Общие правила документирования управленческих решений

2.1. Управленческая деятельность общества подлежит документированию путем издания по установленным правилам организационно-распорядительных документов общества и его подразделений.

Издаваемые документы должны соответствовать законодательству Российской Федерации и основополагающим документам общества.

2.2. Документы общества по вопросам осуществления деятельности, предусмотренной уставом общества, издаются президентом общества (далее - президент), а также первыми вице-президентами, старшими вице-президентами и вице-президентами общества (далее - вице-президенты) в соответствии с их компетенцией.

Главный бухгалтер общества издает документы по вопросам ведения бухгалтерского и налогового учета, формирования и реализации учетной политики общества, по другим вопросам, предусмотренным положением о Бухгалтерской службе общества, обязательные для исполнения подразделениями общества.

Подготовка указанных документов производится аналогично подготовке документов, издаваемых вице-президентами.

2.3. Документы подразделений общества издаются их руководителями в пределах компетенции, установленной положением о соответствующем подразделении и другими нормативными документами общества.

2.4. Составление и оформление бухгалтерских, финансовых, налоговых, статистических, кадровых и других аналогичных документов общества осуществляется по правилам, установленным законодательством Российской Федерации и документами общества, регламентирующими составление и оформление таких документов.

2.5. Порядок подготовки, заключения, регистрации и хранения договоров, контроля за их исполнением устанавливается положением о договорной работе в обществе, а также документами, издаваемыми подразделениями общества на основе этого положения.

2.6. Порядок составления, оформления, регистрации и хранения доверенностей в обществе устанавливается положением о выдаче (отмене), регистрации и ведении реестра доверенностей.

2.7. При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать установленные обществом правила в целях обеспечения:

юридической силы документа;

оперативного поиска документа и контроля за его исполнением;

обработки и тиражирования документа с помощью современных технических средств;

исключения предписаний, дублирующих предписания, установленные другими документами, а также положений декларативного характера.

2.8. Документ должен быть проверен на соответствие правилам русского языка, на котором ведется документирование управленческой деятельности в обществе, и тщательно отредактирован с целью обеспечения его точного и однозначного понимания. Используемые в документе транспортные и иные термины должны соответствовать их значениям.

2.9. В документе при многократном (обычно более двух раз) упоминании сложного, громоздкого наименования какого-либо учреждения, комиссии, подразделения общества и др., а также различных программ, бизнес-планов, выставок и т.д. допускается после первого полного их написания давать в скобках условное, более короткое наименование, которое затем используется в тексте данного документа ("далее - ...").

В письмах, телеграммах, докладных и других записках указанное краткое наименование не применяется. В таких документах при повторном упоминании сложного наименования рекомендуется заменять его выражениями: "указанная организация...", "упомянутая комиссия...", "данный орган власти..." (не применяя формулу "далее - ...").

2.10. Использование в приказах, распоряжениях, поручениях, протоколах, письмах, положениях, правилах, инструкциях и других документах общества условных и сокращенных наименований должностных лиц подразделений общества и должностей, применяемых в телеграфной связи общества, не допускается. Они могут использоваться только в телеграммах, а также при оформлении реквизитов документов - "Визы согласования документа", "Отметка об исполнителе", при регистрации документов, изготовлении регистрационных штампов, в справочных материалах, указателях рассылки и т.п.

2.11. Документы общества и его подразделений оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые представляют собой стандартные листы бумаги форматов A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм) с соответствующими реквизитами, расположенными в определенном порядке.

2.12. Основные реквизиты, используемые при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов общества и его подразделений, приведены в приложении N 1.

2.13. Бланки основных организационно-распорядительных документов общества разрабатываются (изменяются) Департаментом корпоративных коммуникаций по согласованию с Департаментом управления делами.

2.14. Бланки основных организационно-распорядительных документов подразделений общества разрабатываются (изменяются) подразделениями совместно с организацией, на которую возложена разработка фирменного стиля в обществе, по согласованию с Департаментом корпоративных коммуникаций, осуществляющим методическое обеспечение использования фирменного стиля общества, и Департаментом управления делами.

2.15. Бланки основных организационно-распорядительных документов общества и подразделений общества размещаются (удаляются) на сайте общества в сети Интранет (в разделе "Департамент управления делами") Департаментом корпоративных коммуникаций и в ЕАСД в разделе "Общие папки" (подраздел "Бланки документов") - Департаментом управления делами.

2.16. Документы, издаваемые обществом и подразделениями общества совместно с другими организациями, в том числе общественными, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (не на бланках) с размещением необходимых реквизитов.

При оформлении совместного приказа (распоряжения) общества (подразделения общества) и другой организации (структурного подразделения организации) их наименования располагаются на одном уровне.

Документ, составленный совместно несколькими организациями, должен иметь одну (единую) дату. Если организации поставили на совместном документе разные даты, то датой документа считается самая поздняя дата.

2.17. Регистрационный номер совместного документа состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания организаций в заголовке (тексте) документа.

Подписи должностных лиц располагаются под текстом, на одном или нескольких уровнях в порядке указания организаций в заголовке (тексте) документа.

2.18. Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения в обществе и его подразделениях печатей (штампов), применяемых в делопроизводстве, устанавливается президентом.

Методическое обеспечение изготовления печатей (штампов) для подразделений общества осуществляется Департаментом корпоративных коммуникаций.