Использование архивных документов

9.81. Работники подразделений общества при выполнении служебных обязанностей и поручений руководителей могут пользоваться, как правило, копиями документов, находящихся на хранении в службе делопроизводства до сдачи их в архив, и документов, находящихся в отделе архивов, архивах филиалов и структурных подразделений общества.

9.82. Получение в отделе архивов подразделениями общества учредительных, внутренних и иных документов общества, необходимых для представления в регистрирующие органы, производится в соответствии с регламентом взаимодействия структурных подразделений общества с Правовым департаментом по вопросам получения документов, необходимых для представления в регистрирующие органы.

9.83. Подразделения общества могут выдавать хранящиеся у них документы (дела) во временное пользование своим работникам, как правило, не более чем на один месяц.

О каждом выданном документе (деле) делается запись в специальной книге, и на каждый такой документ (дело) заполняется карточка-заместитель (ее ставят на место выданного документа или дела), в которой указываются номер документа (дела), дата его выдачи, работник, которому он выдан, и наименование отдела (управления, службы) подразделения, где он работает, расписка в получении, дата возвращения и расписка о приеме документа (дела).

Не разрешается работать с архивными документами вне служебных помещений, вносить в них правки, делать пометки.

9.84. Копии документов, хранящихся в отделе архивов, архиве железной дороги, в архивах других филиалов и структурных подразделений общества, могут быть выданы работникам подразделений общества, а также учреждениям общества, дочерним и зависимым обществам по письменному обращению их руководителей (с обоснованием необходимости получения документа и указанием фамилии работника, которому поручено его получить) с разрешения начальника Департамента управления делами или руководителя соответствующей службы управления делами или службы делопроизводства.

9.85. Выдача сторонним организациям каких-либо документов, находящихся в текущем делопроизводстве, не разрешается.

Сторонним организациям могут выдаваться копии документов, хранящихся в отделе архивов, архивах филиалов и структурных подразделений общества, по письменному обращению их руководителей (с обоснованием необходимости получения документов) с разрешения соответственно начальника Департамента управления делами, руководителя службы управления делами или службы делопроизводства.

9.86. Выдача (изъятие) документов (по требованию судебных, следственных, налоговых и других органов) производится:

документов, хранящихся в отделе архивов, - с разрешения президента (лица, осуществляющего его полномочия) или первого вице-президента;

документов, хранящихся в архивах филиалов и структурных подразделений общества, - с разрешения руководителей этих филиалов и структурных подразделений или лиц, осуществляющих их полномочия.

В дело помещаются копия изъятого документа и акт о его изъятии.

9.87. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. N 19.

Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

9.88. Архивные справки, копии и выписки выдаются гражданам на основании поступившего в архив их письменного запроса, в котором изложено существо запроса, указаны фамилия, имя и отчество заявителя, его адрес, телефон, дата и личная подпись.

Запросы, в которых отсутствуют фамилия, адрес и подпись заявителя, считаются анонимными и не рассматриваются.

9.89. Срок исполнения запроса граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней с даты регистрации поступившего запроса. При сложном запросе срок может быть продлен руководителем подразделения, в состав которого входит архив, но не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.

Срок исполнения запроса с использованием только научно-справочного аппарата архива - не более 15 дней с даты регистрации запроса.

Ошибочно поступившие в архив запросы пересылаются в 5-дневный срок с даты поступления по принадлежности в другие архивы (организации), о чем незамедлительно информируется заявитель.

9.90. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве. Использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника, по данным которого составлена такая справка.

Для составления архивных справок социального характера на основании хранящихся в архивах специфических документов (бухгалтерских, технических, графиков и др.) могут привлекаться работники подразделений общества - специалисты соответствующего профиля.

В архивной справке указываются вид документов, даты, регистрационные номера и их заголовки, а также излагаются имеющиеся в этих документах сведения, относящиеся к вопросу обращения. Изложение должно соответствовать хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.

В архивной справке не допускаются комментарии и собственные выводы исполнителя документа о содержании использованных документов.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения (дел) архивных документов, названия печатных изданий, использовавшихся для составления архивной справки.

Архивные шифры и номера листов единиц хранения (дел) архивных документов могут быть указаны в архивной справке сразу после изложения каждого факта или события.

Архивная справка, выданная отделом архивов, подписывается его начальником (работником, на которого возложены эти функции) и заверяется печатью отдела архивов.

Архивная справка, выданная архивом филиала или структурного подразделения, подписывается руководителем этого архива (работником, на которого возложены эти функции) и заверяется печатью архива.

В архивной справке объемом более одного листа листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены. В месте скрепления ставится подпись начальника отдела архивов, руководителя архива филиала или структурного подразделения общества (работника, на которого возложены эти функции) и печать.

Копия выданной архивной справки хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.

9.91. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Соответствие выданных архивных копий подлиннику и соответствие выписок из документа подлиннику подтверждается подписью начальника отдела архивов, руководителя архива филиала или структурного подразделения общества (работника, на которого возложены эти функции) и заверяется печатью этого отдела (архива).

Архивная выписка делается только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полностью часть документа, относящуюся к запросу.

На обороте каждого листа архивной копии и выписки проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения (дел) архивного документа. Все листы архивной копии и выписки скрепляются, и в месте скрепления ставится подпись руководителя архива (работника, на которого возложены эти функции) и печать архива.

Слова и фразы подлинника документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

9.92. Архивные справки и выписки из документов оформляются:

выдаваемые отделом архивов - на бланке письма отдела архивов;

выдаваемые архивом филиала или структурного подразделения - на бланке письма этого архива.

На этих бланках указывается их название: "Архивная справка", "Архивная выписка". При изготовлении фото- или ксерокопий документа указанные бланки не используются.

9.93. Архивные справки, копии и выписки из документов направляются заявителям с сопроводительным письмом, подписанным начальником отдела архивов, руководителем архива филиала или структурного подразделения общества (работником, на которого возложены эти функции), заказным почтовым отправлением.

Архивные справки, копии и выписки выдаются под расписку заявителям по предъявлении ими паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, а их родственникам или доверенным лицам - по предъявлении паспорта (иного документа, удостоверяющего личность) и нотариально удостоверенной доверенности.

Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на копии полученного им документа, которая остается в делах архива, с указанием данных паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, а получатель-родственник или доверенное лицо - с указанием также данных нотариально удостоверенной доверенности либо с приложением ее копии.

9.94. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцу (заявителю), его родственникам или доверенным лицам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовой книжки и других не полученных им в свое время документов.

Указанные документы выдаются заявителям по предъявлении ими паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, а их родственникам или доверенным лицам - по предъявлении паспорта (иного документа, удостоверяющего личность) и нотариально удостоверенной доверенности:

начальником отдела архивов (работником, на которого возложены эти функции) - документы, хранящиеся в отделе архивов;

руководителем архива филиала и структурного подразделения общества (работником, на которого возложены эти функции) - документы, хранящиеся в архиве филиала или структурного подразделения.

Указанные документы могут быть высланы заявителю заказным почтовым отправлением.

9.95. При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений ответ составляется на бланке письма отдела архивов, архива филиала или структурного подразделения общества и подписывается начальником этого отдела, руководителем архива филиала или структурного подразделения общества (работником, на которого возложены эти функции).

В ответе пишется об отсутствии в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией.

Если в архиве отсутствуют необходимые документы вследствие их утраты, письмо с указанием этого факта подписывается начальником отдела архивов, руководителем архива филиала или структурного подразделения общества (работником, на которого возложены эти функции) и заверяется печатью.