Отбор документов к уничтожению

9.56. Отбор документов к уничтожению и составление в подразделениях общества актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 21), производится после составления описей дел постоянного хранения, дел долговременного хранения и дел по личному составу за период проведения экспертизы ценности документов, определяемый датами самого раннего и самого позднего документов, прошедших экспертизу ценности.

9.57. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, которые хранятся в отделе архивов, согласовываются с Центральной экспертной комиссией общества и утверждаются начальником Департамента управления делами.

9.58. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляемые на документы подразделений аппарата управления за период проведения экспертизы ценности документов, согласовываются с экспертной комиссией подразделения аппарата управления и после визирования начальником отдела архивов утверждаются руководителем подразделения аппарата управления.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляемые на документы филиалов и структурных подразделений общества за указанный период, согласовываются с экспертной комиссией филиала и структурного подразделения и после визирования руководителем архива железной дороги, другого филиала, структурного подразделения утверждаются соответственно начальником железной дороги, руководителем филиала или структурного подразделения.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и описи дел рассматриваются на заседаниях экспертных комиссий подразделений общества одновременно.

9.59. Составленные за период проведения экспертизы ценности документов и согласованные с Центральной экспертной комиссией общества и экспертной комиссией подразделения общества акты о выделении к уничтожению документов аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, не подлежащих хранению, имеющих отметку "ЭПК", утверждаются соответственно вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы управления персоналом, руководителями филиалов и структурных подразделений только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения сводных описей дел постоянного хранения.

После этого разрешается уничтожить в установленном порядке документы (дела, единицы хранения), включенные в эти акты.

9.60. В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включаются документы (дела, единицы хранения), срок хранения которых истек к 1 января текущего года. Например, законченные делопроизводством в 2009 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть уничтожены с 1 января 2013 г., с 5-летним сроком хранения - с 1 января 2015 г.

9.61. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляются, как правило, на дела всего подразделения общества. Если в акте указаны дела лишь отдельных управлений, служб, отделов в составе подразделения общества, то наименования этих управлений, служб и отделов приводятся в акте перед группой заголовков относящихся к ним дел.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

9.62. Документы, подлежащие уничтожению, подразделения аппарата управления сдают на переработку (утилизацию) в Административно-хозяйственное управление.

Порядок уничтожения документов в филиалах и структурных подразделениях общества определяется их руководителями.

Лица, виновные в незаконном уничтожении документов, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.