5. Регистрация документов. Построение информационно-поисковой системы. Учет документооборота

5.1. Регистрация документов представляет собой запись по установленной форме сведений о документах, фиксирующая факт их издания, отправления или получения с целью обеспечения учета, контроля исполнения и поиска документов.

5.2. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится с использованием ЕАСД независимо от способа их доставки и передачи.

5.3. Первичные учетные документы (бухгалтерские документы первичного учета, статистические отчеты, счета на оплату работ и услуг и др.), формы финансовой и статистической отчетности, сводки, информационные материалы для сведения, книги, специальная литература, заявки, разнарядки, наряды и другие документы, которые не относятся к организационно-распорядительным, не регистрируются в ЕАСД, а учитываются соответствующими подразделениями общества в специальных журналах или иным способом, который определяют их руководители.

5.4. Рекламные извещения, плакаты, проспекты, поздравительные письма, телеграммы и открытки, пригласительные билеты, корреспонденция с пометкой "Лично", если она не носит служебного характера, различные учебные планы и программы, периодические издания (газеты, журналы, брошюры), документы без подписи и другие аналогичные документы не подлежат регистрации и учету.

5.5. Подразделения общества должны иметь перечень документов, учитываемых в журналах или иным способом, и перечень документов, не подлежащих учету, которые разрабатываются исходя из специфики деятельности подразделения и состава документации и утверждаются его руководителем.

5.6. Регистрация документов общества в ЕАСД производится в пределах следующих потоков документов:

входящие документы - письмо, телеграмма, а также факсограмма при зарубежной переписке;

исходящие документы - письмо, телеграмма, а также факсограмма при зарубежной переписке, докладная и служебная записки;

внутренние документы, включающие массивы следующих видов документов:

приказы по основной деятельности;

приказы по личному составу;

распоряжения;

поручения президента;

поручения вице-президентов (отдельно каждого);

протоколы совещаний у президента;

протоколы совещаний у вице-президентов (отдельно каждого);

протоколы заседаний правления общества;

договоры (соглашения, контракты) с другими организациями;

доверенности, выдаваемые от имени общества;

прочие организационно-распорядительные документы ("прочие ОРД").

5.7. Регистрация письменных обращений граждан, поступающих в общество и его подразделения, и регистрация входящих документов ведется отдельно.

5.8. Потоки документов и массивы видов документов подразделений общества определяются их руководителями применительно к потокам и массивам видов документов общества.

5.9. Документ регистрируется в ЕАСД один раз, с присвоением ему автоматически регистрационного номера, который используется на всех стадиях прохождения документа в подразделениях общества.

5.10. Входящие документы, адресованные президенту (вице-президентам), а также обществу без указания конкретного адресата, регистрирует отдел документационного обеспечения.

После создания РК входящего документа в правой нижней части первого листа этого документа ставится отметка о поступлении документа в общество (регистрационный штамп), включающая сокращенное наименование общества - ОАО "РЖД", присвоенный документу в ЕАСД регистрационный номер, состоящий из сокращенного обозначения потока документов ВХ ("Входящие") и через дефис его порядкового номера в пределах потока этих документов в течение календарного года, дату поступления и количество листов основного документа и приложений к нему.

Поступившие поручения (указания) руководителей Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по письмам граждан регистрируются отделом документационного обеспечения как входящие документы.

5.11. Входящие документы, адресованные непосредственно подразделениям общества, регистрируют их службы делопроизводства.

После создания РК входящего документа в правой нижней части первого листа этого документа ставится отметка о поступлении его в подразделение общества (регистрационный штамп), включающая наименование подразделения общества, присвоенный документу в ЕАСД регистрационный номер, состоящий из сокращенного обозначения потока документов ВХ ("Входящие"), через дефис его порядкового номера в пределах потока этих документов в течение календарного года и условного (сокращенного) наименования подразделения общества, разделенных косой чертой, дату поступления и количество листов основного документа и приложений к нему.

5.12. Учет входящих документов, адресованных непосредственно подразделениям общества, и документов, зарегистрированных и направленных им отделом документационного обеспечения, ведется раздельно.

5.13. Исходящие документы общества, подписанные президентом (вице-президентами), а также докладные записки вице-президентов на имя президента и их служебные записки регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационный номер исходящего документа (включая указанные записки) состоит из сокращенного обозначения потока документов ИСХ ("Исходящие") и через дефис его порядкового номера в пределах потока этих документов в течение календарного года (например, N ИСХ-26).

5.14. Исходящие документы, подписанные руководителями подразделений общества, а также их докладные записки на имя президента (вице-президента) и служебные записки регистрируют службы делопроизводства подразделений.

Регистрационный номер исходящего документа (включая указанные докладные записки) состоит из сокращенного обозначения потока документов ИСХ ("Исходящие"), через дефис его порядкового номера в пределах потока этих документов в течение календарного года и условного (сокращенного) наименования подразделения общества, разделенных косой чертой (например, N ИСХ-148/ЦН).

5.15. Документы, создаваемые в подразделениях общества и направляемые из одного подразделения в другое, регистрируются в ЕАСД за исходящим номером подразделения-исполнителя и не регистрируются подразделением-получателем как входящий документ.

5.16. Приказы общества, кроме приказов по личному составу, в том числе совместные с другими организациями, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером приказа является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

5.17. Приказы подразделений общества регистрируют их службы делопроизводства. Регистрационный номер приказа состоит из условного (сокращенного) наименования подразделения общества и через дефис его порядкового номера в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

Например, регистрационный номер приказа подразделения аппарата управления - N ЦЭУ-12, приказа филиала - N ЦДРП-18, приказа железной дороги - N СЕВ-20, или N ДВОСТ-25, или N С-КАВ-30, приказа структурного подразделения общества - N ЦЖДК-21.

5.18. Приказы по личному составу, подписанные президентом и вице-президентом, в ведении которого находятся кадровые вопросы, регистрирует Департамент управления персоналом. Регистрационным номером приказа является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

5.19. Приказы по личному составу, подписанные руководителями подразделений общества, регистрируют соответствующие службы этих подразделений. Регистрационным номером приказа является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

5.20. Распоряжения общества регистрирует отдел документационного обеспечения. Регистрационным номером распоряжения является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года, к которому добавляется строчная буква "р". Например, N 15р.

5.21. Распоряжения филиалов и структурных подразделений общества регистрируют их службы делопроизводства. Регистрационный номер распоряжения состоит из условного (сокращенного) наименования филиала или структурного подразделения общества, к которому через дефис добавляются порядковый номер распоряжения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и строчная буква "р", разделенные косой чертой.

Например, регистрационный номер распоряжения филиала - N ЦДРП-18/р, распоряжения железной дороги - N СЕВ-20/р, или N ДВОСТ-25/р, или N С-КАВ-30/р, распоряжения структурного подразделения общества - N ЦЖДК-21/р.

5.22. Поручения президента, оформленные на соответствующем бланке, регистрирует отдел документационного обеспечения. Регистрационный номер поручения включает две прописные буквы "ПП" и через дефис - его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года. Например, N ПП-25.

5.23. Поручения вице-президентов, оформленные на соответствующих бланках, регистрируют их секретариаты. Регистрационный номер поручения включает прописную букву "П", через дефис - индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента, и через дефис - порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года (отдельно для каждого). Например, N П-ИП-43 (поручение вице-президента Петрова И.С.).

5.24. Поручения руководителей филиалов и структурных подразделений общества, оформленные на соответствующих бланках, регистрируют их службы делопроизводства.

Регистрационный номер поручения руководителей (заместителей руководителей) филиалов (кроме железных дорог) и структурных подразделений общества включает условное (сокращенное) наименование филиала или структурного подразделения, через дефис - порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и через косую черту - строчную букву "п". Например, N ЦДИ-21/п (поручение руководителя филиала или его заместителя) или N ЦЖДК-22/п (поручение руководителя структурного подразделения или его заместителя).

Регистрационный номер поручения начальника (заместителя начальника) железной дороги включает условное наименование должности, через дефис - порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и через косую черту - строчную букву "п". Например, N Н-15/п (поручение начальника железной дороги), N НЗ-18/п (поручение заместителя начальника железной дороги).

5.25. Положения, правила, инструкции, регламенты, уставы, руководства, методические указания, рекомендации и иные документы нормативного и инструктивного характера, концепции, планы, программы, а также документы, определяющие порядок эксплуатации и обслуживания подвижного состава, машин, механизмов и других устройств железнодорожного транспорта, которые утверждены президентом (вице-президентом), регистрирует отдел документационного обеспечения. В ЕАСД эти документы фиксируются как "прочие организационно-распорядительные документы" ("прочие ОРД").

Регистрационным номером каждого из указанных документов является его порядковый номер в пределах массива этих видов документов в течение календарного года, к которому добавляются строчные буквы "пд". Например, N 82пд.

Указанные документы, утвержденные руководителем подразделения общества, регистрируются службой делопроизводства подразделения. Регистрационный номер каждого из таких документов включает условное (сокращенное) наименование подразделения общества, через дефис - порядковый номер документа в пределах массива этих видов документов в течение календарного года и через косую черту - строчные буквы "пд". Например, N ЦДИ-82/пд или N ПРИВ-82/пд.

5.26. Протоколы заседаний правления общества регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером протокола является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

5.27. Протоколы совещаний у президента регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационный номер протокола включает индекс в виде двух прописных букв, установленный для президента, и через дефис - порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года с добавлением строчных букв "пр", например, N ВЯ-27пр.

5.28. Протоколы совещаний у вице-президентов регистрируют их секретариаты.

Регистрационный номер протокола включает индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента, и через дефис - порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года (отдельно для каждого) с добавлением строчных букв "пр". Например, N ИП-4пр (протокол совещания у вице-президента Петрова И.С).

5.29. Протоколы совещаний у руководителей подразделений общества регистрируют их службы делопроизводства.

Регистрационный номер протокола совещания у руководителей (заместителей руководителя) подразделений общества (кроме железной дороги) включает условное (сокращенное) наименование подразделения, через дефис - порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и через косую черту - строчные буквы "пр". Например, N ЦЭКР-12/пр (протокол совещания у начальника Департамента экономической конъюнктуры и стратегического развития или его заместителя), N ЦДРП-15/пр (протокол совещания у руководителя Центральной дирекции по ремонту пути или его заместителя), N ЦКЗ-14/пр (протокол совещания у руководителя Центра организации конкурсных закупок или его заместителя).

Регистрационный номер протокола совещания у начальника (заместителя начальника) железной дороги включает условное наименование должности, через дефис - порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и через косую черту - строчные буквы "пр". Например, N Н-15/пр (протокол совещания у начальника железной дороги), N НЗ-18/пр (протокол совещания у заместителя начальника железной дороги).

5.30. Факсограммы, поступившие из-за границы, а также из аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, адресованные президенту (вице-президентам), регистрируются отделом документационного обеспечения так же, как входящие документы.

5.31. Документы совета директоров общества регистрирует аппарат корпоративного секретаря общества, документы ревизионной комиссии общества - секретариат этой комиссии в соответствии с регламентами работы совета директоров и ревизионной комиссии.

5.32. Входящие документы регистрируются в день их поступления, до рассмотрения их соответствующими должностными лицами.

В случае, когда требуется принятие срочных мер в связи с аварийным происшествием, обеспечением безопасности людей, террористической угрозой, возникновением специфической ситуации в сфере международного сотрудничества и т.п., входящие документы представляются на рассмотрение до регистрации.

Исходящие и внутренние документы регистрируются в день их подписания (утверждения).

5.33. Прохождение документов в обществе (подразделении общества) от их создания или получения до завершения исполнения - отправки адресатам или направления в дело - образует документооборот общества (подразделения общества).

5.34. При определении объема документооборота (количества документов, созданных и полученных за определенный период - месяц, квартал, год) за единицу измерения принимается созданный или полученный документ, который в ЕАСД ранее не регистрировался (копии, создаваемые при печатании и тиражировании, не учитываются).

5.35. Учет документооборота осуществляется: в аппарате управления общества - отделом документационного обеспечения, филиалах и структурных подразделениях общества - их службами делопроизводства.

5.36. Документы общества, подготовленные подразделениями общества и представленные на подпись президенту (вице-президенту), их службы делопроизводства не регистрируют и в своем документообороте не учитывают.

5.37. Автоматизированная регистрация документов и использование регистрационных данных производятся в соответствии с операционными инструкциями пользователя ЕАСД.

5.38. Банк регистрационных данных в ЕАСД, журналы учета документов и номенклатуры дел, содержащие информацию о входящих, исходящих и внутренних документах, составляют информационно-поисковую систему документов.

Поиск конкретного документа в информационно-поисковой системе осуществляется по его реквизитам, в частности по виду, дате, названию, номеру документа или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в тексте документа).

5.39. К ознакомлению с зарегистрированными в ЕАСД документами, в РК которых отсутствует отметка "Ограниченный доступ", работник подразделения общества может быть допущен, если документ (проект документа):

зарегистрирован данным подразделением;

подготовлен данным подразделением;

подписан руководителем данного подразделения;

поступил в данное подразделение для исполнения согласно поручению (указанию) или для контроля;

подготовлен другим подразделением и поступил в данное подразделение на ознакомление, согласование или утверждение.

Если работнику подразделения общества необходимо ознакомиться с иным документом (проектом документа), нужным ему для работы, он должен обратиться к исполнителю документа с просьбой направить ему запрашиваемый документ (проект документа).