.