8. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ

8.1. При подготовке организационно-распорядительных документов общества и его подразделений применяется редактор Microsoft Word с использованием шрифтов гарнитуры Times New Roman размером 14 - 16 пт (для оформления табличных материалов допускается использование шрифта размером 10 - 12 пт).

При изготовлении бланков (форм) документов используются шрифты гарнитуры RussianRail G Pro.

8.2. Для печатания документов используются стандартные листы бумаги формата A4. Если текст документа содержит не более 7 строк, то допускается использование листов бумаги формата A5.

Документы печатаются, как правило, на одной стороне листа.

Лист документа, оформленный как на бланке, так и не на бланке, должен иметь поля: левое - не менее 25 мм, правое - 15 - 20 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

При печатании документа на оборотной стороне листа размер левого поля должен быть 15 - 20 мм, правого - не менее 25 мм.

8.3. Наименование вида документа - ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПОРУЧЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, СПРАВКА и др. - печатается прописными буквами вразрядку (2 пт), полужирным шрифтом, слова КОПИЯ, ВЫПИСКА, а также слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, СОГЛАСОВАНО (если они являются реквизитами при утверждении и согласовании документов) - прописными буквами без выделения полужирным шрифтом.

Заголовки приказа и распоряжения, заголовки разделов положений, правил, инструкций и других нормативных документов печатаются полужирным шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт. Заголовки подразделов печатаются без выделения шрифтом размером 14 пт.

8.4. Текст документа должен печататься, как правило, шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт. Допускается печатание через межстрочный интервал 12 пт текстов документов на листе формата A5, когда необходимо разместить текст документа на одной странице. Первая строка каждого абзаца текста печатается с красной строки, то есть с отступом 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте документа фамилия и инициалы печатаются на одной строке.

Документы, в которые в последующем будут вноситься существенные правки, а также выступления и доклады рекомендуется печатать шрифтом размером 16 пт через межстрочный интервал 24 пт.

8.5. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются, как правило, через межстрочный интервал 12 пт.

При печатании реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения" и "Гриф согласования документа" рекомендуется отделять друг от друга межстрочным интервалом 18 пт их составные части (наименование организации; должность; инициалы и фамилия должностного лица; почтовый адрес; слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, СОГЛАСОВАНО, Приложение).

Начала строк многострочных реквизитов выравниваются по вертикали.

8.6. Расшифровка личной подписи в реквизите "Подпись" печатается без скобок на уровне последней строки наименования должности и выравнивается по правой границе текстового поля.

Инициалы печатаются перед фамилией. Пробелы между инициалами, а также между инициалами и фамилией не делаются.

При наличии нескольких подписей, которые располагаются одна под другой, наименование должностей и расшифровка подписей разделяются межстрочными интервалами 24 - 48 пт.

8.7. В документах, состоящих из двух и более страниц, страницы, начиная со второй, нумеруются. Номера страниц ставятся посередине листа, в 10 - 15 мм от верхнего его края, арабскими цифрами, без каких-либо слов и знаков.

8.8. Подготовленные к печатанию рукописные материалы должны быть написаны разборчиво, черными, фиолетовыми или синими чернилами (пастой). Особенно четко и разборчиво следует писать фамилии, специальные термины, названия населенных пунктов, географические названия.

8.9. Документы печатаются с соблюдением стандартных требований к машинописному оформлению документов, аккуратно, без помарок и без подчеркиваний.

Исполнитель документа производит тщательную проверку и считку отпечатанного материала.

8.10. Копирование (тиражирование) документов производится на копировально-множительных аппаратах, установленных в подразделениях общества.

Копирование (тиражирование) многостраничных с большим тиражом документов в аппарате управления общества производится с использованием копировально-множительных аппаратов Административно-хозяйственного управления. Заказ на копирование документов в этом случае (по форме, установленной Департаментом управления делами) подписывается руководителем подразделения общества, подготовившего данный документ, и согласовывается с Департаментом управления делами.

За целесообразность копирования (тиражирования) и тираж документа отвечает руководитель указанного подразделения общества.

Способ и очередность тиражирования документов в зависимости от их вида, срочности и тиража определяются Департаментом управления делами.

8.11. Экземпляр документа (приказа, распоряжения, положения, правил, инструкции и др.), предназначенный для копирования (тиражирования) на копировально-множительных аппаратах, не должен иметь помарок, подчисток, наклеек, рукописных вставок.

Использованные для копирования (тиражирования) экземпляры документов возвращаются по окончании копировально-множительных работ их заказчикам.