Составление и оформление положения, правил, инструкции, регламента, стандартов и конструкторско-технологической документации

3.23. Положение - документ, определяющий статус, организационную структуру, задачи, функции, права и обязанности подразделения общества и рабочего (координационного либо совещательного) органа общества.

Положения издаются также для регулирования организационных, имущественных, трудовых и иных отношений в определенной сфере деятельности.

Правила - документ, устанавливающий обязательные для выполнения требования и определяющий порядок осуществления какого-либо вида деятельности общества и его подразделений, а также регулирующий производственные отношения и поведение работников, занятых в определенной сфере деятельности.

Инструкция - документ, содержащий нормы и требования, определяющие, кем, в каком порядке и какими способами и методами должна осуществляться организационная, эксплуатационная, технологическая, научно-техническая, финансовая или другая специальная деятельность общества и его подразделений.

Регламент - документ, регулирующий какую-либо деятельность.

Регламент бизнес-процесса - регламент, нормативно закрепляющий выполнение процедур в рамках бизнес-процесса.

Регламент взаимодействия - регламент, содержащий описание и требования к организации всей совокупности регулярно осуществляемых процедур информационного обмена, приема-передачи технических средств и т.д. между двумя и более подразделениями общества и с внешними контрагентами в ходе осуществления ими совместно какой-либо деятельности, направленной на решение общих задач.

Стандарт общества - документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг, которые утверждаются в соответствии с Федеральным законом "О техническом регулировании", а также нормативными документами общества.

3.24. Заголовок положения, правил, инструкции и регламента должен кратко отражать суть документа и включать в себя наименование вида нормативного документа - положение, правила, инструкция, регламент.

Заголовок печатается полужирным шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт и центрируется. Точка в конце заголовка не ставится. Наименование вида документа печатается прописными буквами вразрядку (2 пт), например:

ПОЛОЖЕНИЕ

о негосударственном пенсионном обеспечении работников

ОАО "РЖД"

3.25. Тексты положений, правил, инструкций и регламентов подразделяются, как правило, на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов должна быть сквозной (непрерывной от начала до конца документа).

Пункты могут состоять из нескольких абзацев (без буквенного или цифрового обозначения) или подразделяться на подпункты, которые обозначаются строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой, после которой точка не ставится. Текст пункта печатается после порядкового номера с прописной буквы, а текст подпункта - со строчной. В конце каждого подпункта, кроме последнего, ставится точка с запятой.

В исключительных случаях, если необходимо привести пояснения, наличие которых нарушит последовательность изложения, допускается давать эти пояснения в примечании, которое печатается под чертой, размещаемой в конце соответствующей страницы.

3.26. В зависимости от объема и содержания документа текст его может подразделяться на разделы, объединяющие несколько пунктов. Разделы имеют заголовки и нумеруются римскими цифрами. Заголовок раздела печатается полужирным шрифтом размером 14 пт, точка в конце заголовка не ставится.

3.27. В положениях, правилах, инструкциях и регламентах первым разделом обычно являются "Общие положения", в которых указываются, в частности, основное назначение документа, сфера его действия и принципы реализации документа.

Здесь же могут быть приведены понятия и термины, применяемые в этом документе. При большом количестве понятий и терминов целесообразно выделить их в отдельный раздел или в приложение к этому документу.

Другие разделы документа формируются исходя из содержания документа, его вида и специфики рассматриваемых в нем вопросов.

Так, инструкция по использованию печатей и штампов в обществе содержит следующие разделы: "Общие положения", "Основные требования к изготовлению печатей и штампов", "Фирменная печать и факсимиле", "Печати и штампы подразделения аппарата управления", "Печати и штампы филиалов", "Печать представительства" и "Учет и хранение печатей и штампов".

3.28. Структура документов одного и того же вида может быть различной. Так, положение о департаменте, филиале, структурном подразделении, управлении, отделе, ином подразделении имеет, как правило, разделы "Общие положения", "Основные задачи и функции", "Права", "Организация работы", а положение о служебном расследовании нарушений безопасности движения на железных дорогах - разделы "Общие положения", "Организация информирования о случаях нарушения безопасности движения в поездной и маневровой работе", "Служебное расследование крушений и аварий", "Оформление результатов расследования", "Служебное расследование и оформление результатов разбора случаев брака в поездной и маневровой работе".

3.29. В текстах многостраничных (более 10 страниц) документов, имеющих сложную структуру, допускается отдельная нумерация пунктов каждого раздела. В этом случае разделы нумеруются арабскими цифрами, а номер пункта состоит из номера раздела и порядкового номера пункта, разделенных точкой. Например, 1.1., 1.2. ..., 2.1., 2.2. и т.д. (индексационная нумерация).

В таких документах для лучшего восприятия отдельных частей текста можно давать заголовки (подзаголовки) к ним без нумерации (аналогично, например, ряду разделов настоящей Инструкции).

В документах преимущественно технического и технологического характера индексационная нумерация может использоваться независимо от объема документа.

3.30. Таблицы, схемы, образцы документов и бланков, перечни организаций, списки лиц, цифровые данные, поясняющие или дополняющие содержание документа, помещаются, как правило, в приложениях, на которые в соответствующих пунктах документа должны быть ссылки. Приложения имеют заголовки и нумеруются в порядке их упоминания в тексте.

Нумерационный заголовок приложения содержит наименование документа, приложением к которому оно является (в правом верхнем углу пишется, например, "Приложение N 1 к Инструкции по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО "РЖД", "Приложение N 2 к Инструкции по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО "РЖД" и т.д.). Нумерация страниц документа и приложений к нему должна быть сквозной (единой).

Текстовое приложение заканчивается чертой длиной 3 - 4 см, расположенной по центру страницы, на расстоянии 36 пт от последней строки текста.

3.31. Утверждение положения, правил, инструкции и регламента производится, как правило, путем проставления в правом верхнем углу его первого листа грифа утверждения, который состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ (печатается с прописной буквы), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия), даты утверждения и регистрационного номера. Например:

При утверждении указанных документов несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном или на нескольких уровнях.

3.32. Документ утверждается приказом (распоряжением), если необходимо не только утвердить документ, но и осуществить какие-либо мероприятия, связанные с введением его в действие или исполнением, либо ввести документ в действие с даты, отличной от даты подписания приказа (распоряжения). В таких приказах (распоряжениях) излагаются эти мероприятия и указывается дата ввода в действие утверждаемого документа.

3.33. Текст утверждаемого документа заканчивается чертой длиной 3 - 4 см, расположенной по центру страницы, на расстоянии 36 пт от последней строки текста.

3.34. Отметка об исполнителе документа ставится в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа текста документа, если он утвержден с использованием грифа утверждения (без издания приказа или распоряжения).

3.35. Разработка и оформление регламентов бизнес-процессов и регламентов взаимодействия осуществляется в порядке и с учетом особенностей, установленных системой регламентов общества, стандартов общества - в порядке, установленном корпоративной системой стандартизации общества, а конструкторской, технологической и иной специальной документации - согласно требованиям соответствующих стандартов по разработке и оформлению этой документации.

3.36. Приказы и распоряжения общества, которыми утверждаются и вводятся в действие документы, подпадающие под действие Федерального закона "О техническом регулировании", составляются и оформляются в порядке, установленном настоящей Инструкцией.