Составление и оформление письма

3.66. Деловые письма применяются в управленческой деятельности общества для осуществления информационного обмена с организациями как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения, а также с физическими лицами, в частности для доведения до подразделений общества в пределах полномочий должностного лица, подписывающего письмо, сведений официального характера, разъяснений о применении нормативных правовых актов и документов, указаний по вопросам их деятельности.

Письма общества и его подразделений оформляются на бланках установленной формы.

3.67. Бланк письма общества с угловым расположением реквизитов используется для оформления писем по производственным, финансовым, научно-техническим и другим вопросам (письмо-предложение, письмо-запрос, письмо-ответ, письмо-просьба и др.), а также сопроводительных, информационных, гарантийных и других аналогичных писем.

Пример составления и оформления письма общества на бланке с угловым расположением реквизитов приведен в приложении N 10.

Письма, направляемые президентом в адрес Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации, оформляются на цветном бланке письма общества с угловым расположением реквизитов и не должны превышать, как правило, двух страниц. Реквизит "Адресат" в этом случае печатается полужирным шрифтом.

3.68. Бланк письма общества с продольным расположением реквизитов используется для оформления писем, содержащих уведомление, приглашение, выражение благодарности, а также писем-поздравлений, извещений и других аналогичных писем, текст которых, как правило, не превышает одной страницы.

Пример составления и оформления письма на бланке с продольным расположением реквизитов приведен в приложении N 11.

3.69. Бланк письма президента (вице-президента) используется для оформления письма в адрес конкретного должностного лица другой организации и в иных случаях по усмотрению президента (вице-президента).

3.70. Оформление писем за подписью руководителей подразделений общества производится на соответствующих бланках установленной формы.

Пример составления и оформления письма с использованием бланка филиала приведен в приложении N 12.

3.71. Письма могут быть адресованы организациям, их структурным подразделениям, руководителям или иным должностным лицам, а также физическим лицам.

Реквизит "Адресат", который располагается в правом верхнем углу первого листа письма (первая строка печатается на уровне наименования общества в угловом штампе бланка), состоит из наименования организации (структурного подразделения организации), должности, инициалов и фамилии получателя (при адресовании письма должностному лицу инициалы указываются перед фамилией).

3.72. Каждая составная часть реквизита "Адресат" - наименование организации (структурного подразделения организации), должность, инициалы и фамилия получателя (почтовый адрес, если необходимо его указывать) - печатается с новой строки через межстрочный интервал 12 пт. Начало каждой строки многострочного реквизита выравнивается по вертикали.

Допускается также центрировать каждую строку реквизита "Адресат" относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Например:

Составные части реквизита "Адресат" рекомендуется отделять друг от друга межстрочным интервалом 18 пт.

3.73. При направлении письма в организацию или структурное подразделение организации (без указания должностного лица) их наименование пишется в именительном падеже. Например:

3.74. Письмо можно адресовать конкретному должностному лицу организации, если решение поставленных в письме вопросов входит в его компетенцию. При этом наименование организации пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилия - в дательном. Например:

Если письмо адресуется руководителю организации или его заместителю, то наименование организации входит в наименование должности адресата, которое пишется в дательном падеже. Например:

3.75. Письмо может содержать обращение к адресату:

Уважаемый Василий Петрович!

Обращение располагается посередине листа, заканчивается восклицательным знаком и отделяется от текста интервалом 18 пт.

3.76. Если в состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес, то сначала указывается наименование организации, затем ее почтовый адрес, например:

3.77. Элементы почтового адреса указываются в следующей последовательности:

а) название улицы, номер дома, номер квартиры;

б) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

в) название района;

г) название республики, края, области, автономного округа (области);

д) название страны (для международных почтовых отправлений);

е) почтовый индекс.

3.78. Почтовый адрес не указывается на письмах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, в подразделения общества, а также в организации, являющиеся постоянными корреспондентами общества.

3.79. При адресовании подразделением письма (докладной записки) президенту (вице-президенту) наименование его должности включает сокращенное наименование общества, например:

При адресовании подразделением общества письма руководителю другого подразделения общества допускается не указывать в наименовании должности адресата сокращенное наименование общества, например:

При адресовании письма руководителю филиала или структурного подразделения наименование должности адресата пишется без указания статуса филиала и структурного подразделения в обществе (то есть не надо указывать, что железная дорога, центральная дирекция или проектный институт является филиалом, а Центр организации конкурсных закупок - структурным подразделением общества). Например:

3.80. Если письмо адресуется физическому лицу, то сначала указывается его фамилия, затем инициалы, далее почтовый адрес, например:

3.81. Письмо не должно содержать, как правило, более 4 адресатов. Каждый экземпляр письма подписывается, и на каждый ставится один и тот же регистрационный номер. Слово КОПИЯ перед вторым, третьим и четвертым адресатами не пишется.

3.82. При необходимости направления письма с одинаковым текстом более чем 4 адресатам и отправки каждому из них письма, подписанного должностным лицом общества, исполнитель документа подготавливает необходимое количество подписных экземпляров письма, а также один для всех отправляемых писем визовой экземпляр.

На подписных экземплярах письма указывается конкретный адресат. Если в отправляемых письмах содержится обращение к адресату, то в визовом экземпляре пишется "Уважаемый ...!", а имя и отчество адресата не указываются.

Подписанные письма регистрируются под одним и тем же номером и рассылаются по составленному исполнителем письма указателю рассылки. При этом на визовом экземпляре письма в месте размещения реквизита "Адресат" пишется "Согласно указателю рассылки".

3.83. Направление более чем 4 адресатам письма с одинаковым текстом, не требующего подписания письма каждому адресату (как правило, подразделениям общества, дочерним и зависимым обществам), производится путем рассылки им копий подписанного письма.

Подписанный экземпляр письма (подлинник) является одновременно и визовым экземпляром и хранится в отделе документационного обеспечения до передачи в архив.

На подлиннике письма адресат указывается обобщенно, например: "Руководителям дочерних и зависимых обществ ОАО "РЖД" (по списку)". Копии подписанного письма изготавливает отдел документационного обеспечения и рассылает их по составленному исполнителем письма указателю рассылки.

Подлинник письма и рассылаемые копии имеют один и тот же регистрационный номер.

В аналогичном порядке оформляются многоадресные (более чем 4 адресатам) письма с одинаковым текстом за подписью руководителя подразделения общества.

3.84. Регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ, ставятся в письмах-ответах в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Эти данные переносятся с поступившего письма.

3.85. Письмо должно иметь краткий заголовок, раскрывающий его содержание. Если в письме содержится несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно.

Заголовок письма печатается обычно шрифтом размером 14 пт от левой границы текстового поля, через межстрочный интервал 12 пт, точка в конце заголовка не ставится. Чтобы разместить письмо на одной странице, допускается печатать заголовок шрифтом размером 12 пт.

Письма-ответы на обращения граждан заголовка не имеют. Можно не давать заголовок письмам-поздравлениям и письмам-приглашениям, а также письмам, написанным на бумаге формата A5.

3.86. Текст письма может быть в зависимости от типа письма и его содержания простым или сложным по своей структуре. Текст простого письма состоит из двух частей - вступление и заключение. Тексты сложных писем содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.

Целесообразно в одном письме затрагивать, как правило, один вопрос. В отдельных случаях в одном письме может быть затронуто несколько вопросов, если они взаимосвязаны.

В первой части (вступлении) излагается причина (основание) направления письма, приводятся ссылки на документы, которые вызвали необходимость подготовки письма.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма - просьба, предложение, напоминание, изложение своей позиции и т.д.

Применяются и другие схемы построения письма, в которых порядок расположения его частей может быть иным, например, письма-приглашения и письма-благодарности.

Текст письма печатается, как правило, шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт.

3.87. Письмо обычно не должно превышать двух-трех страниц. Расчеты, таблицы, подробные пояснения по вопросу, излагаемому в письме, следует оформлять в виде приложений к нему.

Приложения к письму поясняют или дополняют содержание письма. Они оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги формата A4 и визируются исполнителем документа (письма).

3.88. Если письмо имеет приложение, на которое в тексте письма есть ссылка, то отметка о нем оформляется следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов в них не указывается. Например:

Приложение: 2 журнала.

При наличии большого количества приложений или приложений со сложными и громоздкими наименованиями может составляться опись приложений, и тогда в конце письма указывается:

Приложение: согласно описи, на 48 л.

Если к письму прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если письмо направляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, то отметка оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в первый адрес.

Если письмо имеет приложения, на которые в тексте нет ссылки, то перечисляются их наименования с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:

Отметка о наличии приложений к письму печатается между текстом и подписью, на расстоянии 18 - 24 пт от последней строки текста. Слово "Приложение" печатается с новой строки, с отступа 1,25 см от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие и через межстрочный интервал 12 пт на той же строке печатается отметка.

На приложениях к письму слово "Приложение" не пишется.

Страницы письма и страницы приложений нумеруются отдельно.

3.89. Отметка об исполнителе документа ставится в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подписного (подлинника) и визового экземпляров письма.

Отметка об исполнителе печатается на лицевой стороне листа шрифтом размером 10 пт. Если расстояние между реквизитами "Подпись" и "Отметка об исполнителе" составляет менее 24 пт, то отметка печатается на оборотной стороне листа шрифтом размером 14 пт.

3.90. При оформлении письма на бланке общества в реквизите "Подпись" указывается наименование должности, например:

При оформлении письма на бланке президента (вице-президента) ставится только подпись, без наименования должности.

3.91. При оформлении письма на бланке подразделения общества в реквизите "Подпись" не указывается наименование подразделения и общества. Например, в письме на бланке Департамента корпоративных коммуникаций подпись оформляется:

Если руководитель подразделения общества является членом правления общества, то это может быть указано при оформлении его подписи:

3.92. В конце письма, под текстом, может быть написано: "С уважением,", "С глубоким уважением,", после чего на отдельной строке оформляется реквизит "Подпись" должностного лица.

3.93. Письма подписываются должностными лицами общества в соответствии с их полномочиями.

Если отправитель письма (корреспондент) обратился к должностному лицу общества по вопросу, решение которого находится в компетенции этого должностного лица, то письмо-ответ подписывается, как правило, этим должностным лицом.

3.94. Переписка должностных лиц общества и его подразделений с высшими органами государственной власти, федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления осуществляется в порядке, устанавливаемом президентом.

3.95. Проект письма общества, завизированный исполнителем документа и ответственным исполнителем, до представления на подпись должен быть согласован в установленном настоящей Инструкцией порядке.

3.96. При подготовке письма исполнитель документа готовит 2 экземпляра проекта письма: подписной и визовой.