1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую корпоративную систему общего делопроизводства и документирования управленческой деятельности, порядок работы с документами и контроля за исполнением документов и принятых решений в открытом акционерном обществе "Российские железные дороги" (далее - общество).

Настоящая Инструкция распространяется на департаменты, управления и другие подразделения аппарата управления общества (далее - подразделения аппарата управления), железные дороги, дирекции, проектно-конструкторские бюро и другие филиалы (далее - филиалы), центры и другие структурные подразделения общества (далее - структурные подразделения общества).

1.2. Настоящая Инструкция подготовлена с учетом законодательства Российской Федерации, устава открытого акционерного общества "Российские железные дороги", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", а также требований фирменного стиля общества.

1.3. В настоящей Инструкции применяются следующие термины и понятия:

документ - зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документ входящий - документ, поступивший в общество (подразделение общества) от сторонних организаций, а также учреждений, дочерних и зависимых обществ;

документ исходящий - официальный документ, отправляемый из общества (подразделения общества);

документ внутренний - официальный документ, подготовленный в обществе (подразделении общества) и не выходящий за его пределы;

организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности общества в целом, подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений общества, должностных лиц.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 к организационно-распорядительным документам относятся приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, регламент, письмо, телеграмма, протокол, докладная, служебная и объяснительная записки, справка, акт и другие документы, включенные в ОК-011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД);

нормативный документ - официальный документ, издаваемый обществом для обеспечения своей уставной деятельности и содержащий предписания нормативного характера, рассчитанные, как правило, на многократное применение в течение длительного времени и обязательные для работников общества, а в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, - и для пользователей услуг общества;

поручение - предписание или требование к должностному лицу, содержащееся в приказах и распоряжениях, протоколах совещаний либо оформленное в установленном порядке на бланке со словом "Поручение";

указание - предписание оперативного характера или разъяснение порядка выполнения должностным лицом каких-либо действий, оформляемое, как правило, в виде резолюции к какому-либо документу;

ответственный исполнитель - руководитель подразделения аппарата управления, филиала или структурного подразделения общества, на которого возлагается исполнение документа (поручения, указания). Ответственным исполнителем может также являться по согласованию руководитель учреждения общества и руководитель дочернего общества;

соисполнитель - руководитель подразделения аппарата управления, филиала или структурного подразделения общества, а также учреждения общества или дочернего общества, на которого возлагается по согласованию с ним участие в исполнении документа (поручения, указания) наряду с ответственным исполнителем;

исполнитель документа - работник подразделения аппарата управления, филиала или структурного подразделения общества, учреждения общества или дочернего общества, который составляет и оформляет проект документа;

подразделения общества - подразделения аппарата управления, филиалы и структурные подразделения общества;

служба делопроизводства - работники (работник), на которых возложены функции по ведению делопроизводства в подразделениях общества.

1.4. Делопроизводство в подразделениях общества - прием, регистрация и учет документов, их отправка, контроль за прохождением документов и исполнением поручений (указаний) и другие операции с документами - осуществляется с использованием Единой автоматизированной системы документооборота ОАО "РЖД" (ЕАСД) в соответствии с установленным регламентом работы в этой системе.

В случае если подразделение общества не обеспечено полной функциональностью ЕАСД, применяются другие доступные методы ведения делопроизводства с учетом требований настоящей Инструкции.

1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства в обществе и совершенствование системы документационного обеспечения, контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка документирования управленческих решений осуществляются Департаментом управления делами, инструктивные документы которого по этим вопросам обязательны для исполнения.

1.6. Подразделения общества могут разрабатывать не противоречащие настоящей Инструкции документы, конкретизирующие организацию делопроизводства в соответствующих подразделениях с учетом особенностей их деятельности и организационной структуры.

1.7. Служба делопроизводства выполняет следующую работу:

принимает поступающие документы и ведет их регистрацию и учет;

осуществляет регистрацию и учет отправляемых документов, проверяет правильность их оформления и передает на отправку;

контролирует прохождение и исполнение документов;

вводит в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения документов и принятых решений;

подготавливает сводки об исполненных и находящихся на исполнении документах;

контролирует своевременное списание в дело исполненных документов;

разрабатывает номенклатуру дел;

осуществляет хранение документов, формирование, оформление, подготовку и своевременную передачу дел в архив;

знакомит работников с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства;

инструктирует вновь принятых работников по вопросам делопроизводства и работы в ЕАСД.

1.8. За организацию делопроизводства, соблюдение порядка документирования управленческих решений, установленного настоящей Инструкцией, состояние исполнительской дисциплины в подразделениях общества отвечают руководители подразделений.

Работники подразделений общества персонально отвечают за выполнение требований настоящей Инструкции.

1.9. Работники подразделений общества несут ответственность за сохранность находящихся у них документов. В случае утери документа работник обязан немедленно сообщить об этом своему непосредственному руководителю. По каждому такому случаю проводится служебное расследование.

О результатах расследования утери документа, зарегистрированного Департаментом управления делами и имеющего отметку "Подлежит возврату", руководитель подразделения общества информирует начальника этого департамента.

1.10. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку работник должен передать через службу делопроизводства находящиеся у него на исполнении (контроле) документы (в том числе в ЕАСД) замещающему его работнику, при переходе на другую работу или увольнении - сдать все числящиеся за ним документы (в том числе в ЕАСД) работнику службы делопроизводства по указанию непосредственного руководителя.

1.11. При переходе на другую работу или увольнении работника, возглавляющего службу делопроизводства, составляется совместно с работником, на которого возлагается исполнение этих функций, акт приема-передачи документов, печатей, штампов и журналов для регистрации документов.

1.12. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только лицами, имеющими отношение к их рассмотрению и исполнению, и только в служебных целях.

1.13. Основные требования настоящей Инструкции к оформлению документов, включая письма и телеграммы, распространяются и на документы, доступ к которым ограничен.

Порядок обращения указанных документов регламентируется законодательством Российской Федерации и соответствующими документами общества.