Исполнение документов и принятых решений (поручений и резолюций)

6.17. Сроки исполнения документов и принятых решений устанавливаются с учетом сроков, предусмотренных законодательством Российской Федерации или вышестоящим органом, либо с учетом просьбы организации, направившей документ.

Срок исполнения указывается, как правило, в документе или в поручении (резолюции).

6.18. Срок исполнения исчисляется в календарных днях. Исчисление срока исполнения решения, предусмотренного в документах, начинается:

для документов, поступивших в общество из высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров и правления общества, и для внутренних документов общества - с даты подписания (утверждения) документа;

для обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, письменных обращений граждан, а также для документов, поступивших в общество из других организаций, - с даты их поступления в общество или его подразделения.

6.19. Документы и принятые решения исполняют в следующие сроки:

решения, содержащиеся в документах высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, в которых указана дата исполнения, - в сроки, указанные в этих документах, решения с пометкой "Срочно" или другой аналогичной пометкой - в 3-дневный срок, с пометкой "Оперативно" - в срок до 10 дней, остальные документы этих органов - в срок не более одного месяца;

поручения Правительства Российской Федерации по доработке проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации - в срок до 10 дней, если не установлен иной срок;

решения совета директоров и правления общества, решения и поручения, предусмотренные в приказах и распоряжениях общества, а также в протоколах совещаний у президента (вице-президентов), поручения и резолюции президента (вице-президентов) - в срок, указанный в документе, при наличии пометки "Срочно" и другой аналогичной пометки - в 3-дневный срок, пометки "Оперативно" - в срок до 10 дней, а если срок не установлен - в течение не более одного месяца;

письма, запросы, просьбы, предложения, проекты и другие документы, поступившие из других организаций, - в срок не более одного месяца, если в резолюциях по ним срок не указан;

указания, содержащиеся в резолюциях президента (вице-президентов) с формулировкой "Прошу доложить", "Прошу доложить лично", "Прошу переговорить", данные им по докладным запискам должностных лиц общества, - в 3-дневный срок, если президентом (вице-президентами) не установлен иной срок;

поручения по подготовке проекта приказа (распоряжения) общества во исполнение федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов Российской Федерации - в срок до 10 дней, если не установлен иной срок;

материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, - не позднее чем за 15 дней до даты, определенной планом.

6.20. Если последний день срока исполнения документа и принятого решения приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.

6.21. Если в поручении или в резолюции к документу, подписанных президентом (вице-президентом), им не установлен срок, то срок определяется руководителем секретариата или помощником президента (начальником секретариата или советником вице-президента) с учетом сроков, указанных в пункте 6.19 настоящей Инструкции.

6.22. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению документа и принятого решения либо поручения (резолюции) в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока должен направить давшему поручение президенту (вице-президенту) доклад с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, и мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, а также с обоснованной просьбой о продлении срока исполнения.

Если установленный срок исполнения документа и принятого решения составляет более 3 месяцев, то просьба о продлении срока направляется ответственным исполнителем не позднее чем за 14 дней до его истечения.

6.23. Продление срока исполнения, установленного президентом в поручении (резолюции), производится президентом. Заключение об обоснованности просьбы ответственного исполнителя о продлении срока исполнения подготавливается секретариатом (помощником) президента.

6.24. Продление срока исполнения, установленного вице-президентом в поручении (резолюции), производится этим вице-президентом. Заключение об обоснованности просьбы ответственного исполнителя о продлении срока исполнения подготавливается секретариатом (советником) вице-президента.

6.25. Продление срока исполнения поручения или резолюции, подписанных президентом (вице-президентом), который в установленном порядке определен руководителем секретариата или помощником президента (начальником секретариата или советником вице-президента), производится этими лицами. Просьба о продлении срока исполнения направляется ответственным исполнителем должностному лицу, определившему срок исполнения.

6.26. Сроки исполнения решений с пометками "Срочно", "Оперативно" и другими аналогичными пометками, как правило, не продлеваются.

6.27. Документ и принятое решение или поручение (резолюция), находящиеся на контроле, считаются исполненными и снимаются с контроля, если:

по результатам рассмотрения даны соответствующие письменные и устные указания по решению поставленных вопросов;

поставленные вопросы решены в оперативном порядке и (при необходимости) заинтересованная организация проинформирована о принятом решении;

разработан и подписан (утвержден) документ, предусматривающий меры по исполнению указанного документа, принятого решения или поручения (резолюции).

6.28. Считаются исполненными поручения (резолюции) президента (вице-президента), содержащие формулировки "доложить", "внести предложения", "подготовить проект приказа (распоряжения)" и т.п., если должностные лица представили во исполнение этих поручений (резолюций) в установленные сроки документы, которые приняты (не возвращены на доработку) секретариатом президента (вице-президента) для доклада президенту (вице-президенту). Поручения (резолюции) в этих случаях не снимаются с контроля.

Если по представленным документам президентом (вице-президентом) даны новые поручения (указания), то в дальнейшем осуществляется контроль этих поручений (указаний), а прежнее поручение (указание) снимается с контроля.

6.29. Докладные записки о выполнении поручений (указаний), данных президентом по материалам проверок, проведенных Инспекцией при президенте ОАО "РЖД", до направления их в Департамент управления делами для доклада президенту представляются ответственным исполнителем в Инспекцию для предварительного рассмотрения.

6.30. Информация о завершении работы, связанной с исполнением документа, вносится ответственным исполнителем в ЕАСД. Исполненный документ подлежит снятию с контроля лицом, которое контролировало исполнение документа.

6.31. Запросы по исполняемому документу, направленные одними подразделениями общества в другие подразделения, а также в учреждения, дочерние общества и иные организации, и промежуточные доклады о ходе его исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

6.32. На документе, исполненном в соответствии с поручением (резолюцией) президента, отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится руководителем секретариата (помощником) президента, исполненном в соответствии с поручением (резолюцией) вице-президента - начальником секретариата (советником) вице-президента или помощником президента, который готовил проект поручения (резолюции) вице-президента.

Номер дела в реквизите "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" ставится работником отдела архивов.

6.33. На документе, адресованном непосредственно подразделению общества, отметка об исполнении и направлении его в дело ставится руководителем службы делопроизводства подразделения.

6.34. Исполнитель документа обязан не позднее 15 дней с даты проставления на документе отметки о его исполнении передать документ в службу делопроизводства подразделения общества.

6.35. Служба делопроизводства подразделения общества после исполнения поручения (резолюции) президента (вице-президента) возвращает в отдел документационного обеспечения подлинник документа на бумажном носителе, если на нем имеется поставленная этим отделом пометка "Подлежит возврату". Документы без такой пометки остаются в подразделении общества, которому был направлен подлинник документа.