Особенности составления и оформления письма при переписке с зарубежными корреспондентами

3.97. Письма официальным дипломатическим лицам, руководителям министерств, ведомств, организаций железнодорожного транспорта (железных дорог) и компаний иностранных государств, руководителям аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, а также руководителям дипломатических и консульских представительств Российской Федерации за рубежом направляются, как правило, за подписью президента.

3.98. Вице-президенты осуществляют переписку с зарубежными корреспондентами по вопросам уставной деятельности общества в соответствии со своей компетенцией.

3.99. Подготавливаемые подразделениями общества проекты писем зарубежным адресатам за подписью президента (вице-президента) после согласования с причастными подразделениями согласовываются с Департаментом международного сотрудничества.

3.100. Переписку по вопросам, связанным с перевозкой грузов и пассажиров, использованием и ремонтом локомотивов, вагонов и контейнеров, осуществлением взаиморасчетов между обществом и компаниями иностранных государств, работой межгосударственных пунктов пропуска поездов и обеспечением движения поездов в условиях чрезвычайных ситуаций, и по другим вопросам, требующим принятия оперативных мер, подразделения общества могут вести в пределах своей компетенции непосредственно с соответствующими подразделениями транспортных организаций и компаний, а также с подразделениями Дирекции Совета по железнодорожному транспорту государств - участников Содружества.

Проекты писем по указанным вопросам согласовываются с причастными подразделениями общества, в том числе при необходимости с Департаментом международного сотрудничества.

3.101. Письма, направляемые иностранным организациям (должностным лицам), находящимся за границей, представительствам и иным учреждениям иностранных государств, аккредитованным в Российской Федерации, а также дипломатическим и консульским представительствам Российской Федерации за рубежом, печатаются на бланках общества и его подразделений, предназначенных для зарубежной переписки.

3.102. Дата письма и регистрационный номер ставятся в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке письма (дата в левом верхнем углу письма, регистрационный номер в правом верхнем углу). Дата оформляется словесно-цифровым способом.

В переписке с зарубежными корреспондентами на английском языке рекомендуется оформлять дату следующим образом: 7th September, 2011, или September 7, 2012.

3.103. Реквизит "Адресат" включает инициал имени (имя) и фамилию, должность адресата, наименование организации и при необходимости почтовый адрес - номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются инициал имени (имя), фамилия, должность, наименование организации, затем почтовый адрес. Если фамилия неизвестна, может быть указана только должность.

Реквизит "Адресат" располагается в левом верхнем углу первого листа письма ниже даты письма, на расстоянии 36 - 48 пт от первой строки письма. Реквизит пишется компактно, без разрядки и подчеркиваний, составные части его выравниваются по левой границе текстового поля.

3.104. Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом. Если заголовок имеется, то он располагается на расстоянии 24 пт от текста (от обращения) и выравнивается по левой границе текстового поля.

3.105. Письмо начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке могут использоваться, в частности, следующие обращения:

"Уважаемые господа," - к организации в целом;

"Уважаемый господин Блэк,";

"Уважаемая госпожа Смит,";

"Уважаемый господин Министр (Председатель, Директор),";

"Уважаемая госпожа Посол,".

Обращение выравнивается по левой границе текстового поля, печатается, как правило, шрифтом размером 14 пт и располагается на расстоянии 18 - 24 пт от текста. После обращения ставится запятая.

В переписке с адресатами в государствах - участниках Содружества Независимых Государств, где в деловом обиходе принято обращение по имени и отчеству, допускается использовать также и такое обращение, например: "Уважаемый Иван Иванович!".

3.106. Текст письма печатается шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт и разделяется на абзацы, которые пишутся без абзацного отступа, отделяются друг от друга межстрочным интервалом 24 - 36 пт и выравниваются по левой и правой границам текстового поля.

3.107. Письмо (в соответствии с правилами дипломатической переписки) может заканчиваться следующими словосочетаниями и фразами: "С уважением,", "С глубоким уважением,", "Искренне Ваш,", "Примите уверения в весьма высоком к Вам уважении", которые выравниваются по левой границе текстового поля, а после них ставится подпись.

3.108. О наличии приложения к письму делается отметка, которая располагается под текстом письма, на расстоянии 18 - 24 пт, и выравнивается по левой границе текстового поля.

3.109. В переписке с зарубежными корреспондентами реквизит "Подпись" располагается под текстом письма (или под отметкой о наличии приложения, если она имеется) и отделяется от него интервалом, достаточным для свободного расположения подписи - 36 - 48 пт (приложение N 13).

В зависимости от требований делового протокола и характера отношений между корреспондентами расшифровка личной подписи может состоять из:

инициалов и фамилии (И.О.Фамилия);

инициала имени и фамилии (И.Фамилия);

полного имени и фамилии (Имя, Фамилия).

3.110. Отметка об исполнителе документа ставится только на визовом экземпляре письма (остающемся в деле) в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа (на подписном экземпляре не ставится).

3.111. При переписке общества с официальными дипломатическими лицами иностранных государств, а также с дипломатическими и консульскими представительствами Российской Федерации за рубежом (приложение N 14) применяется иное расположение некоторых реквизитов письма и обращения к адресату:

в левом верхнем углу первого листа письма пишется прописными буквами наименование должностного лица, подписавшего письмо (например, ПРЕЗИДЕНТ ОАО "РЖД");

обращение располагается с абзацным отступом 1,25 см от левой границы текстового поля;

расшифровка личной подписи в реквизите "Подпись" располагается под текстом письма и выравнивается по правой границе текстового поля;

после реквизита "Подпись" в левом нижнем углу листа располагается выделенный полужирным шрифтом реквизит "Адресат", составные части которого выравниваются по левой границе текстового поля.

3.112. Письма зарубежным корреспондентам пишутся на русском или иностранном языке. Язык письма определяется должностным лицом, которое его подписывает, с учетом практики деловой переписки с конкретной страной (организацией или должностным лицом).

3.113. Перевод письма на иностранный язык обеспечивается ответственным исполнителем или по его заявке Департаментом международного сотрудничества.

К письму на иностранном языке, направляемому должностному лицу общества на подписание, прилагается неофициальный перевод на русский язык, завизированный ответственным исполнителем и/или представителем Департамента международного сотрудничества.